Обліково-фінансові документи: доручення, розписка
Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені зафіксовані в дорученні дії.
Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.
Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.
Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:
- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;
- спеціальні — передається право здійснювати в межах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);
- генеральні — на виконання розширених повноважень (управління й володіння рухомим і нерухомим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).
Доручення складається з таких реквізитів:
1.Назва документа.
2. Текст.
3. Дата.
4. Підпис довірителя.
5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка засвідчила доручення, печатка). Засвідчення здійснюється за місцем роботи чи проживання довірителя або в нотаріальній конторі.
Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:
1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).
2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.
3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження.
4. Термін дії доручення.
Текст генерального (спеціального) доручення складається з таких частин:
1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (літерами й без скорочень).
2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.
3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).
4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані документа, що посвідчує особу, якій видається доручення.
5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження.
6. Термін дії доручення (словами).
Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліворуч літерами) за необхідності вказується:
1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.
2. Номер, під яким зареєстровано генеральне доручення.
Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи.
Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:
1. Назва документа.
2. Текст.
3. Дата.
4. Підпис.
5. Засвідчення (за необхідності).
Текст приватної розписки має містити такі відомості:
Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).
Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).
Конкретні дані (найменування, кількість, стан, термін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.
Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.
У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано матеріальні чи грошові цінності.
При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.