АНАЛИЗ ЗАТРАТ В СФЕРЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ
Калькуляция затрат в сфере обработки информации. Совершенно естественно исчисление затрат начинать с учета затрат на приобретение средств информатизации. Эта статья многое определяет в политике информатизации, поскольку требует очевидных и обычно весьма немалых средств единовременно (в случае приобретения) или долями (в случаях аренды или лизинга), и потому часто является серьезным сдерживающим фактором в решении задач информатизации.
Но цена приобретения никогда не исчерпывает всех затрат, связанных с использованием информационных ресурсов, а в ряде случаев может оказаться даже и неосновной их статьей. В связи с этим уместно использовать полную стоимость, или цену, владения (ТСО - Total Cost of Ownership).
Цена владения - все затраты, связанные с обеспечением работоспособности, эффективности и просто с использованием средств информатизации.
Представление о структуре затрат, определяющих ТСО, может дать приводимый ниже перечень статей:
· заработная плата персонала сферы информатизации;
· начисления на заработную плату;
· амортизация основных средств;
· материалы, детали, узлы и комплектующие;
· производственные услуги сторонних организаций;
· производственные командировки;
· технологическая энергия;
· прочие прямые расходы (специальная литература и т.п.);
· накладные расходы.
Отдельно следует отметить прибыль - превышение доходов над расходами. Прибыль исчисляется обычно по общим итогам деятельности предприятия за календарный период, хотя может оцениваться и применительно к той или иной продукции, тоже за календарный период. Получение прибыли - основная цель любого бизнеса, в том числе и обработки информации.
Этот перечень статей затрат, естественно, не претендует на полноту и на то, чтобы им руководствоваться в практической работе; конкретные организации могут строить калькуляции затрат по-разному. Однако из него видно, что затраты можно подразделить на условно-постоянные, не зависящие от объема выработанной продукции (в какой-то части заработная плата и начисления на нее, амортизация основных средств, накладные расходы), и переменные, производимые каждый раз при выработке единицы такой продукции и явно переносимые на ее стоимость (технологическая энергия, расходные материалы, какая-то часть заработной платы, производственные услуги сторонних организаций).
Приведенный перечень показывает, например, что в сфере информационных технологий производственные услуги сторонних организаций - это услуги телекоммуникационных компаний (телефон, Интернет, передача данных, спутниковая, сотовая и пейджинговая связь), сопровождение, поддержка, консультации специалистов по ИТ, обоснование производственных и технологических нормативов, выполнение ремонтных работ и модернизации и многое другое, без чего реально ИС не только не будет эффективной, но просто не может функционировать (см. главу 2).
Износ и амортизация основных фондов. Значительные затраты связаны обычно с амортизацией основных фондов сферы обработки информации в связи с относительно высокой их стоимостью. Это обусловлено еще и тем, что в настоящее время существенно повышена норма амортизации. По своему существу и назначению затраты на амортизацию представляют собой планомерно формируемый путем отчислений на определенные счета фонд резервных средств, за счет которых может быть осуществлено полное восстановление соответствующих средств информатизации. Эти отчисления включаются в себестоимость продукции и налогами не облагаются.
Необходимость восстановления основных фондов обусловлена их износом - физическим и моральным. Настоящее время характеризуется высоким темпом прогресса характеристик всех элементов ИР и соответственно необходимостью высокого темпа обновления программно-аппаратных средств ИС. Использование ИР должно дать такие поступления доходов, из которых можно финансировать приобретение новых средств для замены изношенных, а также обеспечить расширение парка этих средств.
Износ - потеря средствами труда своих первоначальных качеств. Степень износа технических средств, очевидно, зависит от интенсивности их использования, начального качества, условий эксплуатации, окружающей среды и других факторов. Частичный износ устраняется ремонтными мероприятиями, полный износ предполагает замену или восстановление соответствующего средства. Износ программных средств не столь очевиден, хотя в этих средствах могут явно проявляться процессы деградации.
Износ имеет, кроме производственного, и явный экономический аспект. С нарастанием износа снижается надежность, растет число и усугубляется тяжесть отказов, вследствие чего требуется более интенсивное и потому более дорогостоящее обслуживание любых средств, что приводит к росту текущих затрат на ремонт. Это может служить критерием эффективности использования ИР: если стоимость обслуживания становится соизмеримой с ценой приобретения, то целесообразно приобретение новых средств, т.е. их замена. Кроме того, при нарастании износа возникают и другие экономические последствия: снижается качество работ в ИС, растет фондоемкость процессов обработки информации, возрастает себестоимость единицы продукции. Снижение уровня использования (простои) приводит к тому, что уменьшается объем выполняемых работ и услуг, что, в свою очередь, приводит, как минимум, к повышению себестоимости единицы продукции за счет переноса условно постоянных затрат на меньший объем работ и услуг. Из-за этого же снижается объем прибыли в связи с недополучением доходов и сохранением объема условно постоянных расходов.
Моральный износ, обусловленный тем, что, во-первых, то же средство производится со временем дешевле и, во-вторых, за счет научно-технического прогресса появляются в том же классе более эффективные средства, может быть частично компенсирован модернизацией (up grade). Однако в любом случае он проявляется еще и в потере потребительской стоимости, т.е. удовлетворенности пользователя.
Представленные ниже данные иллюстрируют динамику цен на технические средства, прежде всего на ПК.
Дата Цена, долл.
HDD 1,7 Гбайта Seagate
20.10.97 1410
28.10.97 1410
10.11.97 1226
23.11.97 1196
01.12.97 1168
HDD 2 Гбайта Seagate
18.05.98 799
01.06.98 730
05.06.98 722
29.06.98 559*
13.07.98 513*
27.07.98 531*
* Цена без монитора
Здесь представлены данные о ценах на ПК следующей конфигурации: Pentium II/233 МГц/512 Кбайт/RAM 16 Мбайт; цены взяты из прайс-листов известной петербургской компании MTcomputers Group. Как видно, даже в течение полугода цены снижаются радикально. Конечно, в этом процессе бывают более и менее динамичные периоды, но снижение цен идет постоянно в таком темпе, что быстрое моральное старение ПК - неоспоримый факт.
Многие модели снимаются с производства и уступают место более производительным - показатель price/performance (цена/ производительность) в каждом новом варианте ПК (кстати, следует отметить - и всех других машин) существенно лучше, чем у предыдущего. Иллюстрацией служит и то, что цены на микропроцессоры Intel снижаются в течение неполного года до двух раз: так было, например, со всеми моделями процессоров Pentium с частотами 120, 133, 150, 166 и 200 МГц в 1996 г.; показатель цена/производительность при этом снижается соответственно. Интересно, что этот показатель снижается и при переходе на новые модели (табл. 9.4).
Таблица 9.4
Динамика цен на ПК разных фирм
| Дата | Фирма, тип, характеристики ПК | Цена, долл. |
| 1994г. | ||
| 16.08 | GLOB AL 486DX2-66/VES A/IS А/4Мбайт/240Мбайт | |
| 16.08 | ACER 486DX2-66/VL-Bus/4M6auT/2 1 0Мбайт | |
| 16.08 | GLOBAL Pentium 60/256 СасЬе/8Мбайт/1 Гбайт SCSI | |
| 16.08 | R&K AT/486 ОХ2-66/8УОАЛ6Мбайт/1Гбайт | |
| 19.08 | Формоза 486 DX2-66/8/420 | |
| 19.08 | ART-LAN 486 DX2-66/8/340 | |
| 19.08 | UNIT'1 486 DX2-66/8/342 | |
| 25.08 | TECHNOTEX USA 486 DX2-66/8/320 | |
| 1995 г. | ||
| 08.08 | R&K 486 DX2-66 AMD/8/540/SVGA 0,28 | |
| 08.08 | R&K Pentium 1 00/32/2Гбайт/8УОА 0,28 | |
| 08.08 | VIST 820 Pentium 100/8/420 | |
| 08.08 | VIST 1000 Pentium 120/8/420 | |
| 1996 г. | ||
| 16.07 | VIST 820 Pentium 100/8/850 | |
| 16.07 | VIST 1000 Pentium 120/8/850 | |
| 16.07 | VIST 1700 Pentium 200/8/850 | |
| 16.07 | VIST 2500 Pentium Pro 200/8/850 |
Здесь видно, что цены на вновь вводимые модели практически повторяют цены на предыдущие, хотя характеристики новых моделей существенно выше. При этом темп относительного снижения цены со временем явно возрастает, что характеризует моральный износ старых моделей. Так, комплексы, стоившие дороже 2 тыс. долл. в середине 90-х гг., в конце 90-х гг. стоили уже менее 400 -500 долл.
Любые показатели ПК Pentium II/233 МГц/512 Кбайт/RAM 16 Мбайт, представленные выше, превосходят показатели всех моделей, представленных в табл. 9.4, поскольку его технические характеристики явно выше, а цена (на уровне 700 долл.) даже ниже.
Ценообразование. Иметь дело с задачей формирования цены на продукцию ИС как на товар приходится в двух следующих случаях: как на товар, отпускаемый на сторону внешнему потребителю, или как на выходной продукт элемента(ов) технологического процесса, отпускаемый смежнику по этому процессу в порядке технологической кооперации внутри предприятия.
По первому условию, естественно, должна формироваться рыночная цена, цена на основе спроса, предложения и с учетом регуляторов, действующих в соответствующей модели рынка. Эта «внешняя» цена дает достаточные основания для управления эффективностью производства рассматриваемого продукта, т.е. для формирования «внутренней» цены или издержек, возникающих на предприятии при производстве этого продукта.
Иногда в очень тонком анализе различают между собой издержки и себестоимость, но в данном случае в этом нет принципиальной необходимости, поэтому вполне можно использовать оба эти понятия как равнозначные. Для анализа издержек нужна модель, включающая факторы, участвующие в их формировании. В связи с этим может быть полезной расчетная модель издержек на основе калькуляции затрат всех используемых ресурсов.
Формирование структуры цены на информационные и информационно-вычислительные услуги до сих пор связано со значительными сложностями наряду с обычными трудностями организации производственного учета, обусловленными в том числе и природой информации как таковой. В самом деле, даже представить себе «расход информации на единицу продукции» поначалу достаточно сложно, поскольку явного расхода информации нет, как это имеет место с рабочим временем, материалами или энергией. На этом основании определить исходную цену бывает достаточно сложно, а введение соответствующих учетных и управленческих документов, позволяющих как анализировать состав затрат, так и строить алгоритмы управления издержками, может оказаться достаточно дорогостоящим.
В качестве базовой для расчета цены на основе потребления ресурсов может использоваться следующая формула [3, 22, 30]:
| C = | (1 + R ) S Tj qj |
| "j |
где R - расчетный норматив рентабельности рассматриваемой услуги при решении и передаче пользователю результатов конкретной задачи в виде услуги;
tj - объективно необходимые затраты вычислительных, трудовых и материальных ресурсов;
j - текущий индекс используемых ресурсов;
"- символ, обозначающий «по всем/»;
qj - тариф на расчетную единицу услуг при потреблении j-го ресурса или группы ресурсов (например, комплекса средств вычислительной техники) при нормативе рентабельности, равном нулю.
Норматив R формируется под влиянием большого количества факторов, в том числе периодичности, срочности и других:
R = f(xl, x2, ,..., xn).
При организации взаимных расчетов между подразделениями внутри предприятия по информационным услугам эта формула может использоваться, например, при естественном предположении, что R - 0, т.е. во внутренних расчетах прибыль в одном подразделении за счет других формироваться не будет. В то же время относительная ценность той или иной услуги или того или иного ресурса и в этой формуле тоже может быть учтена путем введения соответствующих весовых коэффициентов.
По данной формуле можно определить ориентировочно все цены на услуги самого разного состава и свойства. Их можно взять за основу для дальнейшего их совершенствования в ходе практического использования.
При организации взаимных расчетов между подразделениями внутри предприятия по информационным услугам эта формула может использоваться, например, при естественном предположении, что R = 0, т.е. во внутренних расчетах прибыль в одном подразделении за счет других формироваться не будет. В то же время относительная ценность той или иной услуги или того или иного ресурса и в этой формуле тоже может быть учтена путем введения соответствующих весовых коэффициентов.
По данной формуле можно определить ориентировочно все Цены на услуги самого разного состава и свойства. Их можно взять за основу для дальнейшего их совершенствования в ходе практического использования.
Интересно сопоставить цены на компьютерные продукты и информационные услуги с уровнем оплаты труда разных работников, что позволит обобщенно представить тот масштаб ценности, который вкладывается в мире в эти информационные технологии. Это сравнение дает интересную информацию к размышлению: даже весьма мощные рабочие станции (5-6 тыс. долл.) в настоящее время стоят не дороже оплаты труда одного не самого высококвалифицированного работника в течение одного месяца, а годовой доход профессора или среднего менеджера равен фактически стоимости не самого «слабого» мейнфрейма. В нашей стране зарплата работника часто существенно ниже цен на ЭВМ. Отсюда следует, что основной тормоз на пути масштабной информатизации в стране - низкая зарплата работников во всех сферах.
В свое время при организации и анализе хозяйственного применения ЭВМ в различных условиях в СССР был сформирован и действовал единый установленный соответствующими государственными органами (Госкомцен, Госкомстат, Госплан и др.) порядок использования ЭВМ и отчетности за их использование. Это было дефицитное, дорогостоящее и уникальное, причем исключительно государственное оборудование. Оно выделялось всегда централизованно, в конечном итоге за счет государства, и все обязаны были эффективно его использовать и отчитываться об использовании по утвержденным формам. Это была командно-административная система.
Однако и при рыночном хозяйствовании учет и анализ использования и эффективности ИТ необходимы, в том числе и в целях определения издержек и цены на продукцию ИС. Основой такого учета могут быть затраты машинного времени (MB). При этом возникает задача суммирования MB разных по производительности и другим характеристикам комплексов и учета использования других элементов технологического комплекса.
В 80-е гг. такая задача решалась следующим образом: при определение суммарной выработки MB показатели всех машин сводились к уровню производительности базового комплекта ЭВМ ЕС-1022 на основании сопоставления их быстродействия, для машин низкой производительности - мини- и микроЭВМ -были директивно установлены переводные коэффициенты.
Поскольку технологические процессы и степень использования периферийных и центральных устройств могут быть самыми различными, согласование MB разных машин должно производиться с учетом этих различий. Все эти вопросы обостряются с введением хозяйственного расчета, с распространением мультипрограммных операционных систем - тем более, поскольку и при коллективном использовании ресурсов ИС в современных технологиях распределенной ОИ необходимо определять плату за MB - основу договоров на аренду вычислительных и коммуникационных ресурсов.
На начальном этапе применения хозяйственного расчета вряд ли удастся в полной мере использовать расчетный метод определения цен на продукцию ИС и ИТ, более реально применить статистические методы.
Для этого может оказаться полезной некоторая классификация технологий и соответствующих комплексов. В конце 80-х гг. в условиях хозяйственного расчета использовались государственные цены за 1 час MB по группам ЭВМ. Были введены четыре группы машин, цена по каждой группе официально определялась для комплекса в базовом комплекте, состав которого был также официальным. При отклонении состава в большую сторону, т.е. при использовании дополнительных по сравнению с базовым комплектом устройств, цена повышалась пропорционально удорожанию комплекта. Такая методика представляется весьма продуктивной и в современных условиях.
Правда, в полной мере методику конца 80-х гг. рекомендовать не приходится, прежде всего, в части введенных в те годы нормативов (цен, технических и объемных характеристик), поскольку современные характеристики комплексов и типовые технологии существенно отличаются от имевшихся в те годы. Недостатки этой методики уже были выявлены, о чем свидетельствует целый ряд публикаций, но не были преодолены.
В современных условиях подход к определению ценового эквивалента технических и пользовательских характеристик информационного ресурса может быть рыночным: рынок своими механизмами сам устанавливает цены на все ресурсы, в том числе и на применение той или иной машины, в соответствии с ее потребительскими свойствами (техническими характеристиками, пользовательским интерфейсом и т.д.).
Конечно, накопление информации о показателях применения ресурсов позволит со временем все более корректно определять цены на продукцию ИС, но начать вполне можно со статистических методик сопоставления издержек и продукции. Затем можно выйти на корректное определение сроков окупаемости, вклада в основную продукцию, вносимого ИС и ИТ, и наконец - к равноправному включению ИР в состав основных ресурсов фирмы.
УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Для включения издержек на амортизацию ИР в состав себестоимости продукции ИС необходимо иметь данные бухгалтерского учета соответствующих основных средств [37]. Обычно эти средства составляют значительную часть стоимости не только ИС, что вполне естественно, но и предприятия и целом, особенно в случае, когда это предприятие из сферы наукоемкой технологии. Так, по данным профессора Мертенса (Peter Mertens), для зарубежных промышленных предприятий эта доля может быть на уровне 4%, в сфере услуг - порядка 10% [45- 47]. Это вообще значительная доля, к тому же средства ИС имеют высокую динамичность, поэтому организация учета этих средств, их оценка и переоценка являются важными функциями менеджера, которому поручены вопросы информатизации предприятия. Далее приводятся используемые при этом центральные понятия.
В категорию средства зачисляются различные позиции: материальные (осязаемые) и нематериальные (неосязаемые). Однако они становятся средствами как таковыми лишь при условии наличия у них измеряемой стоимости (в частности, репутация фирмы не может быть отнесена к средствам, хотя явно влияет на ее доходность).
Средства подразделяются на оборотные и основные. Оборотные средства - это прежде всего деньги, а также средства, которые могут быть быстро обращены в деньги или полностью использованы в течение короткого времени (нормативный срок -до одного года). Это ценные бумаги, товарно-материальные средства, предназначенные к реализации, и т.д.
К основным средствам или основным фондам (ОФ) предприятия относятся здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства, хозяйственный инвентарь и т.п. Их общим свойством является то, что они используются в течение длительного времени (как правило, не менее года), не меняя своей формы. В разных ситуациях отношение владельца средств к этому вопросу может быть различным: в одних случаях владелец может быть заинтересован в увеличении объема ОФ, в других же, наоборот, - в их уменьшении. Поэтому отнесение тех или иных объектов к основным фондам не является произвольным, оно жестко регламентируется.
Основные средства делятся на производственные и непроизводственные. К производственным относятся основные средства, которые связаны с осуществлением основной деятельности. К основным средствам непроизводственного назначения относят не связанные с осуществлением основной деятельности средства жилищного и коммунального хозяйства, здравоохранения, физической культуры, социального обеспечения, культуры.
Основные средства проходят некоторый жизненный цикл, т.е. в их составе могут происходить различные изменения (приобретение, износ, продажа, модернизация, ликвидация), которые требуют учета. Стоимость основных средств также может изменяться, причем как в результате износа, так и по внешним мотивам (из-за инфляции и т.д.).
Жизненный цикл основных средств на предприятии обычно включает следующие этапы: поступление (приобретение) - участие в производственном процессе - перемещение внутри предприятия - ремонт (модернизация) - сдача в аренду - инвентаризация -выбытие. В соответствии с этим циклом и ведется учет основных средств на предприятии.
Все операции и средства учитываются на предприятии стандартными формами бухгалтерского учета. Отражению операций с основными средствами также отведены специальные формы учетных документов - бухгалтерские счета. Все счета входят в общую систему бухгалтерского учета, называемую также планом счетов. В структуре плана счетов время от времени происходят изменения; действующие в России план счетов, правила и нормативы бухгалтерского учета до сих пор не совсем совпадают с принятыми за рубежом. Интеграция страны в мировую рыночную экономику настоятельно требует приведения нашего бухгалтерского учета в соответствие с международными правилами; и этот переход постепенно происходит.
В текущем учете основные средства отражаются по первоначальной (балансовой)» восстановительной и остаточной стоимости. Первоначальная стоимость складывается из фактических затрат на приобретение основных средств. Изменение первоначальной стоимости допускается только при достройке или дооборудовании объектов или в результате проводимой по решению правительства переоценке. Сумма затрат на воспроизводство основных фондов на момент их переоценки определяет восстановительную стоимость основных средств. Остаточная стоимость равна первоначальной (или восстановительной) за вычетом износа, естественно, в денежном выражении.
По мере внедрения рыночных механизмов появляется еще одно понятие - рыночная цена основных средств. Если стоимость основных средств вычисляется на самом предприятии, то цена устанавливается на рынке; они могут очень существенно отличаться. С 1 января 1996 г. в ежегодном отчете по основным фондам появилась строка - рыночная стоимость, которую само предприятие по желанию может определять. Понимание практически всегда имеющей место разницы стоимости, указанной в балансе, и фактической, т.е. рыночной, цены основных фондов является очень важным при выполнении оценки фондов, а также при разработке стратегии предприятия в части развития основных фондов того или иного типа.
Основные средства на предприятии учитываются по себестоимости. Это означает, что они учитываются суммой, которая включает все затраты, понесенные предприятием для того, чтобы сделать это средство готовым к применению по его назначению. Таким образом, в эту сумму входит также оплата транспортировки. монтажа, пусконаладочных работ и т.д., т.е. все, что затрачено предприятием на это средство. Так образуется первоначальная или балансовая стоимость. Это в полной мере касается и основных средств, изготавливаемых на предприятии своими силами.
Начисление амортизации производится на основе балансовой стоимости. До последних лет на средства вычислительной техники были установлены нормы амортизации 8-12% (срок эксплуатации 8-12 лет). Ясно, что в современных условиях эти нормы не отражали реальной потребительской ценности этих средств - они просто так долго не живут. Указ Президента Российской Федерации от 8 мая 1996 г. № 685 «Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины» с 1 января 1998 г. устанавливает новый порядок начисления амортизации.
Указ устанавливает для компьютерной техники, информационных систем и систем обработки данных годовую норму амортизации 25%; для нематериальных активов срок амортизации устанавливается в течение планового срока использования таких активов (при невозможности определения или отсутствии этого срока - в течение 10 лет). Расчет амортизации на основании Указа производится в целом от общей стоимости группы имущества.
Как видно, механизм начисления амортизации может оказывать существенное влияние на результаты хозяйственной деятельности и иметь те или иные последствия для предприятия. Вполне свободным этот механизм нигде не является, хотя в мировой практике известны и более изощренные и гибкие модели амортизации основных средств, нежели представленная выше.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие задачи решает информационный менеджер в части управления экономическими показателями ИС и ИТ?
2. Зачем информационному менеджеру контролировать вопросы макроэкономического характера? Мировые рынки средств информатизации?
3. Что такое виртуальные деньги современности? Как это Вас касается?
4. Кто есть кто на российском рынке информатизации?
5. Как можно использовать практически обобщенную оценку индекса производства, например, в форме уравнения Кобба-Дугласа?
6. В чем суть проблемы экономической эффективности ИС?
7. Какие конкретные показатели эффективности информатизации Вам представляются наиболее информативными для использования в качестве параметров управления?
8. Как выполнить анализ по статьям затрат в сфере информатизации?
9. Что относится к основным фондам в сфере информатизации?
10. Зачем информационному менеджеру нужен бухгалтерский учет основных фондов?
11. В чем отличие учета и амортизации технических и программных средств?