Создание формы с помощью мастера
ПРИМЕР 3.
1. Открыть базу данных «КАДРЫ Фамилия».
2. Выбрать объект Формы.
3. В объекте Формы выбрать команду Создание формы с помощью мастера. Откроется окно Создание форм (рис. 2.91).
Рис. 2.91. Создание формы с помощью мастера
4. В поле Таблицы и запросы выбрать таблицу Отделы.
5. В поле Доступные поля выбрать все поля для создания формы и нажать кнопку Далее.
6. В следующем окне выбрать внешний вид формы (рис. 2.92) и нажать кнопку Далее.
Рис. 2.92. Выбор внешнего вида формы
7. Следующий шаг создания формы – это выбор стиля оформления. Выбирать Официальный и нажать кнопку Далее (рис. 2.93).
Рис. 2.93. Выбор стиля формы
8. Последний шаг в создании формы – задание имени формы. По умолчанию, форма принимает имя таблицы, на основе которой она создается. Оставить имя без изменения – Отделы. Также в этом окне надо выбрать действие, которое необходимо выполнить после создания формы: открыть форму для просмотра и ввода данных или изменить макет формы.
9. Выбрать пункт Открыть форму для просмотра и ввода данных (рис. 2.94) и нажать кнопку Готово.
Рис. 2.94. Выбор имени формы
10. На рис. 2.95 представлена форма Отделы, созданная с помощью мастера.
Рис. 2.95. Форма «Отделы»
Создание простого отчета
Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. В отчетах имеются следующие возможности:
· для иерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки;
· для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания;
· можно производить сложные вычисления не только внутри некоторой группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно;
· в дополнение к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и примечание для всего отчета в целом.
Отчет создается на основе таблицы или запроса.
ПРИМЕР 4. Создание отчета Штатное расписание.
Чтобы создать запрос, в котором будут выводиться отделы, должности и оклады из базы данных «КАДРЫ», надо:
1. Выбрать объект Запросы и щелкнуть пункт Создание запроса в режиме конструктора.
2. В окне добавление таблицы выбрать таблицы Отделы и Должности.
3. В бланк запроса ввести поля НазваниеОтдела, Должность и Оклад (рис. 2.163).
4. Сохранить запрос с именем Запрос для отчета. Закрыть окно запроса.
Рис. 2.163. Запрос на выборку для отчета
5. Выделить в окне базы данных Запрос для отчета и выбрать пункт меню Вставка команду Отчет. В открывшемся окне выбрать Конструктор и нажать ОК (рис. 2.164).
6. MS Access выводит на экран пустой бланк отчета с разделами Верхний и Нижний колонтитулы, в центре находится Область данных (рис. 2.165). Конструктор отчетов предоставляет аналогичные средства разработки, что и конструктор форм: панель инструментов, бланк свойств, список полей и панель элементов.
7. В пункте меню Вид убрать изображение колонтитулов, щелкнув мышкой по данной команде.
Рис. 2.165. Окно отчета в режиме конструктора
8. Выбрать пункт меню Вид команду Заголовок/Примечание отчета и поместить в область заголовка элемент Надпись из панели инструментов. Ввести в нее название отчета: Сведения об отделах, должностях и окладах. Установить в свойствах размер шрифта – 14, тип шрифта – Times New Roman, выравнивание – по центру.
9. Перетащить поле НазваниеОтдела в область данных, выделить связанную подпись поля и вырезать ее, вставить в область заголовка из буфера обмена связанную подпись поля. Аналогичные операции выполнить для полей Должности и Оклад (рис. 2.166).
Рис. 2.166. Отчет в режиме конструктора
10. Для просмотра результата нажать кнопку Предварительный просмотр 
на панели инструментов. Для выхода из просмотра нажать на кнопку Закрыть.
11. Связанные подписи поля, находящиеся в области Заголовка отчета, немного приподнять и провести под ними прямую линию, которая будет отделять заголовки столбцов от текста (установить ширину линии 1…2 пт, окно свойств линии – закл. Макет).
12. Сохранить отчет с именем Штатное расписание.
13. Открыть Штатное расписаниев режиме просмотра (рис. 2.167).
Рис. 2.167. Отчет на основе построенного запроса