Зала для прес-конференції, а особливо якщо йдеться про передвиборну кампанію, має бути відповідно оформлена
Питання № 18: правила проведення прес-конференцій.
І.Прес-конференція
Перевага цього заходу полягає не лише в дешевизні, а й у можливості охопити багато ЗМК.
Власне вже тема прес-конференції повинна містити інформаційний привід. Ця вимога витримується щодо всіх заходів і зв'язків з громадськістю, але для прес-конференції це особливо характерно.
Запрошення на прес-конференцію
Існують такі способи запрошення: обдзвонювання, розсилання повідомлень електронною поштою, факсом та листівок (за наявності часу для їх підготовки), SMS — через мобільний зв'язок.
Факсограми і листівки-запрошення обов'язково мають містити контактний телефон та е-mail організаторів. На запрошеннях зазначається також точна адреса проведення заходу, як їхати до місця його проведення, іноді схеми проїзду автомобілем.
Ефективним став такий спосіб розсилання повідомлень, як факс-модемні плати, вмонтовані у комп'ютери.
У великих містах запросити журналістів можна також помістивши інформацію про захід до інфострічки інформаційних агенцій. Тоді інформація про захід з'явиться в редакціях газет перед початком летючки. Проте при цьому неможливо проконтролювати, скільки журналістів прийде на конференцію і хто саме.
Доцільно, до речі, запросити не лише журналістів (40-50), а й інших осіб, зацікавлених в проблематиці цієї прес-конференції.
Час і тривалість прес-конференції
Проводити прес-конференцію найдоцільніше об 11-12 або о 15 годині. У багатьох газетах найпізніший термін подання інформації — 15 година. До 11 години ранку багато редакцій проводять летючки. Варто також пам'ятати, що тележурналісти потребують певного часу, аби підготуватися до фотографування або відео- чи аудіозйомки.
Необхідно враховувати ще й дні випуску газет. Скажімо, районки виходять, як правило, у середу й суботу. Відтак, найкращі дні для прес-конференцій — понеділок і четвер.
Телебачення має певні особливості, пов'язані з необхідністю монтажу матеріалу (професіонали на монтаж сюжету з новинами витрачають щонайменше 45 хвилин) і орендою монтажних студій. Тому потрібно знати, які часові обмеження існують для програми, в якій бажано "засвітити" ваш захід.
Тривалість прес-конференції не повинна перевищувати 90 хвилин.
Напередодні прес-конференції варто розв'язати окремі організаційні питання. Якщо потрібний великий прес-центр чи концертна зала, необхідно заздалегідь домовитися з адміністрацією. Для цього треба скласти листа, зазначивши дату, назву прес-конференції, її тривалість, кількість учасників, необхідні технічні послуги тощо. Потім з'ясувати витрати на оренду і технічні послуги і заздалегідь вписати їх у кошторис. Вартість оренди зали варіюється залежно від її технічного рівня, місткості, престижності та часу проведення заходу.
Якщо йдеться про режимний заклад, необхідно затвердити в охорони чи начальника прес-центру список гостей і журналістів, з'ясувати моменти, пов'язані з часом перебування в орендованому приміщенні. Так само заздалегідь треба узгодити питання про харчування журналістів і гостей заходу.
Зала для прес-конференції, а особливо якщо йдеться про передвиборну кампанію, має бути відповідно оформлена.
На стіні позаду столу для президії доцільно розмістити прапор, плакат з емблемою організації або гаслом виборчої кампанії, портрет кандидата, словом — візуально оформити подію.
Бажано не запрошувати за стіл для президії більше 4-5 учасників. Непогано, коли перша особа виступає стоячи.
На столі для президії потрібно розташувати таблички з даними про членів президії. Посади на табличках, як правило, не зазначають. Однак якщо немає матеріалів для роздавання, то ці дані зазначають у такій послідовності: прізвище — великими літерами, під ним ім'я та по батькові малими літерами, ще нижче — назву організації чи партії, посаду. Наприклад:
БИБИК Валерій Михайлович
Міжрегіональна Академія управління персоналом доктор політичних наук, професор
Перед входом до зали необхідно поставити реєстраційний стіл, у приміщенні розвісити стрілки із позначенням, де відбувається захід.
Заздалегідь треба перевірити технічне обладнання — мікрофони, проектори, монітори тощо. Телевізійні камери бажано ставити на одному рівні з виступаючим. За ідеальних умов для їх встановлення необхідний спеціальний майданчик. Якщо його немає, потрібно звільнити місце в першому ряду і проходах (на рівні сцени) для телевізійних і фотожурналістів.
Окрім того, до функцій прес-служби належать:
• прогнозування тематики можливих запитань;
• організація "необхідних" запитань, зрежисованих прес-службою;
• акредитація журналістів і запрошення їх на прес-конференцію;
• редагування тексту стенограми і підготовка прес-релізу;
• психологічна підготовка до зустрічі з пресою.
Загальний порядок проведення прес-конференції
1. Зустріч і реєстрація журналістів у холі, під час якої роздають прес-релізи, прес-пакети та інші матеріали.
Прес-конференція і брифінг починаються не пізніше як через 5 хвилин після оголошеного часу.
2. Вступне слово прес-секретаря, відрекомендування учасників (5-10 хвилин).
3. Виступи учасників (щонайбільше 40 хвилин).
За 5-10 хвилин до завершення прес-конференції ведучий має оголосити журналістам, що вони мажуть поставити два останні запитання.
4. Запитання-відповіді (щонайбільше 40 хвилин).
Ведучий має попросити журналістів піднімати руку, відрекомендовуватися і ставити лише одне запитання. Якщо запитання, на думку ведучого, незрозуміле, провокаційне чи містить негативний підтекст, він має зробити зауваження і попросити коректніше формулювати запитання.
5. Заключне слово прес-секретаря.
Наприкінці необхідно подякувати аудиторії за увагу і запросити на другий захід (якщо його вже призначено). Оголосити про презентацію, фуршет, прийом, інший захід, який передбачається після прес-конференції.
Підготовка прес-релізів
Перед проведенням прес-конференції або брифінгу бажано роздати прес-релізи, де у стислому вигляді подати необхідну для журналістів інформацію.
Прес-реліз має бути насичений фактами й тезами, але небагатослівний і читабельний.
Для цього бажано дотримуватися певних правил:
• використовувати один аркуш паперу з текстом з одного боку (його легко читати і пересилати факсом);
• залишати широкі поля і друкувати текст через два інтервали;
• заголовок робити яскравим, влучним і зрозумілим;
• уникати складних речень і абревіатур;
• писати текст стисло, аби його важко було скоротити;
• замість символів і цифр використовувати слова (наприклад, тисяч, мільйонів, відсотків).