ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ТОВАРНОЇ КОНТОРИ
Товарна контора виконує такі операції:
– облік, контроль виконання планів (договорів) перевезення вантажів;
– оформлення перевізних документів при прийомі та видачі вантажів, на перевезення порожніх власних вагонів власності державних вагонних компаній (ЦВСВ, ДВРЗ), з ознакою ДП "Український транспортно-логістичний центр" на персональному комп'ютері в програмі АРМ ТВК;
– визначення провізної плати, зборів за додаткові послуги, нарахування штрафів за порушення договорів і умов перевезення вантажів;
– ведення встановлених форм обліку, оперативно-статистичної звітності з вантажної та комерційної роботи станції з використанням програми Довідки ПКТБ;
– повідомлення вантажоодержувачів про надходження вантажів на їхню адресу;
– оформлення переадресування вантажів;
– облік, аналіз договорів щодо експлуатації під'їзних колій, договорів про подавання та забирання вагонів.
У товарній конторі є довідник вантажовласника, а також вивішені виписки з правил прийому і видачі вантажів, довідкові і рекламні матеріали, зразки заповнення перевізних документів тощо.
В товарній конторі встановлені персональні комп'ютери з програмним забезпеченням АРМ ТВК, АРМ ПЗ, АС Месплан, АРМ КЗО-2, довідки ПКТБ, ІНФО, які включені в комп'ютерну мережу Донецької залізниці і використовуються для передачі даних про навантаження і вивантаження вагонів на станції.
У разі відмови комп'ютера або каналів зв'язку на станції обробка перевіз-них документів в програмі АРМ ТВК здійснюється опорною Сентянівка або резервною Попасна станціями, встановленими наказом начальника дирекції, в телефонному режимі.
9.1.Облік перевезення вантажів
Облік виконання планів (договорів) перевезення вантажів АС Месплан здійснюється згідно з Правилами перевезення вантажів. Метою обліку та аналізу виконання плану перевезення є визначення відповідності фактичного навантаження вантажів плановому, надання інформації накопичення статистичних даних для транспортного маркетингу.
При узгодженні плану перевезень агент комерційний перевіряє:
– чи допускається перевезення пред'явленого вантажу на відкритому рухомому складі згідно «Переліку вантажів, перевезення яких допускається у вагонах відкритого типу» додаток 1 до пункту 1 Правил перевезень вантажів у вагонах відкритого типу;
– чи відповідає найменування вантажу, пред'явленого до перевезення, найменуванню, внесеному до Алфавітного списку вантажів, Єдиній тарифно-статистичній номенклатурі вантажів і Гармонізованій номенклатурі вантажів згідно пункту 2.1 Правил оформлення перевізних документів, параграфу 8 статті 7 Угод про міжнародне залізничне вантажне сполучення;
– чи відповідає пред'явлений вантаж умовам перевезення, передбаченим Правилами перевезень вантажів, і, якщо ні - чи є укладений договір з відправником на перевезення даного вантажу на особливих умовах.
Після одержання планів (договорів) перевезення вантажів на кожен із них у товарній конторі агентом комерційним заводиться облікова картка форми ГУ–1 (далі - облікова картка).
Облікова картка складається в одному або, за вимогою відправника, у двох примірниках окремо для кожного роду вантажу. У разі складання облікової картки у двох примірниках - один примірник знаходиться на станції, другий - у вантажовідправника. Облікову картку підписує вантажовідправник і начальник станції або уповноважена ним особа після закінчення кожної звітної доби.
9.2. Технологія обробки перевізних документів при прийомі вантажів до перевезення
Оформлення перевізних документів здійснюється за допомогою програми Автоматизоване робоче місце товарного касира (далі – АРМ ТВК) відповідно до Правил перевезень вантажів, Інструкції з ведення станційної і комерційної звітності, СМГС, "Руководства по накладной ЦИМ/СМГС", Правил перевезень небезпечних вантажів.
АРМ ТВК виконує такі функції:
– оформлення перевізних документів;
– розрахунок провізних платежів "по відправленню" та "по прибуттю" вантажів;
– друкування даних в комплект перевізних документів в повному обсязі або в обсязі платежів;
– передачу даних по нарахованих платежах в автоматизовану систему ведення взаєморозрахунків з клієнтами для формування переліків;
– передачу даних про навантаження і вивантаження в автоматизовану систему управління вантажними перевезеннями (далі – АСК ВП УЗ);
– оформлення і друк накопичувальних карток форми ФДУ-92 для стягнення додаткових зборів.
На кожне відправлення вантажу по теріторії України у вагонах, порожніх власних, арендованих вагонах і контейнерах відправник надає в товарну контору перевізний документ (накладна) форми, вказаної у Додатку 1 до Правил оформлення перевізних документів. У разі пред'явлення до перевезення вантажу груповою відправкою або маршрутом відправник прикладає до накладної відомість вагонів (Додаток 2 до Правил оформлення перевізних документів) або відомість вагонів і контейнерів, що перевозяться по маршруту (групою) по накладній (Додаток 4 до Правил перевезення вантажів в універсальних контейнерах).
При перевезенні на експорт пред'являється накладна СМГС, яка складається з листів: 1 – оригінал накладної, 2 – дорожня відомість, 3 – дублікат накладної, 4 – лист видачі вантажу, 5 – лист повідомлення про прибуття вантажу. Відправник до накладної повинен прикласти додаткові екземпляри дорожньої відомості для виконання митних правил на шляху прямування або на залізниці призначення, аген комерційний перевіряє кількість прикладених додаткових екземплярів дорожньої відомості. Також агент комерційний звіряє наявність супроводжувальних документів, прикладених відправником, з вказаними у графі 23 накладної СМГС.
Накладна є обов'язковою двосторонньою письмовою формою угоди на перевезення вантажу, яка укладається між відправником і залізницею на користь третьої сторони - одержувача.
Договір перевезення вантажу може бути укладено у разі :
– можливості прийому вантажу станцією призначення відповідно до її спеціалізації, зазначеної в Тарифному керівництві № 4;
– відсутності обмежень і заборон (адреси 72,73,74,75) в програмі КЗО-2;
– наявності права підпису перевізних документів представником ванта-жовідправника, який має доручення;
– платоспроможності вантажовідправника;
– в окремих випадках - наявності згоди станції призначення на прийом вантажу;
– наявності плану (договору) та відповідності оформлених документів зазначеним вимогам;
– наявності договору обов'язкового страхування відповідальності суб'єк-тів перевезення небезпечних вантажів на випадок настання негативних наслід-ків під час перевезення небезпечних вантажів.
Договір про перевезення вантажу вважається укладеним з моменту проставляння календарного штемпеля станції відправлення в оформленій паперовій накладній або з моменту накладання електронного цифрового підпису працівником залізниці в електронній накладній.
Накладна оформляється відправником з використання Автоматизованої системи з оформлення та обробки перевізних документів на перевезення вантажів залізничним транспортом України вантажовідправниками через мережу Інтернет ( далі - АС Клієнт УЗ) і надається в електронному вигляді (з накладанням електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП)). Порядок здійснення електронного документообігу при перевезенні вантажів залізничним транспортом у внутрішньому сполученні регламентується додатком до договору про організацію перевезень вантажів і проведення розрахунків за перевезення і надані послуги по залізниці.
Заповнення електронного перевізного документа (далі - ЕПД) проводиться відправником в програмі АС Клієнт УЗ згідно Додатку 3 до Правил оформлення перевізних документів. Після заповнення ЕПД і накладання електронного цифрового підпису відправник через програму АС Клієнт здійснює його відправлення в автоматизовані системи Укрзалізниці для подальшої його обробки агентом комерційним в АРМ ТВК.
9.3.Технологія обробки перевізних документів при видачі вантажів
Після прибуття вантажу на станцію оператор СТЦ паперові перевізні документи та вагонні листи з ознакою ЕПД передає до товарної контори.
Агент комерційний станції запитує в програмі Довідки ПКТБ Книгу прибуття вантажів форми ГУ-42 (окремо для прямого, місцевого сполучення і СМГС). Після чого повідомляє вантажоодержувача про прибуття вантажу на його адресу із записом в книзі форми ГУ-2.
9.4Порядок оформлення перевізних документів по прибуттю
Перед оформленням документа по прибуттю вантажу агент комерційний перевіряє наявність грошей на рахунку клієнта. За наявності грошей агент комерційний в програмі АРМ ТВК по номеру відправки запитує з сервера перевізний документ, перевіряє правильність внесених даних і відправляє його на сервер для розрахунку провізних платежів. При отриманні з сервера позитивного результату агент комерційний перевіряє правильність нарахованих платежів і здійснює остаточний розрахунок між залізницею і одержувачем за перевезення вантажу. Далі в програмі АРМ ТВК встановлює дату і час повідомлення одержувача про прибуття вантажу на станцію і підписує документ електронно-цифровим підписом. Після чого передає інформацію одержувачу про те, що документ направлений в Автоматизовану систему УЗ для розкредитування. Одержувач в програмі “АС Клієнт УЗ” запитує доставлений документ і в графі 53 ЕПД вказує дату одержання вантажу, номер доручення на отримання вантажу, дату її видачі, серію і номер паспорта матеріально відповідальної особи, яка отримує вантаж. Після вказівки відомостей одержувач відправляє документ в Автоматизовану систему УЗ з накладенням ЕЦП або без електронного підпису.
Агент комерційний запитує даний документ в програмі АРМ ТВК з "Списку документів для введення часу розкредитування", після чого виконує операцію "розкредитування документа" і повторно перевіряє стан оперативного сальдо клієнта. Оформлений перевізний документ в АРМ ТВК по прибуттю агент комерційний підписує електронним цифровим підписом. При неможливості провести розкредитування електронного перевізного документа агент комерційний зобов'язаний документ роздрукувати у двох примірниках і видати його одержувачу для розкредитування в ручному режимі.
Оформлення видачі вантажу, що прибув з електронною накладною (з накладанням електронного цифрового підпису), здійснюється агентом комерційним відповідно до Додатку 3 до Правил оформлення перевізних документів, при цьому, у разі потреби накладна видається одержувачу в паперовому вигляді.
У випадку, якщо електронна накладна не була підписана електронним цифровим підписом одержувача, одержувач зобов'язаний прибути на станцію для розкредитування і підпису паперової накладної.
За відсутності з одержувачем договірних відносин про електронний документообіг, розкредитування документів здійснюється наступним порядком: у накладній, що поступила в товарну контору в паперовому вигляді у двох примірниках, агент комерційний робить відмітки в графі 49 про операції по прибуттю і зміни при нарахуванні виниклих платежів в процесі перевезення і в графі 46 підписує накладну. Накладна у двох примірниках видається одержувачу для розкредитування. Одержувач у графі 53 паперової накладної вказує дату одержання вантажу, номер доручення на отримання вантажу, дату її видачі, серію і номер паспорта матеріально відповідальної особи, яка отримує вантаж, а також ставить свій підпис. Один примірник накладної видається одержувачу під розпис в примірнику накладної, яка відсилається агентом комерційним в ЄТехПД порядком, встановленим Інструкцією по станційній і комерційній звітності.
З паперового примірника накладної агент комерційний в програмі АРМ ТВК формує електронну накладну для розкредитування в електронному вигляді.
Видача вантажу здійснюється після оплати вантажоодержувачем усіх належних залізниці платежів та розкредитування перевізних документів за наявності у нього доручення.
Видача імпортних вантажів здійснюється після митного оформлення і проставляння особистої номерної печатки інспектора Східної митниці в пере-візних документах. Оформлення видачі вантажу засвідчується календарним штемпелем станції з датою видачі вантажу у графі 47 оригіналу накладної, дорожньої відомості, листа видачі вантажу, листа повідомлення про прибуття вантажу документа СМГС, після чого оригінал накладної і лист повідомлення про прибуття вантажу видається вантажоодержувачу.
Вагонні листи на усі вивантажені вагони зшиваються за кожну звітну добу і зберігаються у порядку, визначеному начальником залізничної станції.