Принципы построения АРМ юриста и требования к ним
Проектирование и разработка АРМ являются сложной системной проблемой, которая нацелена на решение организационных, технических, математических, лингвистических, программных, эргономических и других вопросов. Ее решение предполагает изучение предметной области, выбор методов и средств проектирования, соблюдение общесистемных и специфических принципов построения программных продуктов.
Рассмотрим общесистемные принципы создания АРМ [6].
Системное единство. На всех стадиях создания, функционирования и развития АРМ должна обеспечиваться его целостность. При этом следует исходить из того, что АРМ рассматривается и как элемент системы управления, и как локальная информационно-вычислительная система. Последняя должна обеспечивать полный набор компонентов информационной технологии, информационные взаимосвязи различных моделей (математических, статистических, информационных и др.), определенные взаимоотношения между специалистами, новые формы взаимодействия пользователя с компьютером и информационными ресурсами.
Принцип системного единства на этапе проектирования АРМ предусматривает последовательное выполнение следующих работ.
Постановка задачи. Определяются цели разработки новых алгоритмов, программных средств и/или адаптации существующих. Формулируются основные требования к алгоритмам, программным компонентам, лингвистическим средствам, информационным ресурсам и их структурной организации.
Структуризация. Определяется место и описывается среда функционирования АРМ в системе организационного управления. Формулируются требования и ограничения к программному и информационному обеспечению, к различного уровня интерфейсам юриста с АРМ. Прописываются интерфейсы технических средств между собой, с компьютером, каналами связи. Кроме того, выбирают необходимые и перспективные протоколы обмена, а также средства защиты транспортируемых данных. Определяются уровень ответственности, количество пользователей, интенсивность информационного взаимодействия и т. п. Выбирают адекватные механизмы принятия решений.
Параметризация. Анализируются и уточняются параметры имеющихся в наличии технических средств. Выбираются в качестве инструментов реализации соответствующее проектное, программное и информационное обеспечение. Устанавливается соответствие каждого средства требованиям и ограничениям, описанным на этапе структуризации.
Сама структура будущего АРМ декомпозируется на функционально однородные компоненты с выявлением связей (информационных, управленческих и структурных) между ними. Программная реализация должна обеспечивать достижение заданных параметров. Составляется и печатается проектная документация, удовлетворяющая требованиям организационного, технического, программного и информационного обеспечения.
Реализация. Данный этап предполагает непосредственную разработку адаптируемого программного и информационного обеспечения в виде функционально однородных компонентов АРМ с реализацией информационных, управленческих и структурных связей между ними; при этом следует учитывать возможность настройки под конкретного пользователя. Решаются также организационные, технические и эргономические вопросы в соответствии с требованиями и результатами предыдущих этапов проектирования. Готовится проектная документация в соответствии с требованиями технического и рабочего проектов.
Разрабатывая АРМ, необходимо подвергнуть критической ревизии:
- способы кодирования и хранения обрабатываемой информации (текстовой, графической, аудио- и видеоматериалов и др.);
- формы представления текстовой и графической информации;
- соотношение текстовых и графических материалов с целью выбора наилучшего способа представления информации юристу, принимающему решение;
- параметры интенсивности запросов и времени их обслуживания в многопользовательском варианте системы;
- методы и способы архивирования информации при ее хранении и обмене между компонентами АРМ.
Гибкость. Предполагает адаптацию программного и информационного обеспечения функционально однородных компонентов АРМ с реализованными связями (информационными, управленческими и структурными) к возможным трансформациям системы управления благодаря модульности построения его элементов и соблюдению соответствующих стандартов. При этом необходимо учитывать и человеческий фактор, поскольку АРМ по своей сути является человеко-компъютерной системой. Принцип гибкости предполагает наличие методического и лингвистического обеспечений, позволяющих юристу самостоятельно видоизменять форму, структуру и наполнение выдаваемых компьютером документов, а также дополнять функциональные возможности АРМ в меру своей профессиональной подготовленности и степени владения предоставленными для этих целей средствами.
Устойчивость. Программно-аппаратные средства АРМ обязаны стабильно функционировать вне зависимости от воздействия на них внутренних и внешних нештатных ситуаций и/или факторов. При возникновении таких отклонений в отдельных компонентах АРМ они должны легко устраняться, а работоспособность системы в целом — быстро восстанавливаться. Устойчивость работы достигается за счет применения дополнительных технических устройств и соответствующей аппаратуры, обеспечивающей безопасность на физическом уровне, а также за счет использования специальных программных средств защиты всех компонентов, включая программное обеспечение и информационную базу.
Единообразие. Предполагает использование юристами АРМ единых понятий, терминов, условных обозначений, символики, способов представления и отображения данных, средств проектирования и программирования и т. д. Вся эта атрибутика регламентируется международными, общегосударственными и отраслевыми стандартами.
Эффективность. Обусловлена назначением АРМ как конструктивного компонента хозяйствующего субъекта, основной целью функционирования которого является получение прибыли. Это достигается за счет повышения рентабельности, сокращения издержек производства и совершенствования системы управления. Поскольку АРМ является компонентом, который непосредственно не производит материальных благ, стоимость его разработки и эксплуатации должна быть минимальной. Это обстоятельство предполагает тщательность в выявлении структурных модулей АРМ, возможность наращивания и совершенствования отдельных его структурных элементов и связей между ними, четкое определение затрат на создание и внедрение, расчет экономической эффективности всех стадий проектирования по общепризнанным методикам.
Ориентация на юриста. АРМ необходимо создавать таким образом, чтобы от пользователя не требовалось специальных знаний в области программирования. Юрист может остаться в рамках свойственной, привычной и понятной ему технологии формирования необходимых документов, создания и заполнения баз данных. Поддержание такой технологии предполагает:
- разработку широкого спектра возможных интерфейсов, включая и интеллектуальный, обеспечивающих диалог исполнителя с компьютером;
- отбор лексики конкретной предметной области с последующим ее включением в электронный словарь, компоненты которого активно используются в диалоге исполнителя с АРМ;
- инвариантность и модульность системного обеспечения АРМ;
- адаптируемость функционально-ориентированных компонентов АРМ самим специалистом предметной области без обращения к разработчику программных продуктов.
Функциональная полнота. В рамках конкретной предметной области АРМ обеспечивает удовлетворение информационной потребности пользователя, проведение необходимых расчетов и вычислений, а также накопление и обработку информации. Достигается это за счет применения программных средств, основу которых составляют развитые и проверенные алгоритмы. Адаптация существующих программных модулей АРМ к изменившимся средствам управления должна производиться без существенной реконструкции системы управления в целом.
В современных условиях функционирования хозяйствующих субъектов принципиальным моментом является включение в контур принятия решений экспертных систем с их базами знаний.
Помимо рассмотренных принципов необходимо остановиться и на основных требованиях к созданию АРМ:
- достаточное полное удовлетворение информационных и вычислительных потребностей специалиста;
- однородность и технологическая совместимость технических средств и программного обеспечения;
- возможность индивидуальной адаптации к потребностям конкретных специалистов в части форм отображения входной информации, выходных отчетов, различного уровня интерфейсов и т. п.;
- наглядность, естественность, информационная емкость форм отображения ситуационной обстановки;
- мощность языковых средств взаимодействия специалиста с компьютером, минимизация времени на получение необходимых сведений, интерактивный режим;
- максимальное быстродействие каналов связи при корпоративной работе в клиент-серверной системе;
- функциональная адаптация АРМ и его интерфейса к уровню подготовки специалиста;
- простота освоения;
- доступность приемов и средств общения пользователя с информационным и программным обеспечением;
- достаточность и доступность терминологических понятий лексики предметной области;
- гибкость (обеспеченная модульным построением компонентов) в обслуживании аппаратно-программных средств.
Этот список не является исчерпывающим; он может дополняться и видоизменяться в зависимости от конкретных условий функционирования хозяйствующего субъекта, его взаимодействия с другими предприятиями и организациями.
Исходя из рассмотренных принципов и требований, выделим главные функции, обеспечивающие продуктивное функционирование как самих АРМ, так и пользователя-юриста в целом, управление которым поддерживается с их помощью. К таким функциям относятся:
- поддержание в актуализированном состоянии информационных ресурсов хозяйствующего субъекта, а также их защита от несанкционированного доступа;
- обеспечение информационного и справочного обслуживания специалистов всех уровней управления;
- персонализация вычислений с выполнением арифметических и логических операций, а также операций отношения;
- аналитические, математические, статистические, финансовые, проверки свойств и значений, учета, контроля, управления, регулирования, обработки и др.;
- совершенствование интеллектуального интерфейса за счет поддержания в актуализированном состоянии лексики предметных областей;
- своевременное обновление аппаратных средств и приобретение лицензионного программного обеспечения;
- неукоснительное соблюдение требований международных стандартов и соглашений, а также их российских аналогов (ГОСТ).
Для автоматизированной реализации выделенных функций необходима определенная организация данных и знаний, а также создание языковых средств взаимодействия специалистов АРМ различного уровня с программным обеспечением и информационными ресурсами.
Существенную роль в определении функциональных возможностей АРМ играют его целевое назначение, профессиональная ориентация, основные процессы, организационная структура хозяйствующего субъекта.
Основными функциями исполнителя (юриста) системы управления являются: оформление текстовых документов (печать, тиражирование, рассылка), ведение карточек и архивов, контроль ежедневных личных планов руководителей, обработка входящей и исходящей информации, контроль исполнительной дисциплины и др.
Работа с документами весьма характерна для различных АРМ и составляет до 85% и более всех выполняемых работ в АРМ персонала управления. Она предполагает ведение базы текстов и файлов, формирование, редактирование и рассылку документов, контроль за их прохождением и использованием.
Ведение баз данных и файлов на магнитных носителях, содержащих полнотекстовые документы, предполагает поддержание их в актуализированном и достоверном состоянии. Что касается самих документов, то они могут быть исключены из базы данных или пересланы в архив как утратившие юридическую силу, а вновь поступившие вводятся в работу, становясь активным компонентом информационных ресурсов организации.
Как правило, формирование документов и их редактирование выполняют с помощью соответствующих офис ориентированных программных средств. Для этой цели используют шаблоны документов, различного рода тексты, хранящиеся в качестве заготовок. В то же время может быть разослан вариант редактируемого документа непосредственно на дисплеи исполнителей для его коррекции с последующим обобщением всех правок и их сведения в отредактированном документе. Исправленный документ распечатывают, получая необходимое количество «твердых копий».
Рассмотрим основные средства, которые способствуют продуктивному функционированию юриста и АРМ, поддерживающих процесс управления.
В настоящее время получила распространение электронная почта, обеспечивающая отправку, транспортировку, отслеживание и получение юристами корреспонденции; ее функционирование поддерживается сетевыми информационными системами различного уровня и ранга. Широко применяются в АРМ и возможности графического представления (когда необходимо отобразить процесс, объект, закономерность и т. п. в виде столбиковых, секторных диаграмм, гистограмм, а также различного рода схем, карт и т. п.).
Наряду с графикой применяются программные средства, позволяющие создавать демонстрационный материал; они используются как иллюстрации при проведении совещаний, докладов и выступлений. Основным преимуществом презентаций является совместное отображение числовой, текстовой, табличной, образной, мультимедийной и графической информации; они могут быть выведены на широкоформатные демонстрационные жидкокристаллические экраны.
Для эффективной организации рабочего времени юриста могут быть полезны специальные программные продукты, обеспечивающие планирование работ с разбивкой на различные интервалы времени, корректировку планов, учет и анализ их выполнения и т. п. - так называемые «электронные секретари» и др. Базовой в них является функция планирования рабочего дня, а также контроль и анализ выполнения плана. Планирование строится на основе распределения ресурса рабочего времени между различными работами за определенный период (месяц, неделя, день); при этом важно правильно оценить реальную трудоемкость каждой работы. При выполнении этих работ часто возникает потребность в корректировке сроков их начала, окончания и очередности. Такие изменения обусловлены различными факторами, которые трудно учесть заблаговременно (болезни, срочные дополнительные работы, указания вышестоящего руководства и т. п.). Эти функции в АРМ реализуются в виде «делового дневника», «записной книжки», «рабочего блокнота», «личной картотеки» и т. д.
Групповые телекоммуникации (дискуссии, обсуждения, совещания и т. п.) реализуются в АРМ средствами телеконференций (при наличии на предприятии сетевой информационной системы).
Одной из важных функций АРМ юриста является поиск необходимых данных и знаний по регламентным и случайным запросам в соответствии с заданными условиями. При реализации запросов предусматривается однократное занесение информации в базу при многократном и комбинированном ее использовании в выходных отчетах. Кроме того, регламентные запросы соотносятся с заранее оформленными образцами выходных документов, в которых преобразования входных данных в выходные либо отсутствуют, либо выполняются по простым алгоритмам. Что касается случайных запросов, то результат по ним выдается в форме «по умолчанию» без структуризации данных, руководствуясь принципом «как получится» (как выдаст система).