Характеристика функціональної структури
Тема № 3. ОРГАНІЗАЦІЯ
ПЛАН
1. Поняття та ознаки організації.
2. Закони організації.
3. Організаційні процеси.
4. Види організацій.
5. Організаційна структура та принципи її формування.
6. Характеристика функціональної структури.
7. Дивізіональні організаційні структури.
8. Гнучкі організаційні структури.
Поняття і ознаки організації
В теорії управлінняорганізація –це група осіб, які взаємодіють друг з другом за допомогою матеріальних, економічних, правових та інших умов для вирішення проблем і досягнення загальної мети.
В організації люди доповнюють один одного, складають свої здібності, що робить їх більш сильнішими у боротьби за виживання ( без об’єднання в організації людських рід не зміг би вижити і створити цивілізацію ).
Єдність людей і умов їх діяльності, які знаходяться в певних взаємовідносинах, складає організаційну структуру. Дії, спрямовані на створення такої структури, її функціонування і оновлення, називають організаційним процесом. Таким чином організація ( у широкому значенні цього слова ) – це єдність організаційної структури і організаційного процесу.
Головна ознака організації –її наявність цілі, до досягнення якої прагнуть її члени. Мета об’єднує їх, надає зміст існування організації, визначеність і конкретну спрямованість її діям.
Друга ознака організації –її відокремленість від оточення, яка визначається замкненням внутрішніх процесів, які створюють межі, що відокремлюють організацію від зовнішнього середовища ( ці межі можуть бути „прозорими” або „непрозорими”, матеріальними або ідеальними – різного роду вказівки і заборона на ті чи інші дії ).
Третя ознака організації –здійснення її діяльності на основі принципу саморегулювання, який передбачає можливість самостійно вирішувати ті чи інші питання організаційного життя, і, по – своєму, з урахуванням конкретних обставин реалізовувати зовнішні команди.
Четверта ознака –наявність внутрішньоорганізаційного центру, який координує діяльність членів організації і забезпечує наявність зв’язків окремими елементами організації. Ці зв’язки можуть бути економічними, технологічними, управлінськими, інформаційними, соціальними та іншими і забезпечують єдність всіх її частин.
П’ята ознака організації – організаційна культура являє собою сукупність встановлених традицій, символів, цінностей, вірувань, які в більшості визначають характер взаємовідносин і спрямованість поведінки людей. Організаційна структура включає суб’єктивні і об’єктивні елементи. Суб’єктивні – це різного роду ритуали, міфи, які пов’язані з історією і життям її видатних членів, прийняті норми спілкування. Об’єктивні – в основному характеризують матеріальну сторону життєдіяльності організації, це її символіка, кольори, зручність і оформлення інтер’єрів, зовнішній вигляд споруд.
Організаційна культура – один із найважливіших елементів, що створюють внутрішню середу організації – сукупність форм і процесів, які надають організації конкретне, притаманне їй обличчя. До інших її елементів можна віднести розподіл праці, використання технології, організаційну структуру, систему комунікацій і обміну інформацією, поведінку співробітників тощо.
На сьогодні культура організації вважається фактором конкуренції першого порядку.
Ознакою сучасної організації є стійкість до зовнішніх і внутрішніх коливань, тобто здібність функціонувати і розвиватись в умовах зовнішнього і внутрішнього впливу, зберігаючи при цьому рівновагу.
Організаційні процеси.
Життєдіяльність будь – якої організації складається із двох груп процесів : процес функціонування і процес розвитку.
Функціонування– це діяльність організації, безпосередньо пов’язана із збереженням її як цілого на основі постійної підтримки сформованих відносин і зв’язків, обміну ресурсами, енергією і інформацією як всередині, так із зовнішнім середовищем.
Процес розвитку – це створення необхідних умов для функціонування шляхом перетворення організації та її окремих елементів відповідно зі змінами вимог внутрішньої і зовнішньої середи.
В процесі розвитку організації відмирають застарілі елементи і зв’язки, і виникають нові, більш відповідні змінним умовам. В залежності від характеру цих умов розвиток може бути прогресивним, нейтральним і навіть регресивним.
Організаційний розвиток – це систематичне планомірне удосконалення окремих сторін (боків) діяльності організації, яке виражається у регламентації функцій окремих підрозділів і працівників ; раціоналізації внутрішніх структур; упорядкуванні в часі і просторі трудових, виробничих, соціальних, управлінських процесів та їх взаємодії.
В основі організаційного розвитку покладено організаційне проектування і організаційна раціоналізація.
В основі організаційного розвитку лежать організаційне проектування ( організація тільки створюється з „нуля” ) і організаційна раціоналізація ( організація постійно удосконалюється ).
Закони організації.
Життя організації підлягає певним законам, головним з яких прийнято вважати :
Перший закон сінергії – потенціал і можливості організації як єдиного цілого перевищують суму потенціалу і можливостей її окремих елементів, що обумовлено їх взаємною підтримкою і доповненням ( 2 + 2 =...5, 6, 7 ...).
Другий закон організації – закон доповнення внутрішньо організаційних процесів і функцій протилежно спрямованими. Наприклад, розподіл доповнюється об’єднанням, спеціалізація – універсальністю; диференціація – інтеграцією. Це дозволяє використовувати вигоди тих та інших процесів одночасно, а отже збільшувати загальний організаційний потенціал.
Третій закон організації – збереження пропорційності між організацією і її елементами, що дозволяє в максимальній мірі реалізувати їх можливості. Наприклад, при роздутих штатах працівники знаходяться без діла, в той же час нестача персоналу організації не дає змогу виконувати навіть поточну роботу. І в тому, і в іншому випадку виникають економічні втрати, яких при розумному підході до ділу можна уникнути.
Четвертий закон організації – закон композиції, його сутність у тому, що функціонування всіх без винятку організаційних елементів в тій чи іншій мірі підлягає загальній цілі, а індивідуальні цілі кожного з них являють собою її конкретизацію, і є під цілями по відношенню до неї.
П’ятий закон самозбереження – будь – яка організація, як і її окремий елемент, прагне зберегти себе як ціле, що потребує дотримання ряду умов. До них можна віднести недопустимість серйозних струсів ( потрясінь ), які в змозі привести до втрати організаційної стійкості ( наприклад : конфлікти, перебудови, зміна меж і т.п. ); економію іраціональне використання ресурсів; розширення сфери діяльності.
Шостий закон – закон інформативності. В організації не може бути більше порядку, ніж у її членів мається інформації про реальне положення речей, що дозволяє їм приймати обмірковані рішення.
Сьомий закон – закон необхідної різноманітності. Мова йде про те, що стійкість функціонування організації потребує, щоб вона виконувала деякий мінімальний набір різних видів діяльності і мала спеціалістів різних напрямків і рівня підготовки.
Восьмий закон – закон онтогенезу. Життя будь – якої організації складається з трьох основних фаз, послідовно змінюючи одна одну: становлення, розвиток і згасання. Задача керівництва – максимально скоротити першу фазу, продовжити другу і відтягнути наступ третьої. Відповідно до перелічених законів живуть всі види організацій.
Види організацій
Форм різновидів організацій дуже багато, зупинимось лише на головних.
1 ) З точки зору статуту організації по відношенню до своїх
членіворганізації можуть бути первинними і вторинними
(або унітарні і плюралістичні).
Первинність означає, що організація для об’єднаних нею людей виступає як зовнішня цілісність, яка створена і існує незалежно від них. Включаючись у вже діючу організацію, люди визнають її верховенство над собою; неможливість впливати на рішення принципових питань; підкоряються її вимогам; діють відповідно із встановленими нею правилами, що свідчить про первинність і абсолютну пріоритетність організації над нами (прикладом є державні заклади (установ), які виникають за рішенням вище стоячих установ, а потім наповнюються людьми).
Вторинні організації (навпаки) створюються їх членами, які наділяють їх певними правами і ресурсами, встановлюють правила діяльності, яким на визначених умовах готові підкоритись. Вони існують у двох формах: корпоративні і асоціативні. Корпоративні – це ті, члени яких готові для досягнення своїх цілей у певній мірі поступитись власним суверенітетом. Прикладом такої організації є акціонерне товариство (пріоритет організації в даному випадку є умовним). Організація асоціативного типу створюється своїми членами для повсякденної координації їх діяльності без втрати ними суверенітету, тому рішення тут приймаються за спільною угодою і безумовно діє принцип узгодження інтересів.
2) Виходячи з особливостей взаємодії (особливостей функціонування) окремих елементів, організації бувають: механістичні і органічні. Механістичні характеризуються непохитністю меж, переважанням жорстких “вертикальних” зв’язків , офіціальним характером відносин, всебічною регламентацією і запрограмованістю діяльності (як робота механізму). При вирішенні простих, повторювальних задач в умовах стабільного оточення і визначеності перспектив це буває досить корисно. Механістичними по своїй сутності є всі державні організації, а також великі і середні комерційні фірми, які функціонують у традиційних галузях економіки (де малий вплив НТП і відсутня конкурентна боротьба).
Органічні структури. Для них характері такі ознаки: відсутність чітких меж; значна самостійність окремих ланок, їх широка спеціалізація, слабка ієрархічність, мало численність правил і процедур, свобода вибору варіантів діяльності, оцінка результатів на основі реального ринкового ефекту, перевага неформальних відносин. Але вони мають певні недоліки, тому на практиці в залежності від виду господарської діяльності, традицій, здібностей колективу і керівництва розумно застосовувати поєднання обох форм.
3) З точки зору легітимності (по правовому положенню по характеру внутрішніх контактів – формальні та неформальні) діяльності організації можна розділити на офіційні і неофіційні. Офіційні створюються для рішення конкретних виробничих, господарських і інших задач, є юридично узаконеними, існують у визначеному правовому просторові, їх діяльності регламентуються нормативними актами. В цих організаціях існують два типи відносин: офіційні – між посадами; неофіційні – між людьми, особами.
Неофіційні організації складаються стихійно і існують як сукупність юридично незафіксованих, в основному неслужбових контактів між людьми, які переслідують певні особисті цілі, досягнення яких не забезпечує їх членство в офіційних організаціях. Виходячи із характеру зв’язків, такі організації частіше називають “неформальними”.
4) За цілями – ділові і громадські. Ділові – фірми, заклади, асоціації та ін., створюються для досягнення конкретної цілі, яка пов’язана із реалізацією суспільних потреб. Це забезпечує задовольняння потреб і самих членів організації. Наприклад, корпорація, продавши товари або послуги, які потрібні суспільству, отримує кошти для виплати заробітної плати робітникам і дивидентів акціонерам.
Громадські організації призначені для задовольняння потреб своїх учасників у взаємодопомозі, у спілкуванні, самовиразі. Іноді їх цілі орієнтуються і зовні на створення нових суспільних цінностей (екологічний рух, боротьба за мир).
Ефективність різних типів організацій визначається тим, наскільки вона спонукає до досягнення поставлених цілей при мінімізації витрат та різного роду несприятливих наслідків.
У 80-х роках американські дослідники Пітерс і Уотермен висунули положення про те, що сучасна організація повинна відповідати трьом вимогам: бути результативною з точки зору бізнесу; регулярно оновлюватись і здійснювати профілактику стагнації (застою). Основою цього, за їх думкою, є три “стовпи”: стійкість, ломка традицій та винахідливість.
5.Організаційна структура та принципи її формування
Як будь-яка складна система організація складається з окремих взаємопов’язаних частин, тобто має певну структуру.
Організаційна структура – це упорядкована сукупність взаємопов’язаних частин організації: підрозділів, які відокремились в результаті розподілу праці.
Підрозділи являють собою офіційно існуючи групи робітників, які відповідають за вирішення певних виробничих, збутових, фінансових, постачальних, управлінських та інших завдань. Вони розрізняються правовим статутом, кількістю працюючих, величиною матеріальних і фінансових ресурсів, які можуть використовувати у процесі своєї діяльності.
Процес формування підрозділів здійснюється у відповідності з певними принципами.
1) Кількісний (найбільш простий і історично перший). Відповідно до нього підрозділ створюється, виходячи з кількості людей, необхідних для виконання поставленої задачі, з урахуванням можливості ефективно ними керувати (учбові групи, воєнізовані структури).
2) Часовий– цей підхід до формування організаційної структури застосовується там, де за технологічними або економічними причинами необхідна змінна робота (напр., вахти на судні, робітники, які обслуговують безперервні технологічні процеси).
3) Технологічний – цей підхід використовується на низовому рівні виробничих організацій при формуванні підрозділів. Він передбачає, що в основу створення цехів або дільниць покладено самостійний вид діяльності, технологічний процес або його відносно самостійний елемент (складальний конвеєр).
4) Професійний – застосовується у наукових або учбових закладах
при створенні підрозділів. Сутність у тому, що “під одним дахом”
об’єднуються люди, які мають однакову або близькі
спеціальності, займаються спільними питаннями. Так, у вищих
учбових закладах створюються кафедри, які об’єднують
викладачів однієї дисципліни, а в наукових закладах відділи,
сектори, які вирішують певні проблеми.
5) Функціональний– під функціями в даному випадку розуміють
головні напрямки діяльності, наприклад, виробництво, фінанси,
збут та ін. Відповідно до функцій утворюються блоки підрозділів
– виробничий, управлінський, соціальний.
Великі підприємства та їх об’єднання з багатьма тисячами робітники мають функціональні або дивізіон альні структури, які відносяться до категорії так званих “жорстких”. Сучасна науково-технічна революція привела до суттєвого зменшення розмірів організацій, змін характеру зв’язків між їх окремими частинами. Відповідно змінились підходи до формування структур. З’явились такі їх різновиди, як матрична, проектна, програмно-цільова, адхократична (спеціальна), фрагментарна. Розглянемо особливості кожної з них.
Характеристика функціональної структури
Для більшості середніх та великих підприємств основним підходом до формування підрозділів є функціональний. Відокремлення окремих підрозділів в рамках блоків (виробничого, управлінського, соціального) здійснюється відповідно до одного з попередніх принципів або декількох одночасно. Наприклад, цехи можуть організовуватись з урахуванням продукції, яку випускають, а дільниці, виходячи з технологій, які застосовують.
У виробничий блок входять:
- основні підрозділи пов’язані з випуском профільної продукції або наданням послуг;
- допоміжні, які забезпечують необхідні умови для нормального функціонування основних (на підприємствах – інструментальне господарство);
- підрозділи, які обслуговують основні і допоміжні процеси (енергетичний, транспортні цехи, склади);
- експериментальні підрозділи, де виготовляють дослідні зразки продукції (не всі підприємства мають в наявності всі ці види цехів).
До управлінського блоку відносяться передвиробничі підрозділи (науково-дослідницькі, проектно-конструкторські та ін.); інформаційні(бібліотека, архів); сервісні, які займаються питаннями маркетингових досліджень, збуту, гарантованого обслуговування; адміністративні (дирекція, бухгалтерія, планова служба, юридичний відділ); дорадчі – комітети, комісії, які працюють над удосконаленням організації і технології виробництва та управління.
До соціального блоку функціональної структури відносяться підрозділи соціальної сфери – оздоровчі центри, клуби, дитячі заклади, бази відпочинку.
Функціональному підходу відповідає структура гігантів індустрії, як створювались з 1970 років. На таких підприємствах існували практично всі види виробництв, які забезпечували необхідні умови для масового випуску однорідної або близької за асортиментом продукції. Це робило її дешевою і конкурентоспроможною.
Однак в умовах сучасного етапу НТР положення докорінно змінилось. Зростання розмірів окремих підприємств має свої межі, за якими втрачається керованість, а витрати на виробництво стрімко зростають. Тому у 1970-1980 роках відбувся відхід від гігантоманії, і фірми, в першу чергу, промислові почали орієнтуватись на створення виробничих комплексів, які поєднували пов’язані між собою підприємства оптимального розміру (в США в середньому 200чол.) і уникали концентрації випуску продукції тільки на чомусь одному.
За рахунок втілення нових технологій, загальної комп’ютеризації виробничих процесів на них сьогодні можна виробляти не тільки конкурентоспроможну по рівню витрат продукцію, але і забезпечити їх необхідну якість і різноманітність.
Багато підприємств по суті перетворились на підрозділи, які мають значну виробничу і господарську самостійність і розкидані іноді по всьому світу.
Структури великих фірм, які включають багато підприємств, сьогодні вже не можуть бути побудовані за функціональним підходом. На перший план виходять ніші, а саме: територіальний, ринковий, продуктивний, інноваційний, програмно-цільовий. Створені відповідно з ним організації отримали назву дивізіональних.