Правила проведения встреч и переговоров с иностранными
делегациями и партнёрами
Переговоры различают по форме ведения. Это письменные переговоры по почте или факсу, условно личные (по телефону) и личные (с глазу на глаз). Личные переговоры считаются наиболее продуктивными.
По месту проведения переговоры различают на проводимые в России (на предприятии, на выставке, в гостинице, в представительстве иностранной фирмы и т.д.) и за рубежом (на выставке, в офисе фирмы, в гостинице, в торговом представительстве и т.д.).
Для встречи делегации необходимо направить одного из сотрудников. Если в прибывающей делегации есть женщина, то дополнительно для встречи нужно направить женщину. Встречающий должен позаботиться о получении багажа и погрузке его в машину. Не рекомендуется предлагать гостям место рядом с шофером, оно не почетно. Сопровождающее лицо садится в машину последним и выходит первым.
Номера в гостинице, предназначенные для приезжающей делегации, надо проверить. Исключено поселять в один номер более двух человек, даже в трехместный номер. В номере нужно поставить воду и фрукты, а в номер женщины и цветы. Состав своей делегации по численности должен быть эквивалентен прибывающей иностранной делегации. Главы делегаций по должности должны, быть эквивалентны. Переводчик должен быть знаком с предметом переговоров заранее.
Если переговоры ведет не генеральный директор фирмы, то необходимо предусмотреть с ним встречу иностранной делегации до или после переговоров. Нужно знать, что переговоры поручается вести только главам делегаций, остальные участники получают слово по их разрешению.
Для переговоров достаточно комфортабельной отдельной комнаты. В комнате может быть холодильник, буфет с посудой для сервировки чая или кофе, стол или стенд с наглядной информацией. На столах не должно быть никакой еды, закуски и спиртного. Если прибывающих все-таки нужно угостить с дороги бутербродами, то можно сервировать отдельный стол через 10-20 минут после начала переговоров.
Партнеров по переговорам необходимо встретить у входа в офис. Затем можно им предложить сесть за стол переговоров. Обычно члены делегаций располагаются напротив друг друга. Если расположение иное, то надо учесть, что почетное место – справа от хозяина. Делается официальное представление гостей и хозяев друг другу, обмен визитными кар-точками (обмен визитными карточками в аэропорту или автомашине не практикуется). Далее, следует ознакомить гостей с заранее разработанной деловой и культурной программой, заслушать их мнение по этому поводе и окончательно всё согласовать.
В процессе переговоров надо быть честным, порядочным, проявлять вежливость, улыбаться – то есть создать благоприятную обстановку. В процессе переговоров следует вести себя хладнокровно и без страха, не допускать панибратства и развязности, проявлять жизнерадостность и непринужденность. Избегайте слов-паразитов и сорняков, не злоупотребляйте многословием, употребляйте короткие фразы, делая через каждые 5-6 секунд паузы, внимательно слушайте собеседника и не допускайте грубости. Следует избегать лести, так как она не искренна и фальшива, и обмана (хотя осторожный обман на переговорах может входить в правила игры). Стремитесь к компромиссам, не задевайте чести партнера, помните, что жесты усиливают речь, но ими не следует злоупотреблять, напряжение снимайте шуткой, но учитывайте, что не все понимают анекдоты. Не надо настаивать все время на своих формулировках, постараться найти в формулировках партнера рациональное зерно. Старайтесь, где это возможно, не ссылаться на вышестоящие инстанции, так как ваши трудности партнеров не волнуют;
В процессе переговоров не следует начинать беседу с вопросов, по которым мнения расходятся, делать акцент на вопросах, по которым имеется согласие. Проявляйте гибкость, так как неуступчивость ведет к осложнениям. Разногласия стремитесь устранять сразу, если это невозможно - лучше взять тайм-аут. Допущенную ошибку следует тут же исправить. Стремиться показать партнеру, что он неправ, только жестом или взглядсм, избегайте фразы «Я Вам сейчас докажу», не страхуйтесь сильно, так как можно при этом проиграть.
На переговорах не следует давать нереальных обещаний, разговаривать между собой, думая, что партнеры не знают русский язык, отвлекаться на телефонные разговоры, лучше телефон отключать. Всегда учитывайте национальные особенности собеседников.
Если переговоры прошли неудачно, нужно стремиться не расходиться врагами. Лучше оставить о себе хорошее мнение и воспоминание.