Вимоги до тексту документа. Основні правила оформлення документів такі: Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні
Основні правила оформлення документів такі: Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Назва (вид, різновид) документа — обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлюються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил. Дата — це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ. До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку трьома парами арабських цифр. Дата підписання ставиться у лівій верхній частині документа разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд із підписом. Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр: перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою, третя — порядковий номер за книгою обліку. Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ. Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи. структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади й прізвища — у давальному. Підпис — це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує його законність. Підписує документи як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції. Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження. Віза — це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили. Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами. Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації, й розмножені примірники. Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ. Резолюція — це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань. Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа (окрім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. При оформленні документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.