Правила завершения рабочего дня. 1. Завершить несделанное

⇐ Назад

1. Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Автор: Михаил Григорьевич Лапуста, кандидат экономических наук, профессор; заведующий кафедрой Государственного университета управления, действительный член Академии экономических наук и предпринимательской деятельности России.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Цели, определяемые руководителем, должны быть:

· реалистичными и конкретными;

· ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

· измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

· Какова основная цель данного периода?

· Каким количеством времени он располагает?

· В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

· Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

· правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;

· анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;

· регулярность и системность планирования;

· реалистичность планирования;

· письменная форма формируемого плана;

· перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

· установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;

· установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;

· делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

· Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

· Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

· Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.

· Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

· Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

· Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.

· Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.

· Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач. Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

· работу только над действительно важными и необходимыми задачами;

· решение задач в соответствии с их неотложностью;

· достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;

· исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

· Группа задач А — срочные/важные;

· Группа задач Б — срочные/менее важные;

· Группа задач В — менее срочные/важные;

· Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Также смотрите:

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра
Властелин времени

Продолжаю исправно читать по одной книге каждую неделю. На этой неделе прочитал книгу Брайана Трейси ”Тайм менеджмент”, посвященную планированию времени. Очень хорошая книга, которую буду рекомендовать к прочтению.

В книге красной нитью проходят несколько основных идей, которые позволяют планировать время эффективно.

Для начала определим в принципе, что есть время. Время – это единственный и невосполнимый ресурс, которым вы располагаете, чтобы получить удовольствие от жизни и добиться своих целей. Самая большая проблема у людей обычно такова, что они плывут по течению и не знают, чего хотят от жизни. Проходят дни, годы, а никаких видимых перемен не происходит. Вы топчетесь на месте.

Чтобы грамотно планировать свое время – для начала определитесь, чего вы хотите достичь. Что вы хотите от жизни? Ради каких достижений вы в принципе живете? Выпишите все цели, которые вы когда-либо хотели достигнуть, расставьте их в порядке важности и начинайте работать над 1 главной в разных областях: здоровье, отношения, карьера. Таким образом у вас есть 3 цели, которые также нужно разместить по приоритету.

Каждый день планируйте заранее. Планирование времени отнимет всего 10-15 минут в день, но при этом может выиграть часы.

Начинать день нужно с важных и срочных дел, продолжать важными, затем идут срочные, но не такие важные, потом остальные дела :) Грамотный тайм менеджемент – это умение отделить Важное от Срочного.

Назначая задачам приоритет мы должны понимать, какие задачи приближают нас к нашей цели, а какие нет. При этом если это действие ничего не изменит в будущем, то и не зачем на него тратить время. Это тоже важный момент – избегайте убийц времени.

Когда я в начале месяца захожу в метро на своей станции, то вижу толпу людей у касс, у которых “тайм менеджемнт в крови” и которые больше всего жалуются на планирование времени. Все они и не подозревали наверное, что сегодня придется ехать на метро… Еще меньше они думали о том, что таких же ребят, которым случайно понадобилось спуститься в подземку будет довольно много. В результате они бездарно стоят 20-40 минут в очереди. И что же? В следующий месяц они начинают думать? Редко :) У меня почему-то никогда не возникает ситуации, что приходится стоять в очереди у касс метро, хотя езжу я нерегулярно: от 2 до 10 поездок в неделю. Просто уже есть привычка – осталось 2-1 поездки на карточке – купить при очередном входе в метро, когда в очереди нет людей.

Курить и пить пиво по вечерам – еще более шикарное “планирование времени”. Я когда-то пил 3-4 бутылки пива или 1 бутылку потрвейна каждый вечер. Я посчитал, сколько на это уходило времени. с 19 до 23 я был занят этим замечательным делом, а утром у меня еще минимум час уходил на отходняк. Т.е. 5 часов бодрствования в сутки я УБИВАЛ. 8 часов на работу, 1 час на обед, 2 часа на дорогу и 5 на пьянку – это 16 часов, которые у нас есть за вычетом сна. Нужно ли говорить, что за те годы, когда я пил, я полностью остановился в своем развитии и ничего не достиг?

Еще важный момент в тайм менеджменте – в конце дня потратьте перед сном 5-7 минут на следующее упражнение. Прокрутите прошедший день в уме. Задайте себе вопросы: Как я приблизился к своим целям? Что можно было бы не делать и не потерять темп к своим основным целям? Как я могу использовать свое время еще более эффективно? Ответы на эти вопросы очень важны.

Планирование времени значит планирование задач – чем более подробно представить себе все этапы каждой задачи и изложить это на бумаге с обязательным указанием срока выполнения, тем быстрее ее можно будет завершить. А в некоторых случаях это единственно возможное условие для решения задачи в принципе.

Резюмируем. Тайм менеджмент будет эффективным только в одном случае – если вы знаете, чего вы хотите и четко держите свой курс, не сбиваясь с пути. Вы безжалостно отсекаете все, что не ведет вас к достижению цели. Только тут нужно сделать оговорку. Текст выше мог вызвать ощущение, что суть планирования времени – превратить человека в трудоголика, который пашет как заведенная машинка. Это не так. При планировании времени вы должны учитывать гармонично все цели, в которых семья, карьера, отдых и физическое развитие должны быть четко сбалансированы.

Если что еще вспомню из важного – допишу. А пока дерзайте – вы готовы планировать свое время?

Принципы планирования

Утраченную минуту не может вернуть даже сама вечность.

Иоганн Фридрих Шиллер

Принцип Парето "Соотношение 80:20"

Принцип Парето позволяет ранжировать выполняемые задачи и устанавливать их очередность. В общем виде этот принцип гласит, что внутри множества имеются составляющие, которые имеют намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе. Например, 20% клиентов дают 80% оборота, 20% сотрудников организации получают 80% зарплаты, 20% компонентов определяют 80% стоимости готового изделия.

Применительно к планированию времени менеджера (рис. 7.2) принцип Парето можно сформулировать следующим образом.

Принципы планирования

Утраченную минуту не может вернуть даже сама вечность.

Иоганн Фридрих Шиллер

Принцип Парето "Соотношение 80:20"

Можно затратить 80% отпущенного на проект времени на многочисленные "второстепенные" проблемы и получить при этом всего 20% итогового результата, а можно выбрать ограниченный круг первоочередных проблем и, затратив на их выполнение всего 20% времени, получить 80% итогового результата.

Принцип ABC

Принцип ABC - это механизм установления приоритетов, который позволяет разбивать задачи на категории и планировать время в соответствии с важностью этих задач.

Принцип АBC, как и принцип Парето, показывает, что наиболее важных дел немного, а их доля в общем количестве дел менеджера примерно постоянна.

Согласно этому принципу, все дела можно разбить на три группы:

А) Важнейшие задачи. Они составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

B) Важные задачи. На них приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

С) Менее важные и несущественные задачи. Они составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить принцип ABC, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; задачи категории B следует частично перепоручить; оставшиеся задачи (С) подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач следует и вовсе отказаться.

Планирование 60:40

"Планирование 60:40" - это принцип, выведенный опытным путем и свидетельствующий, что при коллективной работе в офисе целесообразно составлять план лишь на 60% рабочего времени. 40% нельзя запланировать заранее, они могут уйти на непредвиденные встречи, посетителей, телефонные разговоры и т.п.

Принцип приоритетности

Предписывает разделить предстоящие дела на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

Принцип временных норм

Предписывает установить на все задачи временные нормы. На выполнение задания, как правило, тратится тем больше времени, чем его есть в распоряжении. Следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности и корректировать их, если они оказываются невыполнимыми.

Принцип "я руковожу работой, а не она мной"

Организация рабочего дня должна соответствовать принципу "я руковожу работой, а не она мной". Достаточно часто неопытный менеджер приходит на работу, слушает голосовую почту, читает электронную почту, получает несколько телефонных звонков и начинает выполнять ту работу, которая кажется ему важной только потому, что кто-то напомнил о необходимости ее выполнения в данный момент.

На самом деле менеджер должен формировать набор задач и постоянно ранжировать их по степени важности. Менеджеру может приходить масса поручений, просьб, заданий, жалоб. Они могут иметь разную эмоциональную окраску. Реагирование на эмоциональные жалобы может привести к потере контроля над делами, которые "не кричат" в данный момент, но обернутся реальными проблемами в будущем.

Очевидно, что без контроля деятельности подчиненных нельзя добиться оптимального выполнения порученных им задач. То же самое справедливо и с точки зрения самоконтроля, о чем многие забывают. Необходимо регулярно проверять свои планы, осуществлять контроль над результатами труда, анализировать свою деятельность и свое время. Диалектика планирования говорит о том, что для того, чтобы себя разгрузить, необходимо добавить себе нагрузку в виде самоконтроля.

Кроме того, доказано, что у разных людей работоспособность различна в разные периоды времени. Пик работоспособности у разных людей приходится на разное время суток - это следует учитывать при планировании своего рабочего дня.

⇐ Назад