Дефицит информации и других ресурсов

Влияние людей и политики в организации

Любой план, который кажется выгодным для всех ЗС, может рассматриваться другими людьми как подрывающий ситуацию, в которой и так все было хорошо. Любой план будет рассматриваться одобрительно или неодобрительно с учётом политических интересов других людей как тех, от которых зависит получение необходимых ресурсов, так и тех, которые будут выполнять это план.

Люди и политика должны возглавлять список факторов, которые Вам следует принимать во внимание во время планирования.

Одна из самых серьёзных трудностей планирования связана с получением релевантной и точной информации в нужное время. Однако необходимая информация:

- может поступить с опозданием,

- данные не всегда точны,

- поступают в неудобной для использования форме. Вам приходится тратить много времени и сил, чтобы извлечь из них требуемую для планирования информацию.

На практике дефицит информации часто испытывается на всех уровнях организации.

Может оказаться, что и других ресурсов для выполнения плана недостаточно. Тогда планирование может принести Вам неприятности из-за того, что Ваша замечательная идея не может быть реализована. Вам придётся изменить план в направлении снижения рабочих нагрузок и уменьшения потребности в оборудовании, в рабочих площадях и др. ресурсах.

Т.о. планирование перестаёт быть линейным процессом. Обычно это итерационный процесс, требующий многократного повторения одних и тех же этапов для уточнения и большей детализации по мере прояснения ситуации.

Мудрее будет составлять план как можно раньше, чтобы Вы могли пересмотреть проблематичные аспекты на ранних этапах, пока в сознании не окрепли ожидания, что план будет выполнен точно так, как он составлен.

Занимаясь планированием, Вы принимаете в расчёт только те события, которые считаете наиболее вероятными. Однако жизнь имеет обыкновение не подчиняться самым лучшим прогнозам.

Поэтому необходимо стремиться к составлению гибких планов. Гибкий план способствует достижению целей изменения при изменении обстоятельств.

Конкретные способы обеспечения гибкости планирования:

1. Нужно знать, где можно быстро найти дополнительные ресурсы.

2. Своевременно информировать ключевых исполнителей о неожиданном развитии событий с тем, чтобы они могли сами искать решение проблем.

3. Исключить одновременное выполнение нескольких действий первостепенной важности.

4. Намеренно зарезервировать время на ключевых этапах, на случай небольших задержек (при этом, необязательно объявлять об этом публично).

5. Обеспечить планирование на основе самой надёжной и свежей информацией.

На начальном этапе планирования Вам могут помочь две техники:

- после составления варианта плана необходимо оценить, обладает ли план достаточной гибкостью.

- проведите анализ потенциальных проблем, отвечая на вопрос «Что может произойти не так в том, что я планирую сделать».

Определив потенциальные проблемные области, Вы можете изучить их, задавая для каждой из них следующие вопросы:

- «Какая вероятность того, что это произойдёт»,

- «Если это произойдёт, то насколько всё будет серьёзно».

Ключевая компетентность менеджера в управлении изменениями состоит в способности терпимо относится к неопределённости и неоднозначности ситуации, связанной с изменениями.

Некоторые проблемы, возможно, не будут заслуживать повышенного внимания. Другие могут оказаться критическими для успешного выполнения плана. Поэтому на ранних этапах Вы сможете спланировать действия, если худшее всё же случиться.

Ваша задача заключается не в том, чтобы на раннем этапе планирования найти безошибочные действия, а начать обдумывать риски и потенциальные проблемы, когда что-то ещё можно предпринять.

Т.о. планирование может оказаться как вдохновляющим и захватывающим занятием, так и утомительным и изматывающим.

Никто из нас не может предсказывать будущее с такой же точностью, как объяснять прошлое.

Наиболее часто встречающиеся трудности при осуществлении изменений:

Осуществление изменения занимает, как правило, больше времени, чем это предполагалось по плану.
Во время осуществления изменения всплывают значительные проблемы, которые нельзя было предусмотреть.
Координация различных сторон деятельности не являлась достаточно творческой и созидательной.
Другие виды деятельности и кризисы отвлекали внимание от выполнения запланированных решений.
Обучение и инструктаж младшего персонала были недостаточны.
Неконтролируемые факторы окружающей среды оказывали отрицательное воздействие.
Руководство и управление менеджеров были на низком уровне.
Некоторые ключевые задачи и направления деятельности не были достаточно детализированы.

Ключевые факторы успешных изменений:

Чёткая связь со всем персоналом, участвующим в изменении.
Старт с хорошей концепцией или идеей.
Необходимость добиться участия персонала и принятия им на себя обязательств.
Обеспеченность достаточными ресурсами.
Наличие плана осуществления изменения (нельзя полагаться на энтузиазм).

Выгоды для Вас от руководства изменениями

1. Улучшить практику производственной деятельности и повысить её эффективность

2. Получить удовлетворение от работы, в том числе от работы с новыми людьми и новыми технологиями.

3. Приобрести и практически применить новые знания.

4. Улучшить использование своего времени и навыков.