Робота секретаря з інформацією для керівника
Секретар повинен допомагати керівникові орентіроваться в інформаційних потоках, знаходити, обробляти потрібну інформацію, а іноді і готувати інформаційно-оглядові реферати.
Секретар повинен уважно переглядати статті, що розкривають цікавлять керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати і т.д. Найбільш важливі місця в статтях можна виділити закладками або підкреслити.
Складаючи реферат, секретар не повинен вносити будь-які доповнення від себе. Якщо необхідно, в реферат можуть бути включені таблиці, схеми, графіки.
У повсякденній роботі секретар повинен щодня збирати і фіксувати в щоденнику дані, які можуть цікавити керівника і уточнювати їх у фахівців. Керівнику слід представляти не тільки достовірну інформацію, перевірену.
Важливими чинниками успіху роботи особистого секретаря є уміння поводитися з людьми і здатність створити враження, що підвищує авторитет керівника. Секретар повинен бути важливою ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне прийняття необхідних заходів. Секетарь є особистим представником свого керівника, і виконання цієї кючевой ролі вимагає уміння робити сприятливе враження на працівників організації й представників інших фірм.
Роль секретаря керівника, як вона визначається в брошурі Європейської асоціації професійних секретарів, полягає в тому, щоб знати суть діяльності свого керівника і вміти значну частина цієї роботи брати на себе.
До обов'язків секретаря входить:
1. Стенографування, друкування станограмм, складання листів і т.д.
2. Отримання, обробка вхідної та вихідної пошти.
3. Ведення телефонних розмов, організація прийомів.
4. Ведення щоденника керівника; організація його зустрічей.
5. Організація ділових поїздок керівника.
6. Реєстрація ділової кореспонденції, ведення справ.
7. Організація та участь у роботі совещеній.
8. Організація справ у кабінеті керівника.
9. Звільнення керівника від рутинних операцій.
10. Інформаційне забезпечення.
11. Оформлення банківських рахунків.
12. Керівництво діяльністю підлеглих секретарю діловодних служб і персоналу.
13. Дотримання позитивних правил техніки безпеки.
14. Організація і керівництво роботою щодо забезпечення нерозголошення обробленої інформації.
15. Забезпечення секретаріату й керівника необхідними канцелярськими приладдям.
16. Організація загальних зборів та заходів загального характеру.
Цю тему для своєї курсової роботи я вибрала не випадково. Зараз я працюю в організації секретарем. Те, що я прочитала у книгах Джона Харрісона, Рішара і Клауса, глибоко відрізняє секретарів західних фірм і наших. Я не в якій мірі не хочу образити наших секретарів, але їх працював дуже сильно відрізняється від роботи секретарів на Заході, та й не тільки там.
У книзі Д. Харрісона дуже добре написано, що таке секретар, його обов'язки, якості. Вона була б хорошим посібником або пам'яткою для наших секретарів. Буквально все розкладено по поличках. Що треба робити, як треба робити і т.д.
Коли дивишся по телебаченню зустрічі керівників фірм, то мимоволі звертаєш увагу на супровід, у тому числі, і на секретаря. Зазвичай це стриманий, манірний чоловік. У нас теж такі є, але нажаль, їх не так вже й багато. Тим більше, зараз організується дуже багато акціонерних фірм, бірж, які укладають контракти із західними фірмами. І секретарі повинні бути "на рівні". Харрісон не даремно пише, що "секретар представляє свого керівника, і по ньому судять, іноді, навіть про фірму".
Перш за все, у секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Можна навіть організувати так звані курси секретарів, де навчати їх діловим і особистим качетве, які притаманні цій професії. У нас в країні вже є такі, але вони не завжди дають той багаж знань, який необхідний у роботі секретаря.
Секретар - важлива професія, особливо в наш час, в епоху створення все нових і нових фірм. У більшій мірі від нього теж буде залежати успіх фірми або підприємства. І нехай професія секретаря ніколи не упустить свого престижу.
Сучасні засоби зв’язку
Ефективність управління діяльністю установ, організацій і підприємств переважно залежить від можливості своєчасної передачі і прийому необхідної оперативної інформації. Можливість оперативної передачі різнобічної планово-економічної, фінансово-бухгалтерської, звітно-статистичної, рекламно-постачальної та іншої управлінської інформації набуває особливого значення для нормального функціонування: організацій, підприємств, установ, фірм.
Для вирішення цих задач випускається широка номенклатура сучасних засобів прийому і передачі інформації, які відрізняються призначенням, принципом роботи, будовою та експлуатаційними характеристиками.
Передача інформації здійснюється по різних каналах зв’язку за допомогою передавально-приймальних пристроїв. Засоби передачі інформації можна класифікувати таким чином:
· Засоби транспортування документів
· Автоматизована пошта
· Системи акустичного зв’язку
· Системи абонентського телефонного зв’язку
· Факсимільний зв'язок
· Радіотелефонний та радіозв’язок
· Системи телеграфного, фототелеграфного зв’язку
· Комп’ютерні мережі, електронна пошта, Інтернет
· Системи телевізійного зв’язку
· Системи і засоби сигналізації.
За способом передачі інформації їх розподіляють на: засоби й методи транспортування документів, засоби адміністративно-управлінського зв’язку; за типом інформації – на засоби передачі візуальної інформації і засоби передачі акустичної інформації; за типом каналів передачі інформації: 1) механічним каналом передачі; 2) провідним і немеханічним каналом зв’язку; 3) лазерним; 4) волоконнооптичним; 5) радіоканалами; 6) телебаченням; 7) космічним зв’язком. Крім того, деякі засоби інформації можуть відрізнятися здатністю одностороннього або переважно двостороннього обміну інформацією між кореспондентами і схемами з’єднання каналів з кореспондентами (лінійною, кільцевою, радіохвильовою) кожен з кожним
Аудіо конференція
Аудіо конференція використовує аудіо-зв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найбільш простими технічними засобами реалізації аудіо-конференцій є телефоний зв'язок, оснащений додатковими пристроями, що дають змогу участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудіо-конференцій не вимагає наявності комп'ютера, а тільки припускає використання двостороннього аудіо-зв'язку між її учасниками. Використання аудіо-конференцій полегшує прийняття рішень, воно дешеве й зручне. Ефективність аудіо-конференцій підвищується при виконанні наступних умов:
* працівник, який організує аудіо-конференцію, повинен попередньо
забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;
* кількість учасників конференції не повинна бути занадто великою
(звичайно не більше шести), проблеми;
* програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно,
наприклад, з використанням факсимільного зв'язку;
* перед тим як почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;
* повинні бути організовані запис конференції і її збереження;
* запис конференції повинен бути роздрукований й відправлений всім її
щоб утримати дискусію в рамках обговорюваної учасникам.
Телеграф
Телеграф (дав.-гр. τῆλε — «далеко» + γρᾰ́φω — «пишу») в сучасному значенні — засіб передачі сигналу по дротах або іншим каналам електрозв'язку.
Інформація, яка передається, як і та, що приймається, створюється у вигляді машинописного тексту, видрукованого на паперовому носії (вузька стрічка). Телеграфний зв'язок здійснюється по телеграфній мережі загального призначення та по абонентській телеграфній мережі.
Для передачі і приймання інформації в системах телеграфного зв'язку застосовують літеродрукуючі телеграфні апарати - телетайпи. До них належать:
- перфоратори, що наносять на перфострічку
текст телеграми у вигляді комбінацій отворів у відповідності з
телеграфним кодом. Кожна комбінація отворів відповідає знаку
(літері, цифрі) або команді;
- трансміттер, що передає по телеграфних
каналах закодовану на перфострічці
інформацію у вигляді електричних імпульсів;
- реперфоратор приймає закодовані електричні імпульси і перетворює
їх на запис на перфострічці.
Телефакс
Факс — документ, що пересилається телефонними лініями. Факсимільну машину теж скорочено називають факсом. В різних формах машини існували ще з кінця 19 століття, однак сучасні машини стали поширеними починаючи з 1970 років внаслідок збільшення попиту та здешевлення апаратів.
З появою інтернету, ним стали користуватись в якості заміни факсимільного зв'язку, однак попри різні негативні прогнози, факсами продовжують користуватися. Факс, як і телефон залишаються звичними(якщо не обов'язковими) атрибутами підприємств та державних організацій.
У зв'язку з частими збоями в міській телефонній мережі більшу частину часу при передачі факс-повідомлень віднімає дозвін до абонента та безпосереднє відправлення факсів.
У факсах із цифровою пам'яттю можна документи спочатку пропускати через сканер (вони будуть збережені в пам'яті), а потім доручити апарату додзвонитися до абонента та передати сторінки з пам'яті. При цьому оригінали можна забрати й працювати з ними далі.
Факси з цифровим пристроєм, що запам’ятовує, дозволяють сканувати документи в пам'ять, навіть якщо в цей момент апарат веде передачу іншого документа або приймає повідомлення.
Факс-апарати можна запрограмувати на розсилання різним абонентам різних документів. При цьому, щоправда, кількість таких документів значно обмежується (наприклад, факс, що зберігає в пам'яті до 12 сторінок, може передати в такому режимі три сторінки).
Документ можна розсилати різним абонентам, не пропускаючи його щораз через приймальний пристрій.
Якщо у факсі закінчився папір або чорнило, прийняті документи будуть збережені в пам'яті й автоматично роздрукуються, коли видаткові матеріали будуть заповнені.
Отримані документи можуть бути збережені в пам'яті без роздруківки в спеціальній поштовій скриньці, що дозволить зберегти конфіденційність переговорів. Можна роздрукувати ці документи пізніше або переслати на інший факсимільний апарат.
Особисті поштові скриньки зазвичай кодуються самими абонентами – тільки знаючи пароль, можна довідатися, яку інформацію вони містять.
Електронна пошта
Електронна пошта - найпоширеніша послуга мережі Internet. Уданий час свою адресу електронної пошти мають приблизно 20мільйонів чоловік. Посилка листа по електронній пошті обходитьсязначно дешевше посилки звичайного листа. Крім того спільнота?? ие,послане по електронній пошті дійде до адресата за кілька годин, у тойчас як звичайний лист може добиратися до адресата декілька днів, а тоі тижнів. Оцінки говорять, що в світі є більше 50 мільйонівкористувачів електронної пошти. У цілому ж у світі трафік електронної пошти (протокол smtp) займає лише 3.7% всього мережевого. Популярність їїпояснюється, як нагальними вимогами, так і тим, що більшістьпідключень - підключення класу `` доступ за викликом''(з модему), а у нас в Україні, взагалі, в переважній більшості випадків - доступ UUCP. E-mailдоступна при будь-якому вигляді доступу до Internet.
E-mail (Electronic mail) - електронна пошта. З її допомогою ви можетенадсилати повідомлення, отримувати їх у свою електронну поштову скриньку, відповідатина листи ваших кореспондентів автоматично, використовуючи їх адреси, виходячиз їх листів, розсилати копії вашого листа відразу декільком одержувачам,переправляти отриманий лист за іншою адресою, використовувати замістьадрес (числових або доменних імен) логічні імена, створювати кількапідрозділів поштової скриньки для різного роду кореспонденції, включати влиста текстові файли, користуватися системою «відбивачів пошти» дляведення дискусій із групою ваших кореспондентів і т.д. З Internet виможете посилати пошту в суміжні мережі, якщо ви знаєте адресувідповідного шлюзу, формат його звернень і адресу в тій мережі.
Використовуючи e-mail, ви можете користуватися ftp в асинхронному режимі.
Існує безліч серверів, що підтримують такі послуги. Ви посилаєте e -mail на адресу такої служби, яка містить команду цієї системи, наприклад, датилістинг якійсь директорії, або переслати файл такий-то до вас, і вамприходить автоматично відповідь по e-mail з цим лістингом або потрібним файлом.
У такому режимі можливе використання майже всього набору команд звичайногоftp. Існують сервери, що дозволяють одержувати файли по ftp не тільки з нихсамих, але з будь-якого ftp-сервера, який ви вкажете у своєму посланні e-mail.
E-mail дає можливість проводити телеконференції та дискусії. Для цьоговикористовуються, встановлені на деяких вузлових робочих машинах, mailreflector-и. Ви посилаєте туди повідомлення із зазначенням підписати вас на такий -то рефлектор (дискусію, конференцію), і ви починаєте отримувати копіїповідомлень, які туди посилають учасники обговорення. Рефлектор поштипросто після отримання електронних листів розсилає їх копії всім передплатникам.
Факсимільний апарат
Факсимільний апарат дає змогу вести звичайні телефонні розмови, підключивши паралельний телефон; приймати факсимільні повідомлення (так званими факсами) з іншого факсу, передавати свої; працювати в режимі автовідповідач-факс; автоматично приймати повідомлення голосом, а також факсимільні повідомлення; набирати номер телефону, не піднімаючи трубки, багаторазово повторювати виклик абонента ("додзвін"); запрограмувати та зберігати в пам'яті кілька десятків телефонних номерів, викликати їх натисканням однієї або трьох клавіш; "засекретити" окремі номери; копіювати документи; записати двосторонню розмову, щоб мати змогу потім прослухати її; маніпулювати із записаними повідомленнями; зателефонувати з іншого телефону та прослухати всі повідомлення голосом, записані факсом; з іншого телефону перепрограмувати звукове повідомлення автовідповідача; з іншого факсу запросити факсимільне повідомлення; телефонувати з іншого телефону і прослуховувати, що відбувається у вашому офісі.
До комплекту факсимільного апарата входять: факс, телефонна трубка, шнур під'єднання до телефонної мережі, мережевий шнур, шнур під'єднання до телефонної трубки, мікрокасета з магнітною стрічкою, рулон паперу для термодруку, лоток для документів, які подаються. Під час установлення факсу рекомендується під'єднати до нього паралельний телефон - він виручить при зникненні напруги в мережі. Факс слід під'єднати до окремої розетки в мережі. Якщо на телефонній лінії, до якої під'єднаний факс, встановлено паралельний телефон, не використовуйте його під час прийому-передачі факсимільних повідомлень, щоб не погіршити зображення, яке передається.
Вихідне повідомлення (ОGМ - оut going message) - це те, що відтворює ваш факс в режимі автовідповідача, повідомляючи, що вас немає на місці, і пропонуючи передати факс або повідомлення голосом. Рекомендаційна тривалість повідомлення -12с, але не більше 16 с, причому паузи між словами не повинні перевищувати 2 с.
При передачі документів враховують такі обмеження: ширина паперу від 128 до 216 мм; ефективна ширина сканування 208 мм; маса квадратного метра паперу від 45 до 90 г; в лотку може бути до 10 документів; не слід використовувати папір з покриттям.
Перелік основних функцій
# 01 - установка дати.
# 02 - ваш логотип (тобто назва компанії або ім'я).
# 03 - ваш телефонний номер.
# 04 - друк повідомлення про передачу документів.
# 05 - рахунок дзвінків у режимі АNS/FАХ.
# 06 - рахунок дзвінків у режимі FАХ.
# 07 - час запису автовідповідача.
# 08 - ідентифікатор для дистанційного управління автовідповідачем.
# 99 - друк переліку установок,
Факс – це пристрій, призначений для передавання даних (текстів, малюнків) в графічному вигляді по телефонних каналах. Вони з’явились ще задовго до появи персональних комп’ютерів і мереж.
Факсимільний апарат представляє собою електромеханічний пристрій, що складається із сканера, модема, принтера і мотора з шестернями. Сканер зчитує зображення документу, оцифровує його і передає інформацію на модем. Мотор і шестерні якраз відповідають за коректну подачу паперу в сканер і принтер. Модем перетворює цифрові сигнали в послідовність модульованих сигналів і забезпечує їх передавання на інший факсимільний апарат через звичайну телефонну лінію. Модем приймаючого пристрою перетворює даний модульований сигнал знову в цифрову форму (демодуляція) і передає її на принтер. Принтер роздруковує отриману інформацію на звичайному папері або термопапері (в залежності від використовуваної технології).
Сучасні факсимільні апарати володіють великою кількістю додаткових функцій або можуть бути одною із функціональних складових іншого роду пристроїв (приміром багато мультифункціональних пристроїв мають в собі крім принтера, сканера і ксерокса ще і факс). Нові моделі дозволяють значно пришвидшити і автоматизувати процес відправки факсів, крім того його можна використовувати як принтер, ксерокс, так і простий стаціонарний телефонний апарат.
Для порівняння систем факсимільного зв’язку використовують наступні показники:
· Розмір зображення, що передається. Стандартним форматом є А4, та існують апарати, що дозволяють передавати і газетні сторінки.
· Швидкість передавання інформації. Вимірюється в кількості рядків, що передаються за одну хвилину. Для стандартних розмірів паперу швидкість може бути від 60 до 250 рядків за хвилину.
· Час передавання зображень. Є похідною величиною від швидкості передавання інформації.
· Роздільна здатність. Визначається чіткістю деталізації зображення і вимірюється кількістю ліній на 1мм довжини рядка.
· Тип друку. Їх є декілька: лазерний, струменевий і на основі методу термопереносу (потрібно використовувати термопапір). Кожен з типів має свої характерні особливості, тому обирається відповідно до вимог до самого факсу.
З масовим поширенням Інтернет технологій, стало простіше обмінюватись різного роду документацією з допомогою електронної пошти. Проте свою долю ринку факсимільні апарати досі утримують, адже в кожному офісі є в наявності хоча б один такий апарат.