Кодирование экономической информации
Под кодированием понимается присвоение информации условных обозначений. Кодирование информации преследует целый ряд целей, в том числе получение более экономного её изображения и большей наглядности, облегчение передачи,хранения, обработки и использования. Совокупность условных обозначений, соответствующих единицам информации, называется кодом. Код строится по определённым системам. Система кодирования называется строго определённый порядок присвоения условных обозначений единицам информации. Построение систем кодирования ЭИ возможно только при наличии классификаторов информации. Различают глобальные и локальные классификаторы. Для кодирования информации используются цифры, буквы, кодовые знаки. При автоматизированной обработке ЭИ к кодам предъявляются следующие требования:
-должен обеспечивать возможность точной идентификации объекта;
-должен обеспечивать возможность выделения определённых классификационных признаков объекта;
-должен иметь по возможности меньшее число разрядов;
-код одного и того же объекта в различных задачах должен быть одним и тем же;
-система кодирования по возможности должна соответствовать глобальным классификаторам.
Системы кодирования
1.Порядковая система кодирования предусматривает замену наименований предметов порядковыми номерами в возрастающем порядке. Новым наименованиям обычно присваиваются коды, следующие за последними порядковыми номерами.
Преимущества: простота и рациональная техника построения, т.к. в ней используются только необходимое кол-во номеров.
Недостатки:
-отсутствие возможности расширения наименований без нарушения принятой классификации.
2. Серийная система кодирования предусматривает присвоение серии номеров признакам старшего порядка и самостоятельных кодов признакам младшего порядка. В отведённых сериях каждой группы признаков старшего порядка оставляются резервные номера для кодирования новых наименований.
Преимущества:
-логическое построение,
-небольшая точность,
-возможность резерва номеров для признаков старшего и младшего порядков.
Недостатки:
-сложность построения,
-трудоёмкость при запоминании кодов,
-при получении итогов по сериям необходима предварительная
сортировка.
3.Десятичныя или разрядная система кодирования характеризуется закреплением одного или нескольких цифровых разрядов за каждым группировочным признаком внутри многопризначной номенклатуры, т.е. закреплением за признаками номеров, кратных десяти. Каждый разряд или несколько цифровых разрядов определяет какой-то признак классификации номенклатуры.
Преимущества:
-сокращение значности кода за счёт повторения кодов подгрупп и признаков младшего порядка,
-наиболее полно отвечают требованиям учёта:
-стойкость, простота построения, чёткость выделения признаков.
-позволяют более эффективно использовать автоматизированные методы обработки.
Недостатки.
-невозможность рационального использования отведённых номеров для кодирования признаков,
-многозначность, а след., громоздкость и сложность построения.
4. Коды повторений повторяют цифровые обозначения, присвоенных наименованиям номенклатуры или их характеристики.
Преимущества:
-более понятны, быстрее запоминаются и не требуют трудоёмкой работы по кодированию и декодированию,
-рациональна, т.к. уменьшает ошибки в первичных документах.
Недостатки:
-позиции номенклатуры д. иметь постоянно присвоенные цифровые обозначения.
Используются при обозначении даты, разрядов работы, разрядов рабочих, материалов, инструментов, сорта товаров и др.
5. Смешанная или комбинированная система кодирования основана на использовании различных систем, изложенных выше. Смешанные коды применяются для кодирования многозначных номенклатур, содержащих несколько различных признаков. Они широко используются для кодирования производственных затрат, когда балансовые счета, субсчета и статьи расходов обозначаются кодами повторения, а изделия и заказы кодируются с помощью серийной, десятичной или др. системы кодирования. При смешанной системе наиболее рационально используются преимущества каждой из применяемых систем кодирования.