Закони організації другого рівня
Закон з. Комунікації в організації засновані на одержанні, обробці, передачі й зберіганні управлінської інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Інформацію розділяють на два більших класи: об'єктивну (упредметнену в товарі) і суб'єктивну (відбитими, організованими людьми).
Інформація сприяє посиленню позитивної дії законів і принципів керування, до яких ставляться закони єдності систем керування, співвідносності керуючих і керованої систем, пропорційності виробництва й керування, економії часу, економії інтелектуальної праці, переходу від адміністративних до організаційних методів керування.
Закон информированности-упорядкованості виходить із відомого співвідношення невизначеності інформації, що забезпечує якість розробки рішення.
Відповідно до закону, чим більшою інформацією про зовнішнє й внутрішнє середовище розташовує організація, тим більшу ймовірність стійкого функціонування вона має.
Інформацію визначають найчастіше через міру зменшення невизначеності знання про параметри, необхідних системі для її розвитку. Поняття про цінність інформації зв'язано зі ступенем корисності відомостей для забезпечення головних цілей системи: самозбереження й розвитку. У міру розвитку організації ускладнюються набір цілей, структура; безупинно росте потреба у відомостях; ускладнюються інформаційні взаємодії.
У керуванні організаціями застосовуються економічний, науково-технічний, суспільно-політичний і інший види інформації.
Приведемо слідства із закону информированности-упорядкованості, сформульовані Т. А. Акимовой.
1. Ніж чіткіше сформульовані завдання керування й організована база даних про об'єкти керування, тим стійкіше функціонує організація.
2. У міру росту складності системи кількість необхідної інформації росте экспоненциально – набагато швидше, ніж складність самої керованої системи.
3. Неупорядкована під конкретні завдання керування інформація приводить до дезінформації, до того ж зростають проблеми зберігання, переробки й передачі інформації, збільшуються витрати.
Для керівника не впорядкована під конкретні завдання інформація замість користі приносить шкоду. Завдання директора по логістиці вимагають одного набору даних, фінансовому директорові потрібні інші відомості, а керівникові, відповідальному за філії, – треті. Щоб грамотно користуватися інформацією, необхідно знати систему параметрів, за допомогою яких ведеться керування. Потрібні не тільки грамотні менеджери, але й грамотні програмісти й інформаційні технологи. Якщо виходити з потреб економічного керування, то всі ті відомості, знання, повідомлення, які допомагають вирішити управлінське завдання, і є корисна економічна інформація, за допомогою якої знижується рівень невизначеності її исходов. І чим цінніше й корисніше інформація, тим скоріше й з меншими витратами буде отриманий результат» [2].
До числа критеріїв оцінки якості інформації варто віднести: повноту, цінність, вірогідність і насиченість інформації. Також необхідно мати на увазі, що розподіл інформації повинне бути виборчим і орієнтованим на повноваження осіб, що приймають рішення. Виборчий розподіл інформації переважніше надання всієї інформації без попереднього аналізу й систематизації.
Т. А. Акимова приводить 12 постулатів із книги Моримаса Огавы «Практичний менеджмент», одного з керівників компанії «Мацусита дэнки», на підтвердження необхідності знання основних інформаційних правил керування організацією як системою:
1. Інформація з'являється в результаті зміни ситуації і є звісткою про цю зміну. Інформація є самопрояв змін. Проблема укладається в сприйнятливості й наявності здатностей уловлювати події - провісники змін.
2. Ступінь засвоєння інформації визначається величиною потреби в ній і досвідом одержувача інформації. Та або інша інформація марна для того, у кого немає потреби в ній.
3. Цінність інформації залежить від швидкості її одержання й точності.
4. Цінність інформації підвищується при її цільовому відборі й упорядкуванні. Угруповання й обробка даних створюють нові можливості їхнього застосування.
5. Чим інформація концентрированнее, тим краще.
6. Практичне використання інформації залежить від сприйнятливості, досвіду й знань її одержувача.
7. Людина схильний, відбираючи зручну для себе інформацію, недооцінювати й залишати без уваги небажану.
8. В організації існує тенденція росту бажаної інформації й скорочення, іноді до повного зникнення, небажаної. Багато керівників призивають підлеглих повідомляти їм погані новини, але лише деякі із цих керівників створюють атмосферу, у якій це було б можливо.
9. Надлишок інформації буває так само шкідливий, як і її недолік, – необхідний відбір. Потрібно виробити систему впорядкування й використання інформації.
10. Свою щиру цінність інформація проявляє тоді, коли попадає до людей, її розуміючої й що використовують.
11. Інформація, стаючи загальним надбанням багатьох людей, проявляє більшу чинність впливу. Менеджери повинні ставити своєю метою побудова цілісного колективу на основі володіння інформацією всіма працівниками компанії. Виграш від цього набагато більше, ніж можливий збиток від більше ймовірної в цьому випадку витоку інформації.
12. Придбання інформації відбувається за принципом «брати й давати». Тому, наприклад, хто під час навчання все випитує про інші компанії, а коли доходить справа до своєї - рот на замок, інформації не зібрати. Інформація збирається пропорційно її передачі» [2].