При исследованиях рынка закупок
• непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах);
• опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);
• рынки заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);
• новые рынки.
Полученная информация должна отражать такие рыночные категории, как предложение, спрос и рыночный баланс. На базе этой информации, как правило, дается ответ на следующие вопросы:
• какова структура исследуемого рынка или какая форма рынка имеет место?
• как организован исследуемый рынок или как протекает балансирование спроса и предложения?
• каким образом будут развиваться структура и организация рынка?
Для того чтобы можно было глубже уяснить смысл перечисленных вопросов и получить на них достоверные ответы, информация часто подается в трех аспектах:
• современный анализ рынка («моментальный снимок»);
• динамика изменения конъюнктуры рынка;
• прогнозы изменения рынка.
При проведении анализа важным инструментом исследования рынка закупок товаров производственного назначения являются запросы потенциальных потребителей. Используя запросы, рынок можно сориентировать на потенциальный спрос. Исследования рынка закупок сырья и материалов могут рассматриваться внутри предприятия и как средство решения проблем, возникающих в научных исследованиях и конструкторских разработках, которые связаны с характеристиками нового сырья и комплектующих. Кроме того, необходимо иметь в виду, что важная информация об изменениях и тенденциях развития рынка закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутризаводской или внутрифирменной отчетности.
Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изделий, как правило, проводится параллельно с разработкой новой продукции. Например, в машиностроении оно начинается и осуществляется на стадии конструирования изделий. Задача органов снабжения — обеспечить конструкторов необходимыми каталогами, описаниями, проспектами по профилю проводимой работы с целью их полной и объективной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и описания обычно не содержат информации о ценах, без чего трудно добиться экономически выгодных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей органов снабжения является сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспортных расходах и поиск их оптимального сочетания.
Количество материалов, дата начала поставок и продолжительность периода их поступления зависят от производственных программ компании, которые в свою очередь определяются результатами изучения рынков сбыта. Общей проблемой для большинства компаний является следующая дилемма. Как осуществить производственную программу: путем прочного, но не всегда экономически эффективного обеспечения материалами либо задерживая выпуск продукции в связи с затратами дополнительного времени на закупку экономически выгодных материалов?
Изучив рынок и остановившись на каких-либо конкретных поставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предприятия или фирмы в конкретных поставках. Определение потребностей основывается на стратегии управления запасами, чему в учебнике посвящен специальный раздел. В настоящей главе обозначим лишь основные принципы определения потребностей. Прежде всего определение потребностей означает выявление товаров и услуг по их качеству, количеству в основном двумя методами: путем определения потребностей на основе заказов и планомерного определения потребностей на основе расходов. Определение потребностей на основе заказов, например в машиностроении, происходит путем разложения спецификаций на отдельные комплектующие с учетом уже имеющихся складских запасов. Первичными потребностями здесь являются потребности в готовых изделиях, вторичными — в узлах, из которых комплектуются изделия, третичными — в деталях, из которых состоят узлы. Сроки удовлетворения последующих потребностей определяются на основе сроков закупки предыдущих.
Если потребности на основе заказов не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, то используют метод определения потребности на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи простейших расчетных методов. В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза — прежде всего в тех случаях, когда расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.
В западных странах приобретаемая фирмами продукция производственного назначения классифицируется по видам заготовленного товара и способам их закупки. Из всего многообразия традиционно выделяются следующие виды товаров: сырье и основные материалы, топливо, комплектующие и оборудование. Такое деление обосновывается примерно однотипной удельной стоимостью, а также условиями хранения и применения отдельных видов этих товаров.
Способы поставки закупаемых материалов весьма разнообразны. Товары, потребность в которых возникает непредвиденно и не требующие длительного хранения, закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению. Материалы разового и постоянного потребления, требуемые к определенному моменту, закупаются на условиях договорной поставки, оговаривающих ее точное время. При таком способе поставки объем запасов материалов на фирме уменьшается, а связанные с ним издержки сокращаются. Резкому снижению производственных запасов способствуют регулярные поставки таких партий материалов, которые доставляются потребителю через определенные интервалы времени в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период. В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях фирмы стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи. Фирмы осуществляют также конъюнктурные и спекулятивные закупки товаров.
Важнейший элемент в политике закупок — анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же как и анализа стоимости собственного производства, используются различные виды расчетов:
• простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);
• калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усредненно);
• постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ).
Анализ цен учитывает также дополнительные работы и услуги, например проведение консультаций, подготовку документации, упаковку, таможенные пошлины, транспортировку и др. При этом применяются следующие виды анализа цены:
• анализ цены на всех стадиях — от возникновения продукта до его поступления потребителю (постатейной калькуляцией определяют цену нетто, включая заготовительные расходы);
• анализ цены, рассчитанной по общей стоимости произведенных работ и услуг (здесь дополнительно учитывают расходы на контроль, хранение, финансирование);
• анализ цены на основе полезности продукта (на базе субъективных оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или услуга могут стоить на рынке);
• анализ цены при тенденции к повышению цен на аналогичные товары (с помощью расщепления издержек на первичные, используемые при расчете цены единицы продукции в настоящий момент, и последующие издержки, на основе которых производится расчет цены на определенную партию продукции);
• анализ цены (с помощью кривой освоения новой продукции);
• анализ цены во временном периоде (сравниваются старое и новое коммерческое предложение, при этом учитываются изменения в используемом сырье, затратах, рыночных отношениях и пр.);
• анализ цены по первичным издержкам на единицу продукции;
• анализ с помощью скользящих цен (применяются в основном при разработке долгосрочных договоров при спонтанном изменении цен);
• анализ цен на основе открытых данных (курс валют, биржевые курсы, таможенная статистика и пр.).
При осуществлении закупок покупатель не обязательно должен рассчитывать составляющие цены получаемого товара, однако в последнее время все чаще между покупателем и продавцом происходит обмен данными, содержащими составляющие издержек производства и другие элементы, из которых слагается цена продукта закупок. Особенно широкое применение такая практика получила при заключении долгосрочных договоров о поставках.
Транспортные расходы также находятся в поле зрения органов материально-технического обеспечения. Принимаются во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы перегрузки в случае смешанных сообщений. Помимо транспортных расходов значительные затраты вызывает хранение материалов (о них будет сказано ниже). Здесь снабженческая деятельность имеет однозначную цель — обеспечить эффективное выполнение производственной задачи за счет сведения по возможности до минимума объема запасов. Необходимо отметить, что в настоящее время, в условиях отсутствия дефицита на подавляющую долю сырья, полуфабрикатов и различных комплектующих элементов в западных странах, органы снабжения не ощущают потребности в создании излишних запасов (такая потребность стихийно формируется при существовании дефицита). Тем не менее было бы неправильно считать, что в рыночной экономике отсутствуют побудительные причины создавать излишние запасы. Конъюнктурные и сезонные колебания цен, инфляция, изменение политико-экономической обстановки в сырьевых регионах мира и другие факторы могут быть такими стимулами.
Важной функцией служб снабжения различных фирм является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется в настоящее время в основном двумя методами. Первый метод — анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика исходя прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью современных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму. Второй метод заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванного отдела с производственным и отделом контроля качества продукции.
Существует и третий путь, который применяется в основном для обеспечения снабжения компании с нового, плохо изученного рынка. Подобная ситуация может сложиться в результате возникновения потребности в принципиально новом для компании сырье и комплектующих. Такая потребность появляется при диверсификации производства и разработке принципиально новой продукции, а также осуществлении закупок по импорту или в не изученном фирмой регионе и тому подобных ситуациях. В этих случаях отдел закупок или торговый агент чаще всего обращается в фирму или бюро, выполняющее посреднические функции. Как правило, посредническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков с точки зрения программы выпуска их продукции, ее качества, оперативности реализации полученных заказов.
В одних случаях фирмы-посредники за предварительно оговоренную плату находят возможных поставщиков или потребителей продукции, дают консультации по юридическому и финансовому аспектам предполагаемых сделок. В других — получая полномочия от компании-клиента, берут на себя организационную и финансовую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли или некоторую долю от суммы контракта. В этом случае они следят за объемом и качеством поставок, заботятся о своевременной доставке, могут предоставлять услуги по складированию, комплектованию, упаковке, сортировке и другим вспомогательным операциям.
С 1980-х годов в организации закупочного процесса на некоторых фирмах усиливаются плановые начала. Планирование процесса приобретения продукции и услуг для удовлетворения потребностей фирмы находится в общем русле процесса управления ресурсами и становится важной функцией в снабженческой деятельности. В ходе планирования учитывается ряд факторов, в частности: темпы инфляции и возможность девальвации валют ряда стран, ведущие к росту цен; рост концентрации капитала на рынке поставок; технологическое развитие производства; появление новых материалов и т.д., без чего трудно оценить перспективы развития снабженческих служб фирм.
Руководство многих фирм давно осознало, что планирование связей с рынком поставок имеет такое же важное значение для успешного функционирования, как и планирование рынка сбыта. В условиях насыщенности рынка закупки, проводимые фирмой, могут оказать значительное воздействие на рост ее прибыли наряду с продажей продукции. Практически новое отношение к функции снабжения реализуется через разработку плана или основных положений стратегии закупок. Политика снабжения вырабатывается на основании анализа двух аспектов: важности предполагаемой закупки (с точки зрения ее потенциального воздействия на характеристики производимой продукции, сокращение производственных издержек и уровень прибыли) и особенностей рынка поставок (ограниченность рыночных возможностей, наличие барьеров на пути проникновения на рынок, монопольный или олигопольный характер рынка).
Руководство снабжением, опираясь на вышеназванные факторы, оценивает позицию фирмы по отношению к поставщикам, проводит систематический анализ возможностей потенциальных поставщиков и соответствия их продукции требованиям фирмы. На основании анализа создается набор вариантов поведения фирмы по отношению к поставщикам в конкретных рыночных зонах. Отдел снабжения при той или иной стратегии выполняет свою постоянную задачу и выявляет новые источники поставок.
Один из ключевых вопросов материально-технического снабжения промышленных фирм в западных странах — качество поставляемого сырья и комплектующих изделий. Необходимо подчеркнуть, что, несмотря на конкуренцию среди потенциальных поставщиков на внутреннем и международном рынке, проблема качества материальных ресурсов стоит достаточно остро. Наиболее солидные западноевропейские, американские и японские компании, борющиеся за рынки сбыта, разрабатывают и скрупулезно выполняют программы по поддержанию и повышению качества своей продукции. Значительное внимание в них уделяется качеству источников поставок.
Характерным примером в этом деле может являться опыт компании «ИТТ Кэннон Норт Америка» (США)[38]. В структуре управления компанией создана так называемая «группа по отбору поставщика», в которую входят представители системы материально-технического снабжения компании, финансовой службы, производственного отдела и. пр. Группа отбирает в качестве поставщиков лишь тех, кто проявил или может проявить способность удовлетворить уровень запросов, предъявляемых компанией. Группа выдвигает технические требования к предметам закупок, основанные на технических требованиях к конечной продукции, которые передаются поставщику. При рассмотрении возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования:
• наличие оборудования для производства продукции необходимого качества;
• возможность .проводить испытания качества по заданной программе и с помощью необходимых приборов;
• контроль и аттестация входящих материалов и сырья;
• наличие необходимых документов и инструкций, определяющих количество рабочих операций и их контроль;
• наличие маршрутных документов, подтверждающих проведение всех необходимых операций по производству и контролю.
Программы поддержания качества закупаемых комплектующих и сырья тщательно продумываются, в расчет берется даже организация учебы персонала поставщиков-смежников. Задачей обучения, как правило, является повышение уровня знаний персонала, который информируют о новейших технологиях и процессах, чтобы сделать обслуживание станков и приборов квалифицированным и эффективным.
В практике материально-технического снабжения встречаются случаи поставок товаров посредственного и низкого качества. В связи с этим принимаются различные экономические меры, направленные на снижение объема поставок низкокачественных товаров. В большинстве случаев некондиционные товары возвращаются компании-виновнику, оплата за них не производится, возможны и штрафные санкции.
В последние годы возникли некоторые новые организационные формы сотрудничества, цель которых — повышение качества продукции, упрощение процедуры составления контрактов и контроля за их выполнением. Например, в ФРГ ряд машиностроительных компаний различной величины объединились в ассоциацию с целью улучшения производственного обеспечения. Эта группа компаний специализируется на основанном на высоких технологиях производстве промышленных роботов, поточных линий, систем управления гибкими производственными системами, периферийного оборудования для производственно-технологических систем. Подобное производство требует значительного количества компонентов: гидравлических, пневматических, электронных, электротехнических и пр.
Наряду с комплексом задач, поставленных перед ассоциацией в области развития перспективного планирования производства, разработки техники будущего, совместного обеспечения выхода на рынок, одной из главных проблем стала производственная кооперация и материально-техническое снабжение компаний. Мелкие и средние компании в этой группе разрабатывают и производят новые наукоемкие компоненты сложных систем, выпускаемых крупными фирмами. Тем самым они не только осуществляют снабженческие поставки для крупных компаний, но и активно влияют на их техническую и сбытовую политику.
Созданная в середине 1980-х годов ассоциация в рамках Объединения машиностроителей и изготовителей промышленного оборудования Германии позволила тесно привязать поставщиков к потребителям и эффективно решить вопросы качества поставок и конечной продукции, что дает немалые выгоды для объединения и конкурентной борьбы с зарубежными производителями. Кроме того, создаются условия для долгосрочной кооперации. Все это способствует реализации продукции входящих в ассоциацию фирм, предоставляет возможности для получения информации об источниках снабжения и производимой продукции[39].
Одной из относительно новых форм снабжения является также создание на фирмах центров по закупкам. При анализе факторов, влияющих на формирование состава такого центра, необходимо учитывать, что степень вовлеченности персонала фирмы в закупочный процесс меняется на различных его стадиях. Так, при первичной закупке, когда наблюдается заинтересованность в этом процессе большинства функциональных подразделений, их представители принимают участие в работе центра. По мере того как процесс закупки переходит от стадии осознания потребности в данной закупке к конечной стадии — заключению договора с поставщиком, ответственность за принятие решения переносится на руководство отделом снабжения.
Долгосрочная кооперация с поставщиками, характерная для современного рынка товаров производственно-технического назначения в странах Западной Европы, ставит перед отделами снабжения фирм еще одну задачу — определение баланса между ресурсами поставщика и потребителя, т. е. реализацию концепции управления совместными ресурсами.
В качестве примера можно рассмотреть шведскую компанию «Эриксон информейшн системс» (ЭИС), которая разработала свою систему снабжения[40]. Согласно этой системе центр по закупкам компании подключается к разработке новой продукции с самых первых шагов. В компании считается, что ее успешное функционирование в будущем зависит от умения центра по закупкам создать адекватную структуру поставок. Это означает, что центр по закупкам начинает выбор поставщиков на стадии разработки продукции с учетом интересов будущих ведущих потребителей. Компания использует возможности поставщиков принять участие в разработке продукции, необходимой для ЭИС (это стремление определяется ограниченностью ресурсов самой компании).
Система снабжения, основывающаяся на использовании потенциала поставщиков, в целом была принята компанией ЭИС. Уже через год после ее внедрения ЭИС сумела реализовать проект, в котором поставщики принимали самое активное участие и в разработке, и в производстве продукции в рамках кооперации. В настоящее время закупочные группы компании работают в разных странах мира, заключая контракты с внешними поставщиками. Новая стратегия радикально изменила роль центра по закупкам в компании ЭИС, сделав его ведущим звеном на стадии как разработки продукции, гак и ее производства.
В компании «Сааб-Сканиа» (Швеция) в задачу отдела снабжения входят такие функции, как: разработка основы технического решения предъявляемых требований, выдвижение конкретных предложений по технологии разработок, обеспечение тестирования компонентов в лабораториях компании. В «Сааб-Сканиа» принято, что отдел снабжения отвечает за все контакты с поставщиками, он также служит связующим звеном по передаче запросов и результатов совместной деятельности между компанией и поставщиком. Кроме того, одной из важнейших задач отдела снабжения в ближайшем будущем должна стать направленная работа с поставщиками по ориентации их технических разработок, исходя из интересов компании. Это требует от сотрудников отдела знаний о потенциальных возможностях поставщиков, их умении и готовности осуществить необходимую адаптацию разрабатываемой продукции.
В связи с этим вырисовываются и совершенно новые задачи отдела снабжения: анализ и координация внутренних функций компании — дизайна, производства и снабжения в сравнении с аналогичными функциями поставщиков; систематический анализ соотношений между возможностями и целями внутренних и внешних процессов разработки продукции.
Механизм функционирования
Закупочной логистики
В главных промышленно развитых странах существует отработанный более или менее стандартный механизм материально-технического обеспечения. Например, материальное обеспечение производственного процесса обрабатывающих отраслей в ФРГ основано на системе складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий.
Традиционная система организации материального снабжения в ФРГ основана на принципе хранения запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимых для производства материалов на складе фирмы, где эти материалы подбираются и передаются получателю либо доставляются прямо на рабочие места. В случае если требуемые предприятию материалы отсутствуют на складе фирмы, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятие-заказчик отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства.
Типичная схема прохождения документации и материальных потоков при закупках представлена на рис. 4.2. Ввиду значительной разветвленности и многообразия возможных вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руководства компаний вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения своих предприятий потоки документации, соответствующие переходу от одного структурного элемента приведенной схемы к другому, состоят главным образом из специально разработанных формуляров. Например, отдел закупок или посредник передает поставщику 9—10 документов, а поставщик, выполняя заявку, передает на центральный пункт до 14 документов.
Вообще многочисленные формуляры с соответствующими копиями для различных отделов и подразделений дают некоторое представление о размерах административных издержек в рамках традиционной системы материального снабжения. Заказчик и поставщик, начиная с заказа на материал, его доставки и получения, используют около 15 форм документов, количество которых с соответствующими копиями может разрастись до 50 экземпляров для оформления одной поставки. Процедура документообмена облегчается при использовании ЭВМ и автоматизированных систем управления, однако поток информации достаточно велик. По оценке западногерманских специалистов, чересчур большим является и количество звеньев системы.
Рис. 4.2. Типичная схема организации материально-технического
снабжения предприятий в ФРГ:
Д— поток документов; М — поток материалов
Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обнаруживаются, только когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.
Хранение запасов при традиционной системе закупок предполагает наличие комплекса складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:
1. Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата.
2. Затраты на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.
3. Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства.
4. Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) коррозия и другие потери; в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов.
К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги с банковских счетов на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием. Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм. Поэтому система материально-технического снабжения постоянно оптимизируется, т. е. ведется поиск механизмов функционирования, которые снижали бы потребность в складах до необходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.
Хорошо зарекомендовала себя на практике в материально-техническом снабжении производства система договоров с фирмами-посредниками. Система была разработана и применена в ФРГ в конце 1970-х — начале 1980-х годов[41]. Структура ее имеет меньшее количество звеньев, существенно упрощено прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Система обеспечивает гораздо более короткие связи между поставщиком и потребителем продукции, чем описанная выше. Закупочные органы компании и склады разгружаются от рутинной работы. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель сырья и комплектующих, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая торговые склады и являющаяся посредником между промышленными предприятиями.
Структура и происхождение информационных и материальных потоков показаны на рис. 4.3. Как видно из схемы, потребитель прямо от производственного участка отправляет заявку на сырье и материалы в пункт регистрации (сосредоточения) заявок в складском хозяйстве. Пункт регистрации один-два раза в день направляет запросы на материалы поставщикам, объединенным системой договоров. Поставщик рассылает на следующий день запрошенные материалы, которые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке в пункте накопления (на торговых складах). План-график поставок составляется поставщиком и заказчиком совместно в форме месячной сводки по агрегированным показателям. Вместо 14 формуляров запроса заполняется и фигурирует один, который одновременно является и заказом, и документом, регистрирующим поставку и получение товара.
Рис. 4.3. Схема организации материально-технического снабжения
предприятий ФРГ с участием посредников:
Д — поток документов; М — поток материалов
Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной. Прежде всего это сокращение делопроизводства, а следовательно, административных издержек. Однако главный выигрыш для потребителей — возможность отказаться от собственной, часто распыленной системы складов. Система договоров позволяет высвободить капитал, замороженный в запасах. Практика использования этой системы в ФРГ показала, что сокращение расходов на хранение и транспортировку колебалось в пределах 5—20% от цены поставки материалов. Снабжаемые предприятия при получении заметной экономии соглашаются на более высокие цены на различные услуги, оказываемые поставщиком. В ряде случаев оптовые склады предлагают услуги, которые непосредственно влияют на технологические процессы предприятия-заказчика. Например, производится подбор различных комплектов деталей, раскрой стального проката и др.
Особенно важным моментом в материально-техническом снабжении по договорам является возможность организации срочных поставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение 24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассортиментом образцов на складе. Опыт ФРГ показывает, что собственные склады предприятий обычно покрывают их потребности только на 50—60%. Хорошо организованный склад торговой посреднической фирмы может покрыть до 90% спроса на материалы.
Договорная документация включает в себя: собственно договор, каталоги материалов, соглашения по организации процесса подачи заявок и выполнения поставок, а также инструкции по ведению контроля и учета выполнения договорных условий. Вся документация формируется таким образом, чтобы было возможно применение ЭВМ на трех стадиях процесса материально-технического снабжения. Значительное влияние на закупочную логистику оказывает сама организация процесса производства в условиях быстрого изменения ситуации на рынке сбыта и закупок.
В условиях развитого рынка главная проблема логистического звена снабжения заключается в том, что рыночная потребность постоянно изменяется в промежутке времени между началом поставок и использованием компонентов. Это приводит к ситуации, когда сроки поставок могут быть отодвинуты из-за того, что с производства и от поставщиков поступают детали, в которых нет больше необходимости, в то время как не хватает других компонентов для выполнения текущих заказов клиентов.
В последние десятилетия разработан ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:
• метод «канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа);
• система планирования потребности в материалах (рис. 4.4), охватывающая планирование на трех уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем — распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);
• метод «точно в срок», с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы (рис. 4.5; подробнее об этом методе см. в главе 7);
• система снабжения по запросам, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения (рис. 4.6);
• метод прогнозных показателей (спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом);
Рис. 4.4. Система планирования потребности в материалах (MRP)
Рис. 4.5. Система снабжения «точно в срок»
Рис. 4.6. Система снабжения производства по запросам
• электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.
Правильной ориентации политики закупок служит ряд мероприятий, устанавливающих связь между производственной программой, сбытом и потребностью в материалах. Для своевременной закупки материалов составляется прогноз сбыта, если он не обеспечен заказами клиентов. Прогноз — это исходное звено последующей плановой цепи на предприятии. Тщательность его составления имеет важное значение для определения размера запасов, готовности к поставкам и затрат на изготовление продукта и его сбыта. На основе прогноза составляется план сбыта. Сбыт должен балансироваться таким образом, чтобы возникла этапная производственная программа. Затем производственная программа служит вводом для последующего определения потребностей в материалах. На рис. 4.7 представлена примерная схема работы программного планирования производства.
После того как определены объем потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а также структура материально-технического снабжения, фирмы выбирают способ действий и организуют поставки. Выше уже упоминались некоторые способы организации поставок (закупок) производственной продукции. Условно их все можно поделить на традиционные и оперативные (основанные на минимальных запасах на складе и оперативной связи между поставщиком и потребителем). Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения является метод «точно в срок» (его особенности применительно к вопросам управления запасами описаны в главе 7). Метод возник в середине 1950-х годов в Японии и получил широкое распространение сначала в Японии, а затем в Европе и США. Многие американские компании модифицировали идею снабжения «точно в срок» и внедрили собственные разновидности под различными названиями — «система производства с нулевыми запасами», «материалы по потребности» и пр. Однако смысл оперативного снабжения остается прежним: закупка по долгосрочному контракту и поставка предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии.
Наибольшее распространение метод поставок «точно в срок» получил в машиностроении при сборочном производстве. Характерным примером, иллюстрирующим главные особенности данного метода, является поставка автомобильных сидений на сборочный завод концерна «Мерседес-Бенц» (ФРГ) в г. Бремен. Поставки осуществляет специализированное предприятие — фирма
Рис. 4.7. Процесс программного планирования производства
«Кайнер-Рекаро», расположенная в 6 км от основного производства. Предварительное планирование закупок осуществляется на срок до 6 месяцев от начала поставки и включает информацию о примерной потребности и типоразмерах комплектующих. Фаза уточнения поставок начинается за 15 дней до начала сборки конкретной партии автомобилей. Здесь уточняются количество, типоразмеры и отделка необходимых сидений.
Исходя из конкретных заказов потребителей, сборочный завод за неделю до начала выпуска очередной партии автомобилей формирует производственную программу, на основании которой субпоставщик организует свой производственный процесс. С началом сборки конкретный (синхронный ей) запрос на сиденья отправляется на завод для точного согласования темпа основного производства и темпа сборки и отправки сидений. Максимум через 6 часов после начала сборки конкретного автомобиля на соответствующий пост сборочного производства поступает и встраивается в автомобиль заказанный комплект сидений[42].
Как видно из приведенного примера, условия деятельности закупочных структур в рамках оперативного снабжения сильно меняются по сравнению с традиционными. Например, в американских компаниях обычно используются следующие основные виды снабженческой деятельной по закупкам: определение закупаемой партии; выбор поставщиков; оценка поставщиков; организация приемочного контроля; процесс переговоров и заключение контракта; определение способа транспортировки; определение технической характеристики изделия; оформление документов; упаковка.
Все эти виды деятельности в традиционном американском снабжении используются совсем иначе, чем в оперативном. Так, например, в традиционном снабжении закупка осуществляется большими партиями с менее частыми поставками, а в оперативном — мелкими партиями и частыми поставками. При оценке поставщика традиционными методами внимание уделяется качеству товара, организации поставки и цене (при этом допускается до 2% брака). В оперативной системе при прочих равных условиях брак совершенно недопустим. Главная цель переговоров и заключения контракта в традиционном снабжении — минимально возможная цена, а в оперативном — достижение высокого качества товара путем подписания долгосрочного контракта и установления приемлемой цены.
Выбор поставщика в традиционной системе предполагает наличие множества источников, а в оперативной — чаще всего имеется единственный источник поставки данной детали по долгосрочному контракту. Приемочный контроль традиционно организует покупатель, он же несет за него ответственность. В новой системе счетный и приемочный контроль сокращены (а в идеале ликвидированы вовсе). Традиционной целью выбора способа транспортировки было обеспечение низкой цены на транспорт и надежность вывоза, при этом график вывоза составлял поставщик. В новой системе обращается внимание как на вывоз, так и на ввоз грузов; поставки осуществляются, как правило, в рассрочку, график поставок составляет покупатель.
Традиционный подход декларирует «жесткое» определение технической характеристики изделия с учетом того, что покупатель требует строгого выполнения изделия по чертежам и схемам, соответствующим техническому заданию. Поставщик не имеет свободы выбора и не вправе изменять задания. Напротив, в оперативной системе подход более гибкий, покупатель ориентируется на эксплуатационные показатели, проект изделия отодвинут на второй план, нововведения поставщика поощряются.
Оформление документов — процедура, требующая много времени и согласовании при традиционном подходе, когда изменения даты и размера поставки влекут за собой новый заказ на поставку. При оперативной системе документации меньше, время и размер поставок согласуются по телефону. Условия на упаковку товара также меняются. Согласно традиционному подходу упаковка каждого вида деталей и их нумерация обычно производятся при отсутствии четкой характеристики содержания товара. В новых же условиях для упаковки используются стандартные контейнеры небольшого размера, которые содержат точное количество материала или деталей и их точные эксплуатационные характеристики. Такова общая схема сравнения подходов к закупкам и поставкам предметов снабжения на американском рынке[43].
Коснемся подробнее определения мотивации описанных выше узловых моментов при осуществлении закупок по тому или иному принципу. Согласно традиционной практике снабжения из всех возможных выбирается поставщик, удовлетворяющий покупателя по трем параметрам: качество закупаемого материала, условия поставок и цена. Выявить, какой из этих факторов является критическим, можно, установив, как оценивается их важность. Кроме того, попутно оцениваются еще не менее 20 факторов, но главными все же являются первые два из перечисленных.
В качестве эффективного метода оценки качества работы поставщика признано ежемесячное или ежеквартальное составление таблиц учета потребления материалов. Американские компании обычно разрабатывают схему оценки работы поставщиков, ранжируя их по категориям — от высшей до неудовлетворительной. Ежемесячно организация поставок данным поставщиком табулируется по отдельным критериям и затем дается окончательная оценка. Требования достаточно строги; уместно сказать, что лучшие американские поставщики имеют не более 1,8% брака от партии изделий, а японские — 0,003%, что и позволяет им вводить в действие оперативные системы снабжения.
Согласно традиционной американской практике снабжения отдел приемки несет ответственность за контроль качества, поштучный подсчет, идентификацию поступающих грузов. В Японии, например, поставщики подают свои автомобили с грузом деталей прямо на сборочную линию (за исключением принципиально новых деталей и новых поставщиков). То есть функции контроля и приемки выполняет сам поставщик, а гарантия качества обеспечивается еще до выхода изделия с завода. Многие американские компании в настоящее время также переходят к передаче ответственности за качество поставщикам. Такие компании, как «Ниссан-Америка», «Дженерал моторс-Бьюик» (обе автомобилестроительные), «Хьюллет-Паккард» (производство ЭВМ), а также некоторые другие доставляют закупленную продукцию прямо на линию сборки без особого контроля[44].
В связи с тем что традиционно покупатель на западном рынке имеет многочисленные источники поставок, процесс переговоров о заключении контракта главным образом ставит цель получить наименьшую цену. Основной причиной этого является стремление минимизировать издержки в условиях жесткой заданности параметров закупаемого товара. Важная сторона принятия решения — краткосрочность контракта и возможность его расторжения из-за повышения цен. Совершенно противоположные принципы закладываются при снабжении по оперативной схеме. Покупатель здесь стремится сократить количество источников поставок, и участники переговоров ищут для обеих сторон «справедливую» цену закупаемого товара. Технические новшества и рационализация производства поставляемого товара поощряются. Особое внимание уделяется качеству — главному фактору при заключении контракта. Договоры приобретают долгосрочный характер благодаря проведению дополнительных переговоров, корректирующих цену и технические характеристики.
Метод оперативного снабжения через единственного поставщика вызывает оживленные дискуссии среди западных специалистов. При этом под словом «единственный» понимается не уникальный поставщик, монопольно производящий товар, а один источник удовлетворения запроса покупателя. Какие же аргументы приводят противники такого подхода? Во-первых, ссылаются на ненадежность системы, когда из-за забастовки или другого срыва производства могут возникнуть проблемы с поставками. Второй аргумент заключается в безвариантности позиции потребителя в отношениях с единственным партнером, в результате чего покупатель может оказаться «во власти» поставщика. Оба аргумента не беспочвенны, однако считается, что, применяя систему разумного учета взаимных интересов, налаживая с поставщиками партнерские отношения и наряду с этим имея резервных поставщиков, можно свести риск к минимуму.
Как уже отмечалось, при традиционной схеме отношений организация-покупатель получает максимально возможное количество необходимых материалов из нескольких источников. В основе такой стратегии лежит стремление гарантировать бесперебойность снабжения в случае затруднений с одним из поставщиков, а также расчет на естественную оптимизацию цен под влиянием сил рыночной конкуренции. При всей определенности такого подхода во многих случаях опыт свидетельствует о том, что в условиях, сложившихся на современных западных рынках, установление механизма поставок из одного источника позволяет сократить издержки, которые несет поставщик, снизить цену, которую платит покупатель, и повысить качество, в чем заинтересованы обе стороны.
Устанавливая эффективное партнерство с компанией, выступающей единственным источником снабжения, покупатель прежде всего обеспечивает хорошо налаженный канал связи с поставщиком. От покупателя к поставщику идет стабильный поток точной информации о требуемых поставках. В свою очередь, поставщик предоставляет необходимые сведения о своих технических возможностях и альтернативных вариантах действий, готовности к изменению конструкции изделий с целью снижения их себестоимости и т. д. Причина снижения издержек — в уменьшении затрат поставщика на выполнение заказов, транспортировку и погрузочно-разгрузочные работы. Зачастую можно проследить связь между установлением названного выше партнерства и снижением затрат на обеспечение качества продукции в результате уменьшения объема забракованных и возвращенных поставщику материалов. Снижение затрат может также наступить вследствие реализации программ повышения качества, которые часто предваряют установление партнерских отношений.
На основе анализа данных об издержках поставщика, которые он предоставляет покупателю, партнеры могут строить стабильные долговременные отношения. Продавец обеспечивает точность подсчета контейнеров с деталями или сырьем, освобождая покупателя от необходимости осуществлять проверки на месте. Это особенно важно для систем, функционирующих по принципу «точно в срок», когда партии грузов поступают по очень плотному графику и зачастую прямо в производственные помещения. Кроме того, выгодным для покупателя является и уменьшение его расходов по поддержанию хозяйственных связей с поставщиками по мере того, как эти связи становятся партнерскими.
Потребитель, изучающий возможности поставок из одного источника, как правило, озабочен отсутствием в этой системе фактора конкуренции, влияющего на издержки. При партнерстве с компанией, выступающей единственным источником снабжения, главную роль играет фактор стоимости. Цены долгосрочных контрактов устанавливаются именно на основе себестоимости, а не каких-либо других показателей. Это не означает, что цена отражает только себестоимость. Однако себестоимость является главным компонентом цены и, как правило, декларируется покупателю.
В условиях ожесточения конкуренции на мировых рынках сбыта экономика США и Западной Европы отказывается от исторически сложившейся тенденции к вертикальной интеграции. Промышленность этих стран все шире использует поставки деталей и узлов из Японии и развивающихся стран, таких, как Мексика и Бразилия. Данная тенденция наиболее наглядно проявляется в автомобильной промышленности США, где с 1982 г. наблюдается рост импорта автомобильных деталей. Например, в 1985 г. из Японии в США поставлялись узлы и детали на сумму около 3 млрд долл. США (цены текущие), из Мексики — на сумму 4 млрд долл., ФРГ — 5,5 млрд долл., Бразилии — 6 млрд долл. К 1992 г. увеличение объема поставок оценивалось в 50-60%[45] по сравнению с 1985 г.
Рост потока деталей и комплектующих изделий через национальные границы в основном обусловлен пятью отдельными причинами:
• наименьшими издержками производства за рубежом;
• сближением технических параметров деталей, благодаря чему создаются возможности для увеличения масштабов производства в пределах узких классов деталей и товаров;
• пониженными налоговыми ставками в развивающихся странах;
• международным кооперированием промышленных фирм, выпускающих конечную продукцию;
• международным кооперированием фирм — поставщиков деталей в поисках технологии, распределительных структур и дешевой производственной базы.
Каждая из вышеперечисленных причин вносит свой вклад в постоянное расширение географии материально-технического снабжения промышленного производства, которое приняло поистине глобальный характер.
Для разработки стратегии материально-технического снабжения из-за рубежа необходим всесторонний учет тех тенденций, которые складываются в области управления материальными запасами и в области производства. Выработанная стратегия должна отвечать как минимум на следующие вопросы:
1. Каковы потребности в транспортировщиках (каким должно быть их число)?
2. Какие услуги (не считая изготовления деталей и осуществления сборки) будут необходимы (упаковка, складирование и т. п.)?
3. Какие информационно-технологические методы будут задействованы в системе материально-технического снабжения (штриховое кодирование, предварительное извещение об отгрузке и т. п.)?
4. Какие программы аттестации поставщиков и транспортировщиков будут необходимы и кого надо будет аттестовать?
5. Какие средства предполагается использовать для оптимизации системы материально-технического снабжения после ее создания?
Система снабжения, опирающаяся на зарубежные поставки, особенно при минимальном уровне запасов (по методу «точно в срок»), представляет собой высоконадежную и эффективную цепь снабжения, сильно зависящую от ее структуры. Структура обычно складывается из четырех главных элементов, которые и формируют состояние системы снабжения. Система взаимодействия, элементов внутри структуры снабжения графически представлена на рис. 4.8.
Из приведенной схемы видно, что в целом система состоит из трех элементов: поставщика, промежуточной системы (доставка) и потребителя, которые связаны между собой линиями связи и документооборотом. Требования к поставщикам и потребителям уже рассматривались. Остановимся теперь на промежуточной системе. Очевидно, что решающей частью этой системы является обеспечение поставок продукции. К основным параметрам системы относятся: место концентрации грузов, порт отгрузки, морское транспортное агентство, порт назначения, место таможенного контроля и внутренняя автотранспортная или железнодорожная компания. Все эти факторы — составные части цепи снабжения.
Решение о размещении зарубежного центра концентрации и выбор порта отгрузки в значительной степени зависят от выбора независимого подрядчика, который, как правило, обеспечивает оплату местных перевозок и концентрацию грузов. Независимый подрядчик располагается в том же регионе, что и поставщик.
Фирма-изготовитель, находящаяся за тысячи километров от поставщика, не в состоянии выполнить всю организационную работу. Независимый подрядчик организует всю систему (на рис. 4.8 она обведена пунктиром), названную «третьей стороной». Хотя главная ответственность третьей стороны заключается в обеспечении перевозок грузовым автотранспортом и концентрации поставляемых материалов, эффективность работы системы снабжения зависит и от других факторов. Например, подрядчик, занимающийся концентрацией грузов, может также отслеживать и организовывать погрузку, прорабатывать альтернативные варианты (морской или автотранспорт), ускорять оформление документов, обеспечивать кредитование и т. д.
Выбор независимого подрядчика для предоставления услуг по организации доставки и концентрации грузов не отличается от выбора любого другого поставщика. Ключевым моментом, пожалуй, является то, что компания-подрядчик должна быть конкурентоспособной и ориентированной на сотрудничество, умело поддерживающей надежную связь и высокое качество услуг. Место расположения независимого подрядчика должно находиться где-то посредине между поставщиком и потребителем и быть связанным с морским портом или аэропортом. Выбор компаний, осуществляющих морские грузоперевозки, базируется на компромиссе между стоимостью и уровнем обслуживания, предлагаемым в ближайшем порту назначения (с учетом стоимости перевозок от поставщика до потребителя). На основании всего комплекса факторов принимается системное решение. Система должна обладать достаточной гибкостью, чтобы затраты на переключение с одного поставщика на другого имели приемлемую величину.
Важным компонентом системы является информационная структура, анализу которой посвящена глава 3.
В качестве типовой схемы поставки продукции в Россию от поставщика за рубежом до заказчика внутри страны можно рассмотреть пример поставки продукции компанией «Глобал один» — ведущей российской фирмой по телекоммуникационным услугам. Схема поставки продукции данной компанией условно разделена на несколько этапов следующим образом: 1) заключение контракта между поставщиком продукции и российской компанией; 2) выбор перевозчиков за рубежом и по России и заключение с ними контрактов; 3) отгрузка продукции поставщиком; 4) транспортировка за рубежом до таможни России (рис. 4.9); 5) таможенное оформление в РФ и работа с таможенными брокерами при импорте; 6) транспортировка от таможни РФ до склада компании или до заказчика в России; 7) транспортировка от склада компании до заказчика в России.
Ответственность за транспортировку — важный вопрос снабжения производства, и на различных фирмах он решается по-разному. Часто возникают споры как среди практиков, так и среди идеологов материально-технического снабжения о том, кто и как должен организовывать транспортное обслуживание производства. В США, например, ввиду сложности перевозочного процесса ответственность за него в крупных компаниях часто возлагается на отдельное управление, определяемое как транспортное. В функции транспортного управления входят вывоз грузов и внутрипроизводственные перевозки.
По традиции в промышленности США обычную закупку и переработку грузов принято отличать от оперативных закупок. Согласно сложившейся там практике основная ответственность за составление графика и поставку обычно возлагается на поставщика и транспортную компанию независимо от того, что именно устанавливается в контракте на условиях ФОБ — пункт назначения или пункт отгрузки. Поэтому основное внимание управляющие транспортом на предприятиях США уделяют вывозу грузов (по контрактам о сбыте продукции). При снабжении по методу «точно в срок» транспортное управление одинаково отвечает за ввоз и вывоз продукции. При оперативном снабжении управляющие транспортом больше заинтересованы в своевременной поставке, чем в снижении стоимости вывоза.
Рассмотренные подходы к организации материально-технического снабжения не исчерпывают все многообразие практической деятельности в этой области в странах с рыночной экономикой. Наряду с этим различные виды производства, разнообразие экономической, географической и политической ситуации составляют объективные основания для дальнейших изменений в методах, технологии и механизмах материального обеспечения производственной деятельности. Однако единство целей материального обеспечения и глубокие интеграционные процессы, которые происходят в настоящее время в экономике индустриально развитых стран, сближают также и методы решения задач по материально-техническому снабжению производства.
Планирование закупок
Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:
• анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
• определение метода закупок;
• согласованность цены и заключение договора;
• установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок;
• организация размещения товаров на складе.
Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют также снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизацией складских запасов.