Этапы разработки и моделирования АРМ юриста
Рассмотрим основные положения, которыми руководствовались разработчики АРМ, придерживаясь ретроспективы их появления [5].
Первые АРМ были профессионально-ориентированными, и их программное обеспечение определялось, как правило, характером выполняемых работ. Они предназначались для конкретных специалистов и обеспечивали решение задач соответствующей предметной области.
Вместе с тем широкое распространение получил функциональный подход к разработке АРМ, который сводился к следующему. Анализировались функции, выполняемые работниками той или иной профессии. Из них выбирались наиболее типичные с последующим созданием программных средств для их автоматизации. Разработанное программное обеспечение объединялось в целостный комплекс, поддерживающий задачи соответствующей профессии, который оформлялся в виде конкретного АРМ. При всех своих недостатках и ограничениях такой подход стал целым этапом в становлении концепции АРМ. Управленческая деятельность описывалась как совокупность процессов, соотнесенных с графиком выполнения заданий, причем деятельность каждого сотрудника увязывалась с деятельностью остальных. Таким образом, возникал общий план-график работ. Исходя из него формировались задания исполнителям, выдавались напоминания, накапливались данные о деятельности сотрудников. Использование необходимых данных позволяло осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и проводить совещания специалистов, находящихся на значительном удалении друг от друга. Интегрированные программные пакеты с перечисленными функциями и служили базой для автоматизации.
Наличие широкого спектра программного обеспечения для ПК не исключало необходимости разработки новых приложений, по мере того как возникала необходимость создания АРМ для новых профессий. Требовались дальнейшая их специализация, привязка к деятельности конкретного отдела, подразделения и т. п. По мере накопления программных средств и более точной спецификации служебных обязанностей специалистов возникали предпосылки для полного отказа от функционального подхода к созданию АРМ. В идеале они должны создаваться под конкретного специалиста с учетом решаемых задач, взаимосвязей с другими сотрудниками, личных наклонностей и привычек. Учет этих факторов касается не только функционального программного обеспечения, технических и организационных средств, но и соблюдения эргономических требований.
К настоящему моменту известен ряд подходов к проектированию и реализации АРМ специалиста различных предметных областей и их соотношения с организационными структурами.
Рассмотрим некоторые подходы к разработке АРМ юриста.
Первый подход предполагает встраивание АРМ в действующую систему управления. В данном случае они разрабатываются с учетом не только функциональных обязанностей юристов, но и сложившихся между ними производственно-управленческих отношений. При этом сохраняются принятый в организации стиль управления и сложившийся документооборот. Функциональные обязанности юристов в своей основе не претерпевают изменений, за исключением освоения новых инструментов обработки данных и техники работы с ними.
Второй подход предполагает создание соответствующих АРМ для юриста, которые будут работать в рамках заново формируемой системы управления. При этом необходимо предусмотреть внедрение прогрессивного документооборота; как правило, он должен быть электронным, и его надлежит поддерживать средствами автоматизации на всех уровнях иерархии управления. Влияние АРМ на эффективность управленческих решений обусловлено главным образом использованием новых методов их обоснования, широким привлечением формального математического и статистического аппарата, а также адаптацией пользователей к современным средствам автоматизации. Они обеспечивают поддержку на всех этапах процесса принятия решения, который должен быть непрерывным или иметь как можно меньше разрывов во времени.
Третий подход предусматривает частичное изменение действующей системы управления и принимаемых решений, которые поддерживаются соответствующими АРМ. В этом случае возможна лишь частичная адаптация некоторых из них при сохранении большинства в исходном состоянии.
Говоря о функционировании АРМ, необходимо рассмотреть компонент, который должен быть принят за единицу обработкина рабочем месте специалиста, в частности юриста. К таким единицам согласно сложившейся иерархии можно отнести проблему, функцию управления, бизнес-процесс, задачу, работу. При этом проблема может состоять из нескольких функций управления, каждая из которых реализуется совокупностью процессов и/или задач в общем случае. Каждая задача реализуется благодаря выполнению определенного перечня работ, характерных для нее. Любая проблема и/или функция управления также может быть реализована соответствующим набором процессов, задач и работ. Поэтому при проектировании конкретного АРМ юриста следует организацию обработки информации строить с учетом иерархии выбираемых единиц обработки.
При классической организации обработки информации предусматривалось последовательное решение задач (соответствующие АРМ относятся к первому поколению, за основную единицу обработки в них принималась задача). Второе поколение АРМ предполагало объединение задач в соответствии с функциями управления, и в пределах каждой из них задачи решались в заданном порядке. Обработка информации при использовании АРМ первого и второго поколений предполагала разрыв во времени между переработкой данных и принятием решения, что мешало оперативно реагировать и воздействовать на возникающие ситуации. Что касается организации данных, то они могли представлять собой набор файлов, либо баз данных, либо их сочетание.
Комплексной обработке информации для принятия решений способствовало развитие концепции баз данных и систем управления ими. Наличие агрегированного информационного пространства позволило существенно сократить разрыв во времени между обработкой и принятием решений. Так появились АРМ третьего поколения, основной единицей обработки для которых был уже процесс.
В настоящее время появляется все больше АРМ, относящихся к четвертому поколению. В основу их функционирования положены понятия работы как основной единицы обработки информации и потока работ.
Главным достоинством АРМ является возможность максимального встраивания элементов новой информационной технологии в процесс управления (сложившийся, новый или трансформированный) без нарушения естественного хода выработки и принятия конструктивных управленческих решений. Программно-технические средства АРМ предоставляют пользователю-юристу возможность в режиме диалога с компьютером учитывать трудно формализуемые факторы путем отслеживания процесса обработки данных, при необходимости вмешиваясь в его ход и внося необходимые корректировки. При этом можно производить многократные расчеты, моделируя возможные варианты и реализуя различные ситуации, что повышает обоснованность и оперативность принимаемых решений.
К наиболее важным преимуществамАРМ относятся:
- персонализация выполнения юристом своих обязанностей, поддержание дружественного интерфейса в терминах предметной области, создание эффективной технологии решения задач управленческим персоналом в интерактивном режиме без традиционных посредников, являвшихся штатными сотрудниками АСУ (программистов, различного рода операторов, специалистов);
- компактность размещения персонифицированного оборудования, доступность и простота его эксплуатации за счет создания простых диалоговых процедур взаимодействия пользователя-юриста с вычислительными ресурсами;
- возможность работать в автономном режиме, а также в качестве функциональных узлов сети и/или человеко-машинных подсистем низового звена в многоуровневых иерархических системах управления;
- возможность выбора единиц обработки (в том числе в допустимом их сочетании) согласно иерархии, обусловленной реальной сложностью функционирования хозяйствующего субъекта и его структурных подразделений;
- включение программно-аппаратных средств в контур коммуникационных отношений конечных пользователей, что способствует их продуктивной деятельности.
Моделируя АРМ юриста в области управления, необходимо учитывать следующие обстоятельства:
- структура и функции объекта и/или системы управления могут либо модифицироваться, либо трансформироваться в процессе их функционирования;
- цели функционирования хозяйствующего субъекта могут ставиться недостаточно четко, а отдельные из них могут трактоваться и/или восприниматься неоднозначно;
- не все цели адекватно соотносятся с количественной оценкой, а для некоторых из них такая оценка может вообще отсутствовать;
- поскольку процесс управления является многошаговым, содержание каждого из них обусловлено результатами предыдущих шагов; это значит, что результат последнего заранее не определен;
- консерватизм исполнителей (с учетом человеческого фактора) и элементов уже существующей системы предполагает определенное противодействие (пассивное, а иногда и активное) любым управляющим воздействиям.