Описание предметной области

ВВЕДЕНИЕ

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации учета материалов на складе предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access [4.].

В данном курсовом проекте будет разработана база данных по «Учету малоценных материальных запасов хозяйственной части Михайловского экономического колледжа-интерната в подсистеме «Комендант».

Пользователем приложения является комендант Михайловского экономического колледжа-интерната.

ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ

Описание предметной области

Предметной областью автоматизации является задача учёта малоценных материальных запасов хозяйственной части Михайловского экономического колледжа-интерната в подсистеме «Комендант» и заключение договора со студентами, проживающими в общежитии.

Процесс решения задачи вручную выглядит следующим образом: комендант ведет учет малоценных материальных запасов и выдаёт их студентам, проживающим в общежитии, а также заключает договор со студентами, вселяющимися в общежитие. Для этого она составляет «Заявку» на имя директора, в которой указываются наименование необходимых материалов, количество штук и номер блоков в которые они будут установлены. После получения материалов по «Требованию-Накладной» комендант производит их выдачу, и данные о выдаче заносит в «Книгу учета», которая ведется по каждому виду материалов на отдельной странице. После каждого поступления комендант заполняет «Акт о списании материальных запасов», в котором списывает все израсходованные материалы, их цену и направление расхода. В конце месяца составляется «Оборотная ведомость по материальным запасам учитываемым по Фактической (партийной) цене», в которой подсчитываются остатки на начало месяца.

Анализ документооборота

В процессе исследования предметной области было выявлено ведение определённого количества документов, которые условно можно разделить на:

-документы-справочники;

-входные;

-выходные документы.

2.2.1. Документы – справочники

Для решения задачи учета выполненных работ используется ряд документов, содержащих нормативно – справочную информацию, которая используется при ведении учётных и выходных документов.

Справочник «Список общежития» содержит данные о студентах. Вид справочника представлен в приложении 1.

Справочник «Договор о взаимной ответственности» содержит данные о правилах проживания. Вид справочника представлен в приложении 2.

Входные документы

В результате исследования предметной области были выявлены входные документы содержащую входную информацию.

Документ «Акт о списании материальных запасов № 147», содержит все данные о списанных материалах. Вид документа представлен в приложении 3, характеристики – в таблице 2.1.

Документ «Требование-накладная № 14»содержит данные о необходимых материалах. Вид документа представлен в приложении 4, характеристики – в таблице 2.1.

Документ «Книга учета» содержит данные о приходе, расходе и оставшихся материалах. Вид документа представлен в приложении 5, характеристики – в таблице 2.1.

В документе «Книга учета» есть вычисляемый реквизит: «Остаток», который рассчитывается по формуле 2.1.:

Остаток=ПРИХ-РАСХ (2.1.)

Где:

ПРИХ – приход;

РАСХ – расход.

В документе «Акт о списании материальных запасов № 147» есть вычисляемый реквизит: «Сумма», который рассчитывается по формуле 2.2.:

Сумма=КОЛВ*ЦЕН (2.2.)

Где:

КОЛВ – количество;

ЦЕН – цена.

В документе «Требование-накладная № 14» есть вычисляемый реквизит: «Сумма», который рассчитывается по формуле 2.3.:

Сумма=ОТП*ЦЕН (2.3)

Где:

ОТП – отпущено;

ЦЕН – цена.

Таблица 2.1. Характеристики входных документов

Документ	Форма документа	Вид	Информационный объём	Количество экземпляров в год	Кем заполняется
Акт о списании материальных запасов	Табличная	Разовый			Комендантом
Требование-накладная	Табличная	Разовый			Комендантом
Книга учета	Табличная	Накопительный			Комендантом

Выходные документы

Документ «Акт о списании материальных запасов № 147», содержит все данные о списанных материалах.

В документе «Акт о списании материальных запасов № 147» есть вычисляемые реквизиты: «Сумма фактически израсходованных материалов», которая рассчитывается по формуле 2.1 и «Общая сумма списанных материалов по настоящему акту», которая рассчитывается по формуле 2.2.

Сумма фактически израсходованных материалов =

= КолСпис*Цен (2.1.)

Общая сумма списанных материалов по настоящему акту =

=∑( КолСпис*Цен) (2.2.)

Вид документа представлен в приложении 3, характеристики – в таблице 2.1.

В документе «Книга учета» есть вычисляемый реквизит: «Остаток», который рассчитывается по формуле 2.3.:

Остаток=ПРИХ-РАСХ , (2.3.)

Где:

ПРИХ – приход;

РАСХ – расход.

Сумма=КОЛВ*ЦЕН , (2.4.)

Где:

КОЛВ – количество;

ЦЕН – цена.

Сумма=ОТП*ЦЕН , (2.5.)

Где:

ОТП – отпущено;

ЦЕН – цена.

Таблица 2.2. Характеристики выходных документов

Документы	Форма документа	Вид	Информационный объём	Количество экземпляров в год
Заявка	Простая	Разовый
Оборотная ведомость	Комбинированная	Разовый

С учётом рассмотренных документов, последовательности и характера их обработки была определена следующая схема документооборота, представленная на рисунке 2.1.

Рис. 2.1. Схема документооборота предметной области «АИС Колледж. Подсистема «Комендант»»

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ