Как давать подготовительные задания
У тренеров не всегда есть возможность давать будущим участникам тренинга задания до начала занятий, чтобы они пришли на первое занятие уже подготовленными. Однако, если такая возможность существует, мы рекомендуем воспользоваться ею - от этого выиграете и вы, и участники. Вот что мы посоветуем:
1. Убедитесь, что каждый будущий участник получил задание своевременно. Один из способов проверить, все ли участники вовремя получили задание - послать задание по почте и вложить в конверт что-нибудь такое, что участники должны будут прислать вам обратно (например, заполненный регистрационный бланк или запрос на предоставление места на автостоянке).
2. Не делайте задания чрезмерно сложными. Отдайте предпочтение коротким и конкретным заданиям. В идеале задание должно быть таким, чтобы все участники потратили бы на его выполнение приблизительно одинаковое количество времени. Лучше избегать ситуаций, когда одни участники тратят на подготовку задания немыслимые усилия, а для других это пара пустяков.
3. Приложите к заданию бланк для заполнения. Например, если одно из заданий звучит так: «Составьте список из десяти вопросов, которые вы хотели бы рассмотреть во время тренинга», вложите в конверт лист с таблицей из десяти горизонтальных ячеек. Для участника это будет лишним стимулом выполнить задание, а вы сможете воспользоваться этими таблицами во время тренинга - например, устроить дискуссию по наиболее часто задаваемым вопросам.
4. Задания должны быть конкретными. Если вы попросите участников просто почитать учебные материалы, приложенные к заданию, от этого будет мало пользы. В данном случае будет лучше дать участникам четкие задания по учебным материалам, например: «найдите пять преимуществ и пять недостатков предлагаемого подхода».
5. Помните, что основная цель подготовительных заданий - вывести участников на приемлемый стартовый уровень. Если участники, которые начинают с нуля, потратят время на выполнение заданий по ознакомительным материалам, это поможет сэкономить массу ценного времени на самом тренинге.
6. С помощью подготовительных заданий можно заострить внимание участников на целях и предполагаемых результатах тренинга.
Просто попросите участников выделить важнейшие цели и желаемые результаты и расположить их в порядке важности. Кроме того, это избавит вас от необходимости тратить время на то, что участники и так хорошо умеют делать.
7. Постарайтесь, чтобы тренинг можно было провести независимо от того, всеми ли участниками выполнено задание. Несмотря на все ваши старания, что-нибудь может пойти не так. Возможно, в последний момент в список участников попадут люди, которые даже не слышали о предварительных заданиях.
8. Всегда проверяйте выполнение заданий. Если люди потратили время и силы на подготовку, а вы не оцените их труд, это их наверняка расстроит. Во время тренинга вы должны хотя бы кратко прокомментировать каждое выполненное задание.
9. Приветствуйте инициативы участников: пусть они приносят любые материалы, которые сочтут важными и полезными для тренинга. Стройте задания так, чтобы задействовать кругозор и жизненный опыт участников. Пусть они привлекают новый материал, который может оказаться для вас весьма ценным.
10. Напечатайте задания на цветной бумаге. Это поможет вам с первого взгляда определить, кто из участников работал над выполнением задания, а участники избегнут опасности потерять листки с заданием среди других бумаг.
За кулисами
Прежде чем начнется ваш тренинг, все приготовления, вплоть до самых несущественных, должны быть обязательно завершены. Это поможет вам избежать паники, если вы в последний момент обнаружите, что чего-то не хватает.
1. Определите время и место. Точно установите время и место проведения тренинга и разошлите информацию всем участникам примерно за 10 дней до начала занятий. Если необходимо, укажите важные детали - например, как доехать. Помните, что некоторые участники могут быть в отъезде, так что им придется посылать материалы еще раз.
2. Покажите дорогу. Возле каждого входа в здание повесьте большие указательные знаки. Имейте в виду: ничто так не пробуждает фантазию посетителя, как поиски нужной комнаты в здании, где он раньше не был!
3. Приготовьте карточки с именем для каждого участника тренинга (включая себя). Имена лучше напечатать большими буквами (18-24-го кегля). Не очень удобно, когда приходится вплотную подходить к человеку, чтобы узнать, как его зовут. Дважды проверьте, как пишутся имена: никому не понравится, если его имя перековеркают.
4. В пище нуждается не только ум, но и тело. Убедитесь, что участники смогут перекусить или пообедать и что питание будет достаточно разнообразным. Если вы не хотите, чтобы к полудню все заснули, лучше внесите в меню свежие фрукты, чем пирожные с заварным кремом. Впрочем, цитрусовыми (кроме мандаринов) участников лучше тоже не угощать: вряд ли им доставят удовольствие желтые пятна на одежде!
5. Подготовьте оценочные листы. Пусть они будут предназначены именно для данного тренинга, чтобы после занятий вы смогли бы получить детальный отзыв, какие цели тренинга были достигнуты, а какие нет.
6. Убедитесь в исправности вашего оборудования! Удостоверьтесь, что вы сможете обращаться с проектором, видеомагнитофоном или телевизором, которыми вы предполагаете воспользоваться во время тренинга.
7. Продумайте музыкальное сопровождение. Например, если в начале занятия, когда участники входят и рассаживаются по местам, вы хотите включить подходящую музыку, убедитесь, что в аудитории есть аудиосистема и что она исправна. Иногда стоит принести свой собственный портативный магнитофон или проигрыватель компакт-дисков.
8. Печатные материалы: лучше немного больше, чем ровно столько, сколько нужно. И обязательно убедитесь, что листы скреплены или разложены по стопкам в нужной последовательности, чтобы не возникло путаницы при раздаче материалов. Делайте ксерокопии на обеих сторонах листа, берегите лес.
9. Наведите порядок в своих бумагах. Разложите свои заметки и записи в необходимом порядке, чтобы не перерывать всю пачку бумаг каждый раз, как вам понадобился дополнительный материал.
10. Узнайте, кто собирается принять участие в тренинге. Подготовьте список участников и обеспечьте копиями всех желающих. Если люди съезжаются на тренинг со всей страны, бывает очень полезно заранее сообщить каждому из них предварительный состав участников, в том числе контактные телефоны: возможно, кому-то из участников окажется по пути, и они могут поделить дорожные расходы. Мы часто сталкивались с забавной ситуацией: люди приезжают на тренинг из одной организации и из одного города, а узнают об этом, только столкнувшись в коридоре перед началом занятия!
Перерывы
Самый короткий путь к сердцу человека, вне зависимости от его пола (обратите внимание, как строго мы следуем принципу равных возможностей!) лежит через его желудок. Мы уже не раз касались вопроса перерывов на кофе и на обед в предыдущих главах, но теперь мы целиком сосредоточимся на этой теме.
1. Подготовьте освежающие напитки к приезду участников. Возможно, эти люди проделали долгий путь, и лишняя доза кофеина или танина им не помешает. Постарайтесь устроить так, чтобы напитки были готовы за некоторое время до начала занятия. Этим первые прибывшие участники вознаградят себя за то, что приехали заранее.
2. Предоставьте людям выбор. Предложите чай (травяной, малиновый, апельсиновый, бергамотовый), кофе, апельсиновый сок, холодную и горячую воду, минеральную или ключевую воду. Если у людей есть выбор, они чувствуют себя комфортнее. Когда прибывшему предлагают напиток, это придаст ему ощущение причастности к тренингу и поможет ему ощутить себя его полноправным участником; кроме того, выбор напитка - хороший повод для участников познакомиться с вами и друг с другом.
3. Не забудьте о тех, кто опоздает. Удостоверьтесь, что через полчаса после начала занятия еще не все было бы выпито. Утром могло случиться все что угодно: сломался будильник, в квартире начался пожар, перед самым выходом позвонила теща, задержался поезд и т. д. Если человек опоздал, это не обязательно его вина (разумеется, если опоздал сам тренер, то виновен только он сам).
4. Лишний раз выпить кофе - не грех. Регулярные перерывы способствуют активной мозговой деятельности, а за чашкой кофе люди иногда говорят удивительно интересные вещи!
5. Позаботьтесь о столе. Представьте себе, каково будет участнику с радикулитом каждый раз нагибаться к полу, если ему захочется попить чаю. Кроме того, стол сближает и помогает найти тему для разговоров. Для приезжих, которые не сразу освоились, стол - островок стабильности. Если прибывшему трудно включиться в разговор, он может пожевать бисквит и заметить, что выпечка из муки грубого помола куда полезней для здоровья.
6. Поставьте стол в удобном месте. Если по вашему плану освежающие напитки можно будет брать на протяжении всего занятия, лучше не нанимать обслуживающий персонал, который будет разносить стаканы. Представьте, как они будут постоянно пробираться между участниками, стульями, стендами и видеокамерами. Поставьте стол в таком месте, чтобы до него можно было легко добраться и где он не загородит никому обзор. Если у вас многочисленная группа, поставьте стол так, чтобы к нему можно было подойти с любой стороны - не создавайте очередей.
7. Не нужно лишних трат. Если вы подадите к обеденному чаю свежую лососину и клубнику со сливками, это, безусловно, произведет сильное впечатление. Однако вы уже не сможете провести тренинг на следующий год, или он окажется не по карману участникам. Простая здоровая еда так же эффективно взбодрит людей!
8. Разнообразие придает вкус жизни. До чего же мы все разные, не так ли? Вы никогда не пробовали готовить еду на шестерых детей? В вашей группе, возможно, окажутся «обыкновенные» люди, вегетарианцы, полувегетарианцы, люди, которые не пьют молоко, не едят свинину, яйца, икру, огурцы и т. д. Постарайтесь угодить всем и обеспечьте максимальное разнообразие закусок.
9. Приготовьте беруши или включите музыку! Вам никогда не приходило в голову, что для официантов не помешало бы провести тренинг по бесшумному обращению с посудой? Проявите гибкость: пока участники перекусывают или пьют чай, предложите им задания, не требующие мертвой тишины.
10. Отведите на еду достаточно времени. Судя по отзывам, самая ценная часть тренинга - это разговоры между участниками. Так что лучший способ повысить рейтинг своего тренинга - предоставить участникам время на разговоры. Да и вам самим разве не приходилось бросать любимый десерт недоеденным и бежать на занятие?