Оборотный капитал и управление денежными средствами
Рабочий капитал и наличный менеджмент
Рабочий капитал.
Вы помните из второй главы, где обсуждался бухгалтерский баланс, что перечисление по активам – раздел под названием текущие активы. Сюда включены такие позиции, как наличность, дебиторская задолженность, ценные бумаги, кадастры и расходы будущих периодов.
С другой стороны баланса секция текущих обязательств, включающая такие позиции, как кредиторская задолженность, начисленные расходы, налог на прибыль, подлежащих уплате и текущая часть обязательств по долгосрочным ипотечным кредитам. Разница между текущими активами и текущими обязательствами известна как чистый оборотный капитал:
Текущие активы – Текущие обязательства = Чистый оборотный капитал
В общем эта глава об управлении денежной наличностью, не просто об управлении деньгами, а об управлении оборотным капиталом – вот так, обо всех счетах, что находятся ниже «текущих» секций бухгалтерского баланса. В наличном менеджменте вашей целью должно быть сохранение денежных средств, получение процентов (одна возможность), и таким образом максимизировать прибыль.
Деньги не всегда приходят в отель с такой же скоростью, что и уходят. Время от времени у вас будет избыток денежных средств в кассе, в другой раз будет нехватка денежных средств. Вы должны предвидеть оба эти события, чтобы дефицит можно было покрыть. Таким образом, ваш денежный баланс будет поддерживаться на оптимальном уровне.
Сколько оборотного капитала?
В каком количестве оборотного капитала нуждается твой отель? На это нельзя ответить в общих чертах с абсолютной суммой в долларах. Например, предположим, по приблизительному подсчету, отель должен иметь оборотный капитал в 5 000$. Один отель сможет найти себя с нижеследующим:
Текущие активы 15 000$
Текущие обязательства 10 000$
Оборотный капитал 5 000$
С другой стороны, большому отелю необходимо иметь большие суммы наличности, материальных ценностей, дебиторской задолженности и других позиций, что составляют текущий капитал. Также, вероятно будут большие суммы по счетам текущих обязательств. Этот бухгалтерский баланс может примерно выглядеть так:
Текущие активы 100 000$
Текущие обязательства 95 000$
Оборотный капитал 5 000$
Более маленький отель в более лучшей финансовой форме, чем больший отель. У него 1.50$ (15 000$ деленные на 10 000$) текущих активов на каждые 1.00$ текущих обязательств – удобная амортизация. У большого отеля 1.05$ (100 000$ деленные на 95 000$) текущего актива приходится на каждый доллар текущих обязательств – не очень удобная амортизация.
Как вы помните из обсуждения текущей ликвидности в главе 11, что, как правило бизнес должен иметь по крайней мере 2.00$ текущих активов на каждый 1.00$ текущих обязательств. Это значит, что этот оборотный капитал (2.00$ минус 1.00$) есть эквивалент к текущим обязательствам.
Однако, это правило прежде всего для компаний (производственных, оптовой торговли, и некоторых розничной торговли), которые нуждаются в очень больших запасах, и имеют не очень быстрый оборот.
Отели часто работают с очень низким коэффициентом текущих активов к текущим обязательствам – часто таким низким как 1 к 1. Другими словами, на каждый 1.00$ текущих активов имеется 1.00$ текущих обязательств. Это означает, что у бизнеса по факту отсутствует оборотный капитал.
В определенный период года, некоторые отели могут работать с негативным оборотным капиталом. Другими словами, текущие обязательства будут превышать текущие активы. Это может быть типичной сезонной операцией. У отелей могут текущие активы быть выше текущих обязательств в течение пикового сезона, но обратные ситуации могут преобладать в межсезонье.
Давайте посмотрим на некоторые самые важные пункты оборотного капитала, которые составляют наличный менеджмент.
Наличность.
Наличные деньги (в отличие от наличных денег в банке) – это средства циркулирующие в твоем отеле. Это могут быть денежные средства, используемые кассирами, как «поплавки» или «банки» для оплат по назначению, наличные деньги в кассе, или просто общие наличные в твоей сейфе в офисе. Сумма наличных денежных средств в кассе дол жна быть достаточной для стандартных каждодневных операций. Любой избыток денежных средств должен быть сдан в банк на сберегательные счета и срочные депозиты, так что это может зарабатывать проценты. Предпочтительнее, каждодневные чистые поступления денежных средств сдавать в банк как можно скорее на следующий день.
Сумма денежных средств в банке на учетной записи должна быть достаточной для того, чтобы оплатить только текущие счета или текущие заработные платы. Любые избыточные средства должны быть инвестированы в краткосрочные ценные бумаги (убедившись при этом, что существует хороший баланс между максимальной процентной ставкой и безопасностью и ликвидностью инвестиций) или в сбережения или другие специальные счета, которые приносят проценты.
Дебиторская задолженность
В некоторых типах отелей может быть обширная дебиторская задолженность. Например, отели обслуживают групповой бизнес (например, конференций или автобусный групповой тур) может потребовать депозит до обслуживания функции, но после того, как будет выставлен счет принимающей организации для любой остаток - появляется дебиторская задолженность. Кроме того, многие отели сегодня принимают кредитные карты для оплаты счетов - невыплаченные суммы кредитных карт дебиторской задолженности, до накопления денежные средства.
Внимание к дебиторская задолженность должно быть сосредоточено на двух вещах: необходимо обеспечивать, чтобы счет-фактуры высылались в срок и другие счета правонарушителя. Деньги, взятые с дебиторской задолженности - деньги зарабатывающие прибыль.
Продление кредитов клиентам является признанным видом бизнеса, но он не должен быть расширен того, чтобы позволять платежам отставать на два или три месяца от рассылку счет-фактур.
Методы управления дебиторской задолженностью (например, оборачиваемости дебиторской задолженности и дни продажи в дебиторской задолженности) были обсуждены в главе 11. Другой способ следить за дебиторской задолженностью – подготовка месячного графика с указанием погашения задолженности. Следующий пример иллюстрирует такую схему:
Схема выдержки дебиторской задолженности
ДниМай 31Июнь 30
0-30 дней $59,000 79.5% $56,400 74.2%
31-60 дней 11,800 15.9 8,800 11.6
61-90 дней 2,400 3.2 8,600 11.3
более 90 дней 1,000 1.42,2002.9
Итого $74,200100.0%$76,000100.0%
Данная схема показывает, что неуплата дебиторской задолженности увеличилась с мая по июнь. В мае задолженность составляла 79.5 процентов от общего объема – через месяц она уменьшилась. В июне задолженность составляла 74.2 процента. Аналогично, в категории 31 – 60 дней задолженность увеличилась с мая по июнь. А вот в категории 61-90 дней задолженность составляла 11.3 процента в Июне, а в мае всего 3.2 процента.
Эта схема показывает, что дебиторская задолженность стареет. Если эта тенденция сохранится, сбор процедур должен быть улучшен. Если после всех возможных процедур сбора счета были изучены и признаны безнадежными к взысканию (безнадежная задолженность), они должны быть удалены из дебиторской задолженности и должны учитываться в качестве сомнительной задолженности в ваших прибылях и убытках. Решение о его невозможности взыскания должно быть сделано только вами как владельцем или менеджером.
Рыночные ценные бумаги.
Как правило, любой избыток наличности ненужный для срочных нужд должен быть инвестирован во что-нибудь безопасное. Инвестиции могут быть как короткими, например один день, так и длительными, что встречается чаще, хотя редко они бывают более года. Если у вас избыток наличных денежных средств за год и более, необходимо по мудрому искать долгосрочные инвестиции, например строительство нового отеля или расширения вашего настоящего, потому что прибыль от долгосрочных инвестиций может быть намного больше, чем от краткосрочных инвестиций.
Большинство отелей, особенно те, которые полагаются в основном или полностью на прибыль от сезонных туристов, имеют пики и спады в своих денежных потоках. Вы должны инвестировать избыток денежных средств в пик сезона в краткосрочные ценные бумаги, пока не будет необходимости ликвидировать их, чтобы заботиться о низких или отрицательных денежных потоках в течение межсезонья.
Иногда бывает необходимо создать излишние наличные счета, чтобы заботиться о периодических единовременных выплаты, таких как ежеквартальный налог или выплата дивидендов. Эти излишки вполне могли быть инвестированы в ликвидные ценные бумаги, пока они необходимы для оплаты этих обязательств.
Во времена высоких процентных ставок, многие отели находили выгодным вкладывать все денежные средства сверх потребности изо дня в день в наиболее ликвидные рыночные ценных бумаг, то есть в те, которые могут быть конвертированы в наличность быстро при непредвиденных обстоятельствах.
Вы должны учитывать два важных фактора при инвестировании в ликвидные ценные бумаги: риск и ликвидность. Низкий риск обычно идет рука об руку с низкой процентной ставкой. Более рискованные инвестиции могут предложить более высокие процентные ставки, чтобы привлечь инвесторов.
Государственные ценные бумаги имеют очень низкий риск и, как правило гарантирует, что инвестиции могут быть обналичены при полной номинальной стоимости в любое время. Их процентная ставка, тем не менее, также является относительно низкой.
С другой стороны, инвестиции в долгосрочные корпоративные облигации с дальнейшим сроком погашения могут предложить более высокие процентные ставки. Этот тип безопасности, тем не менее, зависит от экономических факторов, которые делают куплю-продажу цены более волатильный. Эта нестабильность увеличивает риск и может снизить доходность инвестирования, если оно должно быть ликвидирован, или преобразован в наличные денежные средства, в неподходящее время.
Запасы.
Хотя большинство отелей имеют мало запасов или вообще не имеют, вполне возможно, что вы будете иметь значительные инвестиционные запасы, если вы откроете подарочный/сувенирный магазин в вашем отеле. В этом случае полезная мера контроля инвентаря – это периодический расчет оборачиваемости запасов.
Оборачиваемости запасов. Скорость оборота рассчитывается следующим образом:
Себестоимость реализованной продукции за месяц / Средний запас в течение месяца
Себестоимость реализованной продукции за месяц рассчитывается следующим образом:
Инвентаризация на начало месяца
+ Закупки в течение месяца
– Инвентаризация на конец месяца
Средний запас рассчитывается следующим образом:
Инвентаризация на начало месяца + Инвентаризация на конец месяца / 2
Предположим, что вы имели следующие показатели:
Инвентаризация на начало месяца $ 7000
Инвентаризация на конец месяца 8000
Покупки в месяц 24500
Скорость оборачиваемости запасов:
7000$ + 24500$ + 8000$ = 23 500$ = 3.1 раза
(7000$ + 8000$) / 2 7500$
Оборачиваемость запасов необходимо рассчитывать ежегодно, но желательно, чтобы вы это делаете ежемесячно, особенно, если ежемесячные отчеты о прибылях готовы. Это потому, что если текучесть кадров в конце любого месяца вне нормы, тогда могут быть приняты корректирующие меры, а не только в конце года.
Оборотный капитал и управление денежными средствами
Оборот тенденции. Может быть, более важное в вашем отель не фактическая скорость оборота, а есть или нет изменений в текучести кадров в течении долгого времени, и что является причиной изменения. Например, предположим, что ранее фигурировало 23500$ на стоимость продаж и 7500$ для средних инвентаризаций, при скорость оборота 3,1, были характерны для ежемесячных данных вашей работы. Если вы заметили, что показатель оборота изменен на 2, это может означать, что больше денег вкладывается в инвентаризацию и не в прибыль от производительности:
23500$ / 11750$ = 2 раза
Кроме того, изменения в скорости оборота до 4 может означать, что слишком мало было вложено в инвентарезацию:
23500$ / 5875$ = 4 раза
В некоторых отелях, текучесть кадров может быть очень низкой (менее 2). Например, сувенирный магазин в курортном отеле в удаленном месте может быть только в состоянии получить поставки раз в месяц. Он, таким образом, вынужден иметь большие запасы. С другой стороны, сувенирный магазин, который получает ежедневную поставку своей продукции из местного оптовика и осуществляет маленькую инвентаризацию, вполне может иметь оборот скоростью до 30 раз в месяц. Каждый отель должен установить свои собственные стандарты для оборота, а затем следить за отклонениями от этих стандартов.