Оформление последовательности организации совещаний
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Промнасосинжиниринг»
_________ ____________
___.___.20___ г.
ПОЛОЖЕНИЕ № _____
О порядке подготовки и проведения совещаний
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящее Положение о порядке подготовки и проведения совещаний (далее – Положение) в ООО «________» и ООО «__________» (далее организация), вводится на основании утвержденных приказов, в целях конкретизации задач руководителям (начальникам) структурных подразделений
Положение определяет порядок подготовки и проведения постоянных (плановых) и периодических совещаний под руководством Генерального директора ООО «_________» (Директора ООО «__________) (далее – Генеральный директор) и Председателей совещаний (в зависимости от типа совещания)
2. ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ
Проводимые организацией совещания подразделяются на два вида:
Постоянные (плановые)
Постоянные совещания – совещания, проводимые Генеральным директором (Директором) и включающие в себя следующую тематику:
подведение итогов
- итоги еженедельные
- итоги ежемесячные
утверждение приказов и других регламентирующих документов
планирование деятельности на следующую неделю (месяц, квартал, год)
2. Периодические
Периодические совещания – совещания, проводимые председателями совещаний по различной тематике.
Председателями периодических совещаний могут быть:
- Генеральный директор
- Руководители (начальники) структурных подразделений (либо назначенные приказом (например заседание Тендерного Комитета), либо по собственной инициативе (согласно Положения по инициации совещаний). Совещание собирается по любому вопросу, решение которого требует присутствие двух и более руководителей структурных подразделений
Проводимые в организации совещания могут быть нескольких типов:
Инструктивное или информационное совещание (брифинг)
Брифингом называют совещание, в котором Генеральный директор либо руководитель структурного подразделения дает указания или инструктирует своих подчиненных, чтобы они поняли свои частные задачи, или определяет политику, которую следует проводить сотрудникам.
Брифинг характеризуется:
принятием решения
проведением инструктажа и сообщением информации
разъяснением непонятных вопросов
объединением идей и выяснением, пригодны ли они
закреплением принятого решения (подписанный всеми участниками совещания протокол, приказ, распоряжение, другой регламентирующий документ)
2) Консультация
Консультация собирается для обмена информацией. Она не собирается для принятия решения, как такового. Консультация характеризуется:
обращением за советом по проблеме
информированием других о ваших идеях, текущей ситуации, проблемы, задачи
выслушиванием точек зрения
3) Комитет
Комитет – это совещание, в котором представители различных групп или интересов встречаются на приблизительно равных основаниях, чтобы выработать решение по вопросам, представляющим взаимный интерес.
Комитет характеризуется следующими признаками:
ощущением власти
разногласия, в конце концов, разрешаются голосованием
всеобщими компромиссами
4) Переговоры
Переговорами называют совещание, на котором участники представляют различные интересы, но решения могут приниматься, скорее, в результате торга, а не голосования.
Переговоры характеризуются:
решения принимаются на основе quidproquo (услуга за услугу)
каждая сторона имеет различные, но частично совпадающие цели
каждая сторона стремиться получить для себя максимальные условия соглашения
Совещания в организации проводятся еженедельно: по вторникам и четвергам. Начало совещания в 16:00. Место проведения – зал совещаний
Совещания проводятся, согласно «Графика совещаний» (Приложение № 3)
3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЯ
3.1. Порядок подготовки к плановому совещанию включает в себя несколько этапов:
1этап. Оформление повестки совещания, установленного образца (Приложение № 1). Оформление повестки планового совещания и оповещение участников осуществляется руководителем секретариата
2этап.
Совещания по итогам еженедельной (ежемесячной) работы – планирование деятельности и подготовка соответствующих документов для доклада об итогах работы подразделения за неделю (месяц). Ответственные - руководителями (начальниками) структурных подразделений
Совещания по утверждению приказов, распоряжений – подготовка необходимых для утверждения документов с приложениями. Ответственный - руководитель секретариата
3.2. Порядок подготовки к периодическому совещанию включает в себя несколько этапов:
1этап. Оформление повестки совещания, установленного образца (Приложение № 1). Оформление повестки периодического совещания и оповещение участников осуществляется руководителем (начальником) структурного подразделения (председателем совещания)
2этап. Подготовка соответствующих документов для проведения совещания осуществляется председателем созываемого совещания либо ответственным по назначению председателя совещания
4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ
4.1. На совещании должностные лица организации:
1. Докладывают председателю совещания о возложенных на них задачах и о поручениях, решение которых планировалось на отчетный период:
- на текущую неделю (месяц)
- за предыдущую неделю (месяц)
2. Докладывают итоги деятельности подразделения за прошедшую неделю (месяц) по вопросам:
1) Выполнение основных задач в натуральных показателях, процентах, стоимостном выражении и т.д.
2) Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, выплаты заработной платы и состояния платежей по налогам и сборам, договорам и т.д.
3) работы с обращениями, письмами, заявлениями и жалобами внешних контрагентов организации
4) Выполнения приказов, распоряжений, поручений Администрации организации
4.2. Участники совещания несут ответственность за достоверность предоставляемой информации
4.3. Форма доклада участников совещания, требующая оформления в виде презентации (доклада) регламентируется Порядком оформления документов, правил подготовки и проведения доклада, презентации (Приложение № 4)
4.4. В конце совещания, председатель совещания подводит итоги, принимает решение по проблемным вопросам и ставит задачи ответственным за их исполнение
4.5. По результатам совещания оформляется протокол совещания (Приложение № 2) с указанием формулировки порученных задач, исполнителей (ответственных) и сроков исполнения
- по совещаниям, проводимым Генеральным директором, протокол оформляется руководителем секретариата
- по совещаниям, созываемым руководителями (начальников) структурных подразделений, протокол оформляется ответственным секретарем совещания по назначению председателя совещания.