Оформление результатов командировки

Секретарское обслуживание.

 

1. Используя лекции и информацию ниже, выполните задание.

2. Заполните унифицированные формы по командировкам.

Подготовка и проведение приемов

Важным элементом деловой жизни предпринимателей являются приемы. Они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации и т.п. Согласно международной практике, наиболее торжественными и почетными по своему характеру видами приемов являются завтрак и обед. Любой прием должен быть заранее подготовлен. В подготовку приема входят:

  • выбор вида приема,
  • составление списка приглашенных лиц,
  • рассылка приглашений (заблаговременно),
  • составление плана рассадки за столом,
  • составление меню,
  • сервировка столов и обслуживание гостей,
  • подготовка тостов или речей (на приемах с рассадкой),
  • составление схемы или порядка проведения приема.

На приемках с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостя, т. е. места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым — справа от хозяина. Чем дальше место от хозяина, тем оно менее почетно. В отсутствие женщин первым считается место справа от хозяина дома, вторым — слева от него.

При рассадке придерживаются следующего принципа: женщину не сажают рядом сженщиной и на концы стола,если на его торце не сидят мужчины, мужа — рядом с женой.

Первыми по обе стороны от хозяина сажают женщин, от хозяйки - мужчин. Затем места чередуются: рядом женщиной сажают мужчину и наоборот.

Для того чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, а также знал, кто будет его соседом, на входе выставляется план рассадки, на стол кладется карточка с именем и фамилией приглашенного, иногда гостю вручается карточка (размером с визитную со схемой стола).

На прием с рассадкой следует приходить точно в указанное в приглашении время. На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которые указывается время начала и конца приема (17.00-19.00; 18.00-20.00 и т. д.), можно прийти и уйти в любое время в пределах указанного в приглашении.

Во время произнесения речей или тостов недопустимо разговаривать, наливать вино, есть. Следует особо сказать о тостах. Они могут произноситься на завтраках, обедах, ужинах и т. д. после десерта, когда всем гостям налито шампанское. Это касается приемов с рассадкой. На других видах приемов тосты произносятся не ранее 10-15 минут после начала приема. После тоста не обязательно выпивать все вино, налитое в бокал, можно пригубить или немного отпить. На официальных завтраках, обедах и ужинах не принято чокаться, если чокаются — мужчина должен держать свою рюмку ниже рюмки дамы.

 

 

  • Подготовьте проведение следующего вида приема (по заданию преподавателя) каждый выбирает для себя любой вид приема с рассадкой
  • Продумайте меню:
  • Составьте тост / приветственную речь для хозяина приемаРазработайте приглашение
  • Составьте схему проведения приема

 


Новые лекции по секретарскому:

Тема: Организация и проведение деловых поездок руководителя и других сотрудников организации

 

Подготовка командировок

Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т.п., печатает программу командировки с указанием организа­ций и лиц, с которыми должен встре­титься руководитель или специалист, а также времени, на которое назначе­ны встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обяза­тельно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости опе­ративно связаться с руководителем. Предварительная программа готовит­ся секретарем совместно с руководи­телем и может содержать следующую информацию: дату отправления, прибытия, про­должительность поездки; способ передвижения; бронирование мест в гостиницах; места посещения и проезд к ним; отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).

Секретарь продумыва­ет подарки и сувениры для принима­ющей стороны и снабжает руководи­теля канцелярскими принадлежнос­тями (блокноты, ручки, папки и т.п.). Приведем перечень документов, необходимых руководителю в коман­дировке:

· паспорт (при необходимости заг­ранпаспорт);

· авиабилеты или железнодорож­ные билеты;

· командировочное удостоверение;

· служебное задание.

Для направления в командировку сначала необходимо заполнить слу­жебное задание (форма №Т-10а), ко­торое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Ут­верждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую служ­бу для издания приказа о направлении в командировку.

Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недоста­точно только устной договоренности или письма-приглашения принимаю­щей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в коман­дировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в команди­ровку оформляется по форме № Т-9. Данная форма заполняется работни­ком кадровой службы, визируется главным бухгалтером, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. После подписания приказ в обяза­тельном порядке регистрируется.

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибы­тий и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования под­писи соответствующего должностно­го липа. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работ­ник должен возвратиться из команди­ровки на место постоянной работы в тот же день, в который он был коман­дирован. При выезде за границу вре­мя пребывания в загранкомандиров­ке определяется по отметкам в загран­паспорте, поэтому командировочное удостоверение не выписывается. Бланк командировочного удосто­верения выдается сотрудником, от­ветственным за командировки. За­полняется командировочное удосто­верение в одном экземпляре, подпи­сывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной сто­роне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывающих в командировки. Графа "Фамилия, имя, отчество, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение" может отсутствовать, если команди­ровочные удостоверения подписыва­ются одним должностным лицом. В небольшой фирме в качестве ответ­ственного лица за командировки мо­жет выступать секретарь.

Днем выезда в командировку счи­тается день отправления поезда, само­лета, автобуса или другого транспор­тного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства на место по­стоянной работы. Если отправление вашего руководители назначено до 24 ч. включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последую­щие сутки. Например, поезд отправ­ляется 20 октября в 23 ч. 50 мин. (вок­зал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае бу­дет считаться 20 октября. Если само­лет вылетает 21 октября в 0 ч. 50 мин., а до аэропорта надо добираться 2 часа, то первым днем командировки все равно будет считаться 21 октября.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна по­лучить максимум информации о сво­их действиях во время отсутствия ру­ководителя. Необходимо проконтро­лировать и вопрос подписи докумен­тов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо об этом подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение кон­тролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполне­ния документов, обязан передать дру­гому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

 


 

· Заполните унифицированную форму № Т-10   Код
  Форма по ОКУД
  по ОКПО  
наименование организации    
       

 

    Номер документа Дата составления
  КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ    

 

  Табельный номер
Работник    
фамилия, имя, отчество
 
структурное подразделение
 
должность (специальность, профессия)
командируется в  
место назначения (страна, город, организация)
 
 
для  
цель командировки
 
 
на   календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
     
           

 

с “   ”     г. по “   ”     г.

 

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа  
  наименование, серия, номер

 

Руководитель          
  должность   личная подпись   расшифровка подписи

 

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в
место постоянной работы:

Выбыл из     Прибыл в  
       
“   ”     г.     “   ”     г.
 
             
должность   личная подпись   должность   личная подпись
     
расшифровка подписи   расшифровка подписи
М.П.   М.П.
                                               

 

Выбыл из     Прибыл в  
       
“   ”     г.     “   ”     г.
 
             
должность   личная подпись   должность   личная подпись
     
расшифровка подписи   расшифровка подписи
М.П.   М.П.
                                               

 

Выбыл из     Прибыл в  
       
“   ”     г.     “   ”     г.
 
             
должность   личная подпись   должность   личная подпись
     
расшифровка подписи   расшифровка подписи
М.П.   М.П.
                                               

 

Выбыл из     Прибыл в  
       
“   ”     г.     “   ”     г.
 
             
должность   личная подпись   должность   личная подпись
     
расшифровка подписи   расшифровка подписи
М.П.   М.П.
                                               

Оформление результатов командировки

Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабаты­вает корреспонденцию, регистриру­ет документы и группирует их по руб­рикам, т.е. выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звон­ки, поступившие в адрес руководите­ля, записываются в специальное журнале регистрации телефонных пере­говоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то теле­фонные разговоры разрешено пере­адресовывать, о чем в журнале реги­страции телефонных звонков делает­ся соответствующая запись.

 

Необходимо отметить, что в свя­зи с производственной необходимо­стью сотрудник может быть направ­лен в командировку на длительное время. В этом случае в период коман­дировки на сотрудника распростра­няется режим рабочего времени и времени отдыха организации, в кото­рую он был командирован. Не ис­пользованные во время командиров­ки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются.

Если работник командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии со ст. 153 Трудового кодекса Российской Феде­рации.

 

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в лень при­бытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

После возвращения руководите­ля из командировки секретарь:

  • информирует его о вопросах, которые возникли в период его от­сутствия;
  • обрабатывает материалы коман­дировки;
  • оформляет отчетные документы.

 

При работе над отчетом секре­тарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно
отчет включает три раздела:

  • обоснование необходимости ко­мандировки;
  • последовательность решения воп­росов;
  • выводы и рекомендации.

 

В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работни­ков. Секретарь должен выяснить:

  • по какому вопросу прибыл посе­титель;
  • узнать, обеспечен ли он гостини­цей и при необходимости помочь ему;
  • отметить командировочное удос­товерение.

Командировочные удостоверения прибывших работников регистриру­ются в специальном журнале отдель­но от командировочных удостовере­ний сотрудников организации.

 

 


· Заполните унифицированную форму № Т-9

    Код
  Форма по ОКУД
  по ОКПО  
наименование организации