Different ways of communicating in writing

Ina LETTER, the emphasis is on a high quality appearance. Letters have to be typed or word-processed accurately on the company's headed paper with a smart, clear layout. International mail tends to be slow and in some countries the post is unreliable. Important documents or valuable items can be sent by registered mail - or they can be sent by courier.

A FAX is a facsimile copy of a document which is transmitted by normal telephone lines to another fax machine. Some faxes are exactly like letters, some are printed on special fax forms rather like memos, others are simply handwritten messages. The sender of a fax can't be certain if the message has been received perfectly - sometimes lines get missed or are illegible. A fax is not usually a legally binding document

In a TELEX readers often overlook some errors of spelling and grammar. Abbreviations such asTKS (Thanks) and RGDS (Regards) are common in telexes. The sender knows when each telex has been transmitted and received. A telex can be a legally binding document.

Internal mail within a company or between branches of the same firm is usually in the form of MEMOS: these may be brief handwritten notes or longer, word-processed letters. Most firms use special memo pads for internal messages. A memo to a senior English-speaking member of staff may need as much care as a letter to a client. The style that is used depends on the practice within the company and on the relationship between the people involved.

FAX – what it is and how it works.

FAX – is the abbreviation for facsimile machine. It is a machine that transits an image of a document via the international telephone network. If youplace a letterin a FAX machine in London, it can be transmitted toTokyo, where another FAX machine will print out an exact copy of your letter.

Facsmile machines were inventedas long ago as 1901,butuntilrecently were used mainly for transmitting newspaper photographs and weather maps. The eanly FAX machines were large, noisy, expensive and very slow. In recent years, however, FAX machines have become more and more popular. This is because the use of digital technology, the same type of technology that is used in computers and word processors, has enabled the machines to be much smaller, quieter, cheaper and faster. Modem machines can transmit an A4 document in as little as twelve seconds. Moreover, there is an agreed international standard for FAX machines, which means that machines made by different manufacturers are compatible. One of the major advantages of FAX machines is that they can transmit not just printed words but pictures, diagrams, handwriting and signatures. They can be used to transmit the documents used in foreign trade.

FAX machines have a light-sensitive scanner which distinguishes between light and dark, e.g. black print on white paper. This information is convened into digital pulses which are sent down the telephone line. The receiving FAX machine interprets this information and re-creates the image, which is then printed out on paper.

MEMORANDA . . 11

Memoranda (or memos) are notes used for communications within a single company. They are not normally placed inside an envelope, but may be if the contents are private or confidential. J

Memos need no inside address, but the name and department of the recipient should be given. In the same way, they need not be signed, but the sender's name and department should be added. Some companies also use memos for general information to be communicated to all staff, either pinned to a notice board or duplicated and delivered to each desk individually.

Because memos generally act as informal notes, they need not strictly be written in the style of formal letters, but the information should be laid out clearly and succinctly.

If you are writing a memo to be pinned on a notice board, make sure that you give it a subject title that will draw the attention of passing staff. Memos are useless unless somebody reads them. You may even concoct a headline similar to a newspaper headline to draw attention.

Memos can be used for a variety of other purposes:

• To record the points covered or agreed at a meeting

• To request that a person attends a meeting

• To list the tasks being delegated to the addressee

• To pass on any information.

Memos should always be filed for future reference.

MEMORANDUM

То: Department managers Subject: In-service English classes § FiomMooday8MayEngli&c^

(room 3.17). There will be two groups: intermediate level (8.50-10.00) and advanced level (10.50-12.00). Please encourage your staff to attend one of the sessions. All teaching materials will be provided but students will be expected to do homework and preparation outside working hours.

Please send me the names of all interested staff by noon on Wednesday 26April.They will be given an informal oral test during the firstweekinMay so that we can decide which of the classes is best for them. 4 The size of each class will be limited to 12 participants.

Telegrams, cables, telegraphic services

The Post Office telegram service is the most common method of communication for urgent business. The telegram is a brief message which can be sent quickly and efficiently to most parts of the world. For urgent messages and requests a letter is too slow, (although sometimes a company writes a letter to confirm the telegram). International telegrams can also be sent to ships in port, trains in railway stations, and aircraft at airports.

The words 'telegram', 'telegraph' and 'cable' mean the same thing.A 'telegram' is the form which the sender fills in, and although the word is used moston^formlmdrornmuni<^cn,ft

You can write about the 'telegraphic' services of the Post Office and 'telegraphic'

addresses. IntheEnglish-spealdng world, the word 'cable' isusedforintemational

or overseas messages. (The 'cable' was the telegraphic wire container on the

sea bed, but the word is still used although the message is now sent by radio and

telecommunication.) You ask a person to 'telegraph' a reply in inland

cc«nmunication,andto 'telegraph' or'cable' aieply inintematic^conTmumcatioa

Note that 'cable' can be used as a noun, a verb, and an adjective, 'telegraph' as

a verb and an adjective. Use 'telegram' as a noun only. You can ask people to

'cable', or 'send a cable', or 'send a cable reply'.

The charge for a telegram is calculated on the number of words used and the distance the telegram has to travel. Telegrams are used to give urgent information or to demand immediate action. This may, in fact, save money, but most companies continue to make telegrams as brief as possible, so it is important to understand some of the mles they use when writing cables.

A common rule is that all articles (a, an, the), pronouns (I, she, he, we, her, him etc.) and prepositions, should be kept out if possible.

Let us look at a case which requires a cable:

A ship carrying a consignment to an importer in Europe has engine failure in the Port of London. It will leave five days late. The supplier discovers this four days after the original sailing date. He wishes to tell his buyer's agent that the ship will not arrive tomorrow (the original arrival date). He does not know the new date and time of arrival, but he must inform the

importer and his agent urgently i

He would write to the importer in this way

Различные способы общаться в письменной форме

В ПИСЬМЕ акцент находится на высококачественном появлении. Письма должны быть напечатаны или обработаны словом точно на бланке компании с умным, ясным расположением. Международная почта имеет тенденцию быть медленной, и в некоторых странах почта ненадежна. Важные документы или ценные пункты можно послать заказным письмом - или их может послать курьер.

ФАКС - копия факсимиле документа, который передан нормальными телефонными линиями к другому факсу. Некоторые факсы точно походят на письма, некоторые напечатаны на специальных формах факса скорее как записки, другие - просто рукописные сообщения. Отправитель факса не может быть уверен, было ли сообщение получено отлично - иногда, линии пропущены или неразборчивы. Факс обычно не юридически обязательный документ

В ТЕЛЕКСЕ читатели часто пропускают некоторые ошибки правописания и грамматики. Сокращения такой asTKS (Спасибо) и ПОЖЕЛАНИЯ (Отношения) распространены в телексах. Отправитель знает, когда каждый телекс имеет

переданный и полученный. Телекс может быть юридически обязательным документом.

Внутренняя почта в пределах компании или между филиалами той же самой фирмы обычно находится в форме ЗАПИСОК: они могут быть краткими записками от руки или дольше, обработанные словом письма. Большинство фирм использует специальные записные книжки для внутренних сообщений. Записке старшему Англоговорящему члену штата, возможно, понадобится столько же заботы сколько письмо клиенту. Стиль, который используется, зависит от практики в пределах компании, и на отношениях между людьми вовлекал.

ФАКС – что это и как это работает.

ФАКС – является сокращением для фототелеграфного аппарата. Это - машина, которая перевозит транзитом изображение документа через международную телефонную сеть. Если Вы помещаете письмо в Факс в Лондоне, это может быть передано toTokyo, где другой Факс распечатает точную копию Вашего письма.

Машины Facsmile были inventedas давно, поскольку 1901, butuntilrecently использовались, главным образом, для того, чтобы передать газетные фотографии и погодные карты. eanly Факсы были большими, шумными, дорогими и очень медленными. В последние годы, однако, Факсы стали более популярными. Это вызвано тем, что использование цифровой технологии, тот же самый тип технологии, которая используется в компьютерах и текстовых процессорах, позволило машинам быть намного меньшими, более тихими, более дешевыми и быстрее. Всего через двенадцать секунд машины модема могут передать документ A4. Кроме того есть согласованный международный стандарт для Факсов, что означает, что машины, сделанные различными изготовителями,

совместимый. Одно из главных преимуществ Факсов - то, что они могут передать не только напечатанные слова, но и рисунки, диаграммы, почерк и подписи. Они могут использоваться, чтобы передать документы, используемые во внешней торговле.

У факсов есть светочувствительный сканер, который различает легкий и темное, например черный оттиск на white paper. Эта информация созвана в цифровой пульс, который посылают вниз телефонную линию. Факс получения интерпретирует эту информацию и обновляет изображение, которое тогда распечатано на бумаге.

ЗАМЕТКИ.. 11

Заметки (или записки) являются примечаниями, используемыми для коммуникаций в пределах сингла

компания. Они обычно не размещаются в конверте, но могут быть, если содержание частное или конфиденциальное. J

Записки не нуждаются ни в каком внутреннем адресе, но имя и отдел получателя должны быть даны. Таким же образом они не должны быть подписаны, но имя и отдел отправителя должны быть добавлены. Некоторые компании также используют записки для получения общей информации, которая будет сообщена всему штату, или прикрепленному к доске объявлений или дублированному и поставленному каждому столу индивидуально.

Поскольку записки вообще действуют как записки, они не должны строго быть написаны в стиле официальных писем, но информация должна быть изложена ясно и кратко.

Если Вы пишете записку, которая будет прикреплена на доску объявлений, удостоверьтесь что Вы

дайте ему подчиненное название, которое привлечет внимание мимолетного штата. Записки бесполезны, если кто-то не читает их. Вы можете даже придумать заголовок, подобный газетному заголовку, чтобы привлечь внимание.

Записки могут использоваться для множества других целей:

• Сделать запись вопросов, отвеченных или согласованных на встрече

• Просить, чтобы человек посетил встречу

• Перечислять задачи, делегируемые адресату

• Передавать любую информацию.

Записки должны всегда подаваться для дальнейшего использования.

МЕМОРАНДУМ

То: Начальники отделов Subject: штатные английские уроки § FiomMooday8MayEngli&c^

(комната 3.17). Будет две группы: средний уровень (8.50-10.00) и передовой уровень (10.50-12.00). Пожалуйста, поощрите свой штат посещать одну из сессий. Все обучающие материалы будут обеспечены, но студенты, как будут ожидать, сделают домашнюю работу и подготовку вне рабочего времени.

Пожалуйста, пошлите мне имена всего заинтересованного штата к полудню в среду 26 апреля. Им дадут неофициальный устный тест во время firstweekinMay так, чтобы мы могли решить, какой из уроков является лучшим для них. 4 размер каждого урока будет ограничен 12 участниками.

Телеграммы, кабели, телеграфные услуги

Обслуживание телеграммы Почтового отделения - наиболее распространенный метод коммуникации для срочного бизнеса. Телеграмма - краткое сообщение, которое можно послать быстро и эффективно к большинству частей мира. Для срочных сообщений и запросов письмо слишком медленное, (хотя иногда компания пишет письмо, чтобы подтвердить телеграмму). Международные телеграммы можно также послать в суда в порту, поезда в железнодорожных станциях и самолет в аэропортах.

Слова 'телеграмма', 'телеграф' и 'кабель' означают ту же самую вещь. 'Телеграмма' - форма, которую отправитель заполняет, и хотя слово используется moston^formlmdrornmuni <^cn, ft

Вы можете написать о 'телеграфных' услугах Почтового отделения и 'телеграфный'

адреса. Мир IntheEnglish-spealdng, слово 'кабель' isusedforintemational

или заграничные сообщения. ('Кабель' был телеграфным проводным контейнером на

морское дно, но слово все еще используется, хотя сообщение теперь посылают по радио и

телекоммуникация.) Вы просите, чтобы человек 'телеграфировал' ответ во внутри страны

cc «nmunication, andto 'телеграф' or'cable' aieply inintematic^conTmumcatioa

Обратите внимание на то, что 'кабель' может использоваться в качестве существительного, глагола и прилагательного, 'телеграф' как

глагол и прилагательное. Используйте 'телеграмму' в качестве существительного только. Вы можете спросить людей к

'кабель', или 'посылают кабель', или 'посылают кабельный ответ'.

Обвинение для телеграммы вычислено на число используемых слов и расстояние, телеграмма должна поехать. Телеграммы используются, чтобы дать срочную информацию или потребовать незамедлительное принятие мер. Это может, фактически, экономить деньги, но большинство компаний продолжает делать телеграммы максимально краткими, таким образом, важно понять некоторые mles, они используют, сочиняя кабели.

Общее правило состоит в том, что все артикли (a,), местоимения (я, она, он, мы, она, его и т.д.) и предлоги, должен быть не впущен, если это возможно.

Давайте смотреть на случай, который требует кабеля:

У судна, несущего груз на борту импортеру в Европе, есть отказ двигателя в Порту Лондона. Это оставит пять дней поздно. Поставщик обнаруживает это спустя четыре дня после оригинальной парусной даты. Он хочет сказать агенту его покупателя, что судно не будет прибывать завтра (оригинальная дата прибытия). Он не знает новую дату и время прибытия, но он должен сообщить

импортер и его агент срочно я

Он написал бы импортеру таким образом