Автоматизация делопроизводства и документооборота в налоговых органах
В настоящее время широко внедрена в практику деятельности налоговых органов система электронного документооборота (СЭД), позволяющая обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений; повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля; обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению; ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах; обеспечить открытость и доступность информации о деятельности налоговых органов, а также предоставляемых ими услугах; снизить расходы на обеспечение взаимодействия между налоговыми органами и населением. Однако, несмотря на автоматизацию делопроизводства в области организации документооборота налоговых органов остается еще ряд нерешенных проблем.
Автоматизация делопроизводства и документооборота — это возможность уменьшить влияние человеческого фактора на процесс, избежать распространенных ошибок и недочетов, которые негативно сказываются на деятельности предприятия или органа государственной власти в целом. Она обладает целым рядом особенностей.
Автоматизация позволяет надежно хранить данные в виде документов, создавать и пользоваться базой с функцией поиска, организовывать эффективный учет без привлечения большого количества специалистов. Ее функции открывают широкие возможности для регистрации и учета обращений как физических, так и юридических лиц.
Информационная инфраструктура налоговых органов начала создаваться с 1993 года. К 2007 году технологии, на которых основаны программно-технические комплексы, устарели и перестали удовлетворять современным требованиям по производительности работы систем и защите информации.
ПЕРЕНОС
Управление контроля, делопроизводства, спецработы и материально-технического обеспечения является самостоятельным структурным подразделением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
В состав управления входят:
• Отдел контроля и делопроизводства;
• Сектор спецработы;
• Административно-хозяйственный отдел.
Управление осуществляет следующие функции:
• осуществляет работу по контролю за своевременным исполнением документов в Министерстве по налогам и сборам, обобщает и анализирует данные о ходе этой работы и вносит предложения по улучшению и сокращению документооборота;
• проводит проверки постановки делопроизводства в структурных подразделениях МНС и подведомственных инспекциях;
• организует работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан;
• организует работу и разрабатывает мероприятия по гражданской обороне в МНС, обеспечивает их выполнение;
• отвечает за состояние охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности в аппарате МНС, разрабатывает мероприятия и статистическую отчетности по охране труда и пожарной безопасности;
• обеспечивает техническую организацию мероприятий, проводимых Министерством по налогам и сборам;
• рассматривает и вносит предложения на заключение договоров по вопросам материально-технического обеспечения, аренды служебных помещений, обслуживания копировально-множительной, средств охранной сигнализации;
• доводит до подведомственных инспекций задания по сдаче драгоценных металлов в виде лома и отходов в государственный фонд драгоценных металлов и драгоценных камней и осуществляет контроль за их исполнением;
• составляет и представляет в установленные сроки государственную отчетность;
• составляет отчеты по расходованию канцелярских принадлежностей, бланочной продукции и других материальных ценностей сотрудниками МНС;
• вносит предложения по распределению бюджетных ассигнований на текущий ремонт служебных помещений, строительство и проведение капитального ремонта зданий инспекций МНС;
• участвует в подготовке документов и проектов постановлений коллегии МНС по работе с обращениями граждан, исполнительской дисциплине и делопроизводству, упорядочению использования зданий инспекций МНС и другим, относящимся к компетенции управления, вопросам;
• обеспечивает выполнение мероприятий по упорядочению использования служебных помещений и зданий инспекций МНС, подготовке и к работе в осенне-зимнее время.
С 2009 года осуществляется реформирование информационной инфраструктуры налоговых органов. 13 декабря 2012 г. было принято Постановление Министерства Республики Беларусь № 1146 «Об утверждении Государственной программы развития информационной инфраструктуры налоговых органов Республики Беларусь на 2013–2015 годы».
Согласно Постановлению, основная цель реформирования – концентрация информационных ресурсов на уровне Министерства по налогам и сборам (далее – МНС) и его областных (г. Минска) инспекций, и работа с ними в режиме удаленного доступа, развитие электронного взаимодействия налоговых органов с плательщиками, использование современных аналитических систем, совершенствование автоматизированных информационных систем, системы защиты информационных ресурсов налоговых органов.
В налоговых органах функционируют пять крупных информационных систем (Государственный реестр плательщиков (иных обязанных лиц), автоматизированная система учета доходов физических лиц, система обмена информацией о ввозе товаров и уплате косвенных налогов между налоговыми органами государств – участников Таможенного союза, единая база данных контролирующих органов, автоматизированная информационная система «Расчет налогов», включающая систему электронного декларирования и систему учета налогов), разработанных сторонними организациями.
За 2009–2011 годы количество и качество оказываемых налоговыми органами электронных услуг значительно возросло. Сегодня налоговая служба применяет электронные технологии не только при осуществлении функций учета, но и при выборе объекта, подлежащего контролю, при взаимодействии с банками, другими государственными органами, налоговыми органами других государств; ведется активная работа по совершенствованию налогового законодательства, налогового администрирования, что позволило повысить позицию Республики Беларусь в международном рейтинге Всемирного банка, оценивающем налоговые системы, на 56 пунктов. Следовательно, можно утверждать, что автоматизация делопроизводства в налоговой сфере является отражением развития налогового администрирования.
Однако в МНС и в инспекциях МНС в настоящее время отсутствует полноценная система электронного документооборота. Внедрение такой системы существенно сократит бумажный документооборот, исключит необходимость хранения бумажных документов, повысит исполнительскую дисциплину в налоговых органах и эффективность функционирования подразделений делопроизводства, обеспечит взаимодействие с системой электронного межведомственного документооборота, внедряемой в республиканских органах государственного управления, с Единой системой контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь, будет способствовать дальнейшему развитию электронного документооборота с плательщиками в части электронных обращений.
В налоговых органах все еще функционируют автоматизированные системы, основанные на устаревших технологиях, что вызывает проблемы в части электронного взаимодействия с новой компьютерной техникой, операционными системами, не позволяет надежно защитить информацию и использовать возможность удаленного доступа для работы с ними. В целях повышения эффективности работы контрольных подразделений налоговых органов необходимо осуществить разработку автоматизированной информационной системы организации и учета результатов контрольной деятельности налоговых органов, которая позволит автоматизировать основные функции контрольных подразделений налоговых органов по выбору объектов для проверок, планированию и организации их проведения, учету результатов проверок, формированию аналитической, ведомственной отчетности, организации взаимодействия с другими государственными органами. Требуется дальнейшая автоматизация процесса осуществления административных процедур, совершаемых налоговыми органами в отношении плательщиков.
Реализация настоящей Государственной программы обеспечит создание современной информационной инфраструктуры налоговых органов и позволит достигнуть следующих результатов:
• повышение эффективности работы налоговых органов и качества налогового администрирования, усиление в сфере деятельности налоговых органов направлений анализа, аудита и прогнозирования налоговых поступлений;
• стимулирование развития предпринимательства;
• повышение качества прогнозирования доходов бюджета на краткосрочную и среднесрочную перспективу, анализа влияния мер налоговой политики на поступление платежей и определение направлений совершенствования налоговой системы;
• развитие новых форм взаимодействия с плательщиками, органами государственного управления, налоговыми органами других государств;
• повышение результативности налогового контроля и уровня планирования налоговых проверок, призванного обеспечить сокращение количества проверок;
• усиление налогового контроля в отношении плательщиков, вероятность налоговых сокрытий у которых наиболее высока;
• повышение уровня исполнительской дисциплины и прозрачности деятельности подразделений налоговых органов;
• снижение внутреннего бумажного документооборота налоговых органов не менее чем на 50 процентов, сокращение затрат на хранение архивов;
• обеспечение взаимодействия с системой электронного межведомственного документооборота, внедряемой в республиканских органах государственного управления, уменьшение трудозатрат подразделений делопроизводства налоговых органов;
• совершенствование системы информационной безопасности налоговых органов;
• повышение уровня оснащенности инспекций МНС техническими
• средствами, обеспечивающими производительную и надежную работу информационных систем и позволяющими эффективно выполнять свои функции налоговым органам;
• повышение уровня квалификации работников налоговых органов;
• возможность представления в налоговые органы всех форм документов в электронном виде, что позволит увеличить до 100 процентов электронный документооборот с плательщиками и достичь уровня передовых государств в части электронного взаимодействия налоговых органов с плательщиками;
• обеспечение создания одного из компонентов «Электронного
• правительства» по предоставлению государственных электронных услуг в сфере налогообложения;
• сокращение времени, затрачиваемого плательщиками на расчет и уплату налогов, в 2015 году до 250 часов.