Просмотр списка имен Ввод Поле ввода
А именно:
Поле имени служит для выполнения нескольких функций. В обычном состоянии (в режиме Готово) здесь отображается адрес текущей клетки рабочего листа (на рисунке адрес Е1). При выделении блока в поле отображается число захватываемых строк и столбцов (например, 5Rx2C для области из пяти строк и двух столбцов). В этом поле можно непосредственно ввести адрес нужной клетки. Тогда после нажатия клавиши Enter мы окажемся в указанном месте листа. Здесь можно задать собственное имя любого выделенного блока клеток (например, назвать клетку В2 именем Цена). В режиме ввода/редактирования данных (режимы Ввод/Правка) здесь появляется меню функций (Мастер функций) Excel, из которого можно выбрать нужную функцию.
Кнопка просмотра списка именслужит для быстрого перемещения в любую поименованную область книги, открывая меню, содержащее перечень (если есть) всех таких блоков. Щелчок по нужному имени перенесет нас в желаемую область.
Поле ввода(собственно строка формул) используется для ввода данных. Для управления вводом здесь доступны три кнопки:
–Отменаввода (действует аналогично клавише Escape).
– Ввод.Кнопка подтверждения ввода (аналогична клавише Enter).
=– Изменить формулу. Кнопка вызывает Мастер функций, облегчающий правильный ввод функций. В частности, в процессе ввода формул, можно видеть последовательно получаемые результаты, что позволяет уменьшить число ошибок ввода.
Из рис. 1.2-1 видно, что активной является ячейка Е1, где находится формула =СУММ(А1:D1). На листе в самой клетке Е1 будет отображен полученный функцией результат.
Кнопки отмены/подтверждения ввода появляются в строке формул в режиме ввода/редактирования клетки.
Ниже строки формул находится рабочее пространство Excel, называемое рабочим листом. Такой лист устроен как поле известной игры “морской бой”. Лист обрамлен бордюром (рис. 1.2-2), где указаны номера строк и буквенные обозначения столбцов. Бордюр служит не только для указания строк/столбцов. Поля бордюра являются кнопками, с помощью которых щелчком мыши можно выделять целые строки/столбцы. В левом верхнем углу листа находится кнопка Выделить все, применяющаяся в случае необходимости обработать лист целиком.
 | |||
 | |||
Рис. 1.2-2. Рабочий лист
Непосредственно под пространством рабочего листа отображены вкладки листов (рис. 1.2-3), позволяющие быстро вызвать любой из имеющихся в рабочей книге листов, щелкнув по нему мышью.
Первый Следующий Вкладка текущего
лист лист листа
| Лист1 | Лист2 | Лист3 |
|
Предыдущий лист Последний лист Вкладки невидимых листов
Здесь же имеются четыре кнопки-треугольника перемещения по листам. Они используются при необходимости доступа к листам, вкладки которых не уместились в строке.
Более быстрый способ доступа к таким невидимым листам открывает щелчок правой кнопкой мыши на любой из кнопок-треугольников. При этом появляется меню-список имеющихся листов, из которого можно выбрать желаемый (рис. 1.2-4).
Excel присваивает имена листам в соответствии с их номерами (Лист1, Лист2, Лист3 и т.п.). Пользователь может сам задать листу любое удобное имя, например, имя Склад гораздо удобнее, чем, например, имя Лист8. Для этого следует дважды щелкнуть на вкладке листа и непосредственно ввести здесь нужное новое имя.
Самая нижняя строка интерфейса – строка состояния. Здесь отображается текущий режим таблицы и состояние некоторых управляющих клавиш компьютера (Num Lock, Scroll Lock, Caps Lock, End), а также даются подсказки по возможным действиям. Кроме того, здесь есть “маленький калькулятор”.
| Готово | Сумма=25 | NUM | ||||||||||
В левой части строки состояний указывается текущий режим работы таблицы:
Готово – В этом состоянии возможно перемещение в таблице и доступ к меню и пиктограммам.
Ввод– Режим ввода данных в клетку. Большая часть меню недоступна.
Правка– Очень похожий на предыдущий, режим редактирования ранее уже введенных данных.
Указать– Режим выбора объекта (клетки, области) для включения его в выражение. Выделяемый объект ограничивается бегущей пунктирной линий.
В различных режимах одни и те же функциональные клавиши могут действовать неодинаковым образом.
В правой части строки состояния имеется очень полезное поле, где можно отобразить сумму, максимум, минимум, среднее, количество значений и количество ячеек любой выделенной области таблицы. Отображаемую функцию можно задать, щелкнув правой кнопкой мыши в строке состояния. На рисунке выбрана функция Сумма, которой получен результат =25.
Средства управления Excel
В Excel управление данными может осуществляться четырьмя альтернативными способами: через меню, с помощью пиктограмм, с помощью закрепленных клавиш и мышью. Кратко перечислим основные элементы интерфейса системы.
Главное меню позволяет реализовать все функции Excel. Доступ к нему осуществляется клавишами Alt, или F10, или мышью.
Пиктограммы (экранные кнопки) в графической форме отображают важнейшие функции, необходимые пользователю. В стандартном интерфейсе Excel отображена лишь небольшая часть доступных пиктограмм. Состав и местоположение пиктограмм могут быть определены пользователем самостоятельно через пункт Панели инструментов меню Вид. Кнопки-пиктограммы дублируют важнейшие функции центрального меню, но обращение к ним гораздо удобнее. Ниже, по мере необходимости, мы рассмотрим некоторые из них.
Кроме “рабочих” кнопок из панели управления, в Excel имеется пиктограмма , реализующая техническое действие по временной свертке активного окна до одной строки (кнопка в таком состоянии примет вид ). Это позволяет, не покидая окна, получить доступ к временно закрытым областям рабочего листа для выделения нужного блока. Возврат к исходному размеру окна осуществляется повторным выбором кнопки.
Клавишные комбинации открывают еще более быстрый доступ к некоторым из средств обработки данных. Они удобны в случае, если руки пользователя находятся на клавиатуре и, конечно, если он их помнит. Действие клавиш зависит от текущего режима таблицы, который отражается в строке состояния.
Перечислим важнейшие “горячие” клавиши.
Клавиши перемещения (действуют в режимеГотово)
Клавиши со стрелками– переход на одну позицию (строку, столбец) в выбранном направлении.
Home– переход в первую ячейку текущей строки.
Ctrl+Home– переход в начало листа (в ячейку А1).
Ctrl+End– переход в последнюю (нижнюю правую) ячейку занятой рабочей области.
End– активизация режима End (“В конец”) быстрого перемещения, при котором последующее нажатие клавиш со стрелками перемещает курсор через пустые клетки к первой занятой или через занятые – к первой свободной клеткам.
Ctrl+стрелки– вызывают аналогичные перемещения курсора.
Ctrl+Page Up– переход на следующий лист в рабочей книге.
Ctrl+Page Down– переход на предыдущий лист рабочей книги.
Ctrl+Backspace– возвращение к активной клетке. Удобно для возврата назад, если вы “потерялись”.
Клавиши редактирования
Enter –завершение ввода/редактирования клетки. Курсор перемещается к следующей нижней клетке.
Escape – отмена текущего ввода (возможна до нажатия клавиши Enter и, вообще, до того, как покинута редактируемая клетка).
Home– переход в начало строки.
End– переход в конец строки.
Ctrl+ и Ctrl+® –перемещение на одно слово влево/вправо.
F2 – переход в режим редактирования непосредственно в ячейке. Аналогичный эффект вызывает двойной щелчок в клетке.
Shift+Deletе– копирование выделенного фрагмента данных в буфер обмена с изъятием его из таблицы.
Ctrl+Insert– копирование выделенного фрагмента в буфер без изъятия оригинала.
Shift+Insert– извлечение содержимого буфера в таблицу.
Alt+Enter– начать новый абзац в текущей ячейке (создать новую строку внутри клетки).
Shift+стрелки – выделение фрагментов строки.
Прочие клавиши
Ctrl+Z – отмена последнего выполненного действия (откат).
Ctrl+Y – отмена отмены последнего выполненного действия.
F4– повтор последнего действия в режиме Готово. Клавиша является очень полезным средством, экономящим время и труд пользователя. После выполнения какой-нибудь сложной цепочки манипуляций с меню и вкладками F4 будет послушно повторять эти же операции в любом другом месте таблицы вплоть до выполнения некоторого другого действия, которое запоминается вместо предыдущего.
Ctrl+F4– закрывает активное окно.
Alt+F4– закрывает Excel.
Мышь является самым оперативным, а часто и самым удобным средством перемещения и управления данными. ри перемещении мыши перемещается и экранный курсор (указатель мыши), который меняет свою форму в зависимости от функций, которые ему доступны в данном месте. Из трех кнопок мыши пользователь может применять две крайние. Левая кнопка во многих случаях является аналогом клавиши Enter и фиксирует выбор объекта пользователем. Для запуска некоторых процессов иногда следует выполнить двойное нажатие этой кнопки. Правая кнопка мыши позволяет получить доступ к дополнительному контекстному меню (“меню под правой кнопкой”). Его наполнение зависит от типа объекта, на котором находится курсор, и предоставляет очень быстрый доступ к большинству ожидаемых здесь функций.
Курсор показывает местоположение пользователя в интерфейсе системы. Вид курсора указывает на возможные действия. Ниже приведены основные образы курсора и доступные функции.
|– курсор ввода данных (возникает в режиме ввода-редактирования, например, в строке формул),
– курсор выделения блоков таблицы,
– курсор копирования/перемещения блоков (возникает при сближении с границей блока),
– курсор копирования в соседние клетки (возникает при сближении с маркером копирования блока),
– курсор изменения ширины/высоты столбца/строки (возникает на бордюре рабочего листа при приближении к границам, разделяющим его клетки).
Какие именно средства управления следует применять, целиком зависит от удобства пользователя в конкретной ситуации и определяется его опытом и памятью. В любом случае ему всегда доступно главное горизонтальное меню Excel, где есть все.