Инвентаризация материальных ценностей
Инвентаризация всех товарно-материальных ценностей имеет своей целью:
а) установить фактическое наличие этих ценностей;
б) проверить правильность бухгалтерских записей по соответствующим статьям баланса и внести необходимые исправления для получения реального баланса;
в) выявить избыточные и дефектные товарно-материальные ценности, а также сверхнормативные запасы и материалы, не имеющие движения длительное время;
г) установить правильную характеристику материалов, присвоить номенклатурные номера и правильно оценить материалы;
д) установить правильность расходования материалов на производство и хознужды для завода.
Инвентаризационные комиссии уточняют объекты, подлежащие инвентаризации, составляют детализированные планы проведения инвентаризации, в которых в пределах общих сроков, устанавливаемых приказом по заводу на основании соответствующих указаний Министерства — указывают точные календарные сроки снятия остатков по каждому отдельному месту хранения, а также ответственных исполнителей по проведению инвентаризации (членов или уполномоченных инвентаризационной комиссии), работой которых они непосредственно руководят.
Кроме того, местные инвентаризационные комиссии производят инструктаж бригад и выделенных ответственных исполнителей о сроке, порядке, методе и технике проведения инвентаризации и непосредственно руководят проведением инвентаризации.
Инвентаризации подлежат все товаро-материальные ценности на своих складах, в переработке, эксплуатации, на чужих складах и в пути: сырье, основные и вспомогательные материалы, детали смежных производств, предметы спецпогашения, тара и тарные материалы, запчасти к оборудованию и автотранспорту, топливо.
Инвентаризации подлежат также и чужие ценности, находящиеся в ведении завода как числящиеся на учете (в арендном пользовании, на хранении, для переработки), так и почему-либо не числящиеся на балансе.
Инвентаризация товаро-материальных ценностей производится по каждому их местонахождению в отдельности, путем снятия остатков в натуре, при непременном участии заинтересованных лиц (работников, ответственных за сохранность ценностей, начальников цехов, прорабов и др.).
Для обеспечения точного снятия натурных остатков материальных ценностей инвентаризация проводится, как правило, в нерабочее время. При этом для снятия остатков, базисные склады и цеховые кладовые закрываются на один- два дня, предварительно обеспечив цехи необходимыми материалами и полуфабрикатами на это время.
При необходимости проведения инвентаризации в рабочее время, операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть временно прекращены или сведены к минимуму.
Если инвентаризация ценностей по какому-либо месту их хранения не может быть закончена в один день, она может быть начата до и закончена после первого числа. В этом случае данные инвентаризации должны быть скорректированы по состоянию на первое число месяца.
Установление фактического наличия проверяемых ценностей производится обязательно путем фактического взвешивания, просчета или замера (определения объема), в зависимости от характера ценностей. Исключение может быть допущено в отдельных случаях в отношении навалочных и малоценных громоздких материалов. Первые могут определяться на основании соответствующих документов (если таковые имеются), при обязательной проверке в натуре части (на выборку) этих ценностей; последние - на основании тех или иных технических расчетов, о чем делается отметка в инвентаризационных описях.
Материальные ценности, находящиеся на складе в фабричной упаковке (таре) в не распакованном виде, количественной проверке не подвергаются, а за фактическое наличие их принимается количество, указанное на фабричном ярлыке (по трафарету).
Осмотр и подсчет материальных ценностей в натуре и занесение выявленных остатков их в инвентаризационную опись и отдельные инвентарные ярлыки производится членами или уполномоченными цеховой-отдельческой инвентаризационной комиссии совместно с лицом, ответственным за сохранность ценностей, и представителем того счетного участка, которым эти ценности учитываются.
Заполненные инвентаризационные ведомости подписываются всеми членами комиссии и лицами, производившими снятие остатков.
В дальнейшем, по сличении занесенных в ведомость остатков со счетными записями и полной ее обработки, данные ведомости скрепляются подписью ст. бухгалтера цеха, отдела.
Лица, материально-ответственные за сохранность ценностей, дают на каждой отдельной описи, до подписи членов комиссии, расписку следующего содержания:
«Все ценности, поименованные в настоящей инвентарной описи, комиссией проверены в натуре в моем личном присутствии и внесены в опись, в связи, с чем претензии к инвентаризационной комиссии не имею.
Ценности, перечисленные в настоящей описи, находятся на моем ответственном хранении».
Зафиксированное в инвентаризационной ведомости наличие товаро-материальных ценностей сдается на ответственное хранение зав. складом, кладовщикам, механикам, энергетикам, комендантам и завхозам путем заключения с ними договора о персональной материальной ответственности за сохранность вверенных им ценностей.
Учитывая проведение генеральной инвентаризации в нерабочее время, ст. бухгалтерам цехов, отделов и снабов завода необходимо обратить особое внимание на полный и высококачественный охват инвентаризацией всех ценностей, путем 100% взвешивания, замера и пересчета материалов и установление систематического контроля в момент снятия натурных остатков.
Инвентарные ведомости составляются на специальных бланках в разрезе склада, кладовой, а внутри – в разрезе балансового счета, групп и номенклатурных номеров действующего на заводе ценника, с указанием в ведомостях качества или сорта и количества инвентаризируемых материалов или товаров. В дальнейшем инвентарные ведомости группируются по балансовым счетам с выведением результатов в целом по цеху, отделу.
По инструментам, малоценным и быстроизнашивающимся предметам, хозинвентарю и спецодежде, находящимся в эксплуатации, а равно и бывшим в эксплуатации и находящимся в данный момент на складах, в инвентаризационных ведомостях необходимо делать отметки о пригодности предмете для дальнейшего использования.
Заполненные комиссией инвентаризационные ведомости подвергаются после этого в бухгалтерии соответствующего хозяйства обработке с целью выявления в них результатов проведенной инвентаризации. При этом в них показываются соответствующие количественные и суммовые (ценностные) данные из бухгалтерского учета, выводится стоимость инвентарного остатка, и определяются результаты инвентаризации, т. е. разница между одними количественными и суммовыми данными и другими.
По инструментам и спецприспособлениям, кроме того, приводится процент фактического износа и сумма этого износа, исчисленная расчетным путем соответственно стоимости предмета.
Стоимость инвентарных остатков в инвентаризационных ведомостях проставляется в соответствии с порядком их оценки в учете - полная фактическая или плановая (твердая) стоимость.
Установленные в инвентаризационных ведомостях недостачи и излишки материалов должны быть тщательно проанализированы с целью выяснения причины и виновников расхождения наличия материалов с книжными данными.