Полная материальная ответственность за имущество и другие ценности, полученные под отчёт по разовой доверенности или другим разовым документам (п. 2 ст. 404 ТК)
Круг лиц, которым могут выдаваться доверенности или другие разовые документы на получение имущества или других ценностей, законодательно не определён. Нередко к выполнению подобных операций привлекаются экспедиторы, шофёры, завхозы, снабженцы и другие лица.
Особенности получения материальных ценностей по разовой доверенности и другим разовым документам заключаются в том, что работник получает их не для хранения, а, как правило, для совершения каких-либо разовых операций (например, получение товара и его доставка на предприятие). Работник несёт ответственность за имущество или ценности, которые значатся в выданном и надлежаще оформленном документе.
Разовая доверенность либо другие разовые документы для совершения операций с материальными ценностями могут быть выданы только лицам, работающим на данном предприятии.
Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или лицами, ими на то уполномоченными. В тех случаях,, когда бухгалтерский учёт осуществляется централизованной бухгалтерией, доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем (заместителем руководителя) предприятия, организации и учреждения, обслуживаемого этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.
Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным (старшим) бухгалтером предприятия, организации, учреждения, оформляется приказом.
Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счёту, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.
В случаях, когда доверенное лицо должно получать требуемые товары, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности следует получать на нескольких складах.
Доверенности регистрируются бухгалтерией предприятия, организации, учреждения или централизованной бухгалтерией. В тех случаях, когда главным бухгалтером централизованной бухгалтерии право подписи доверенности предоставляется руководителю учётно-контрольной группы предприятия, организации и учреждения, обслуживаемого этой бухгалтерией, регистрация доверенностей осуществляется учётно-контрольной группой.
Выдача доверенностей, полностью или частично незаполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.
Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счёту, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней.
Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчёты за которые производятся в порядке плановых платежей, например, на систематическое получение продуктов питания для детских учреждений, допускается выдавать на весь календарный месяц.
Отказ работника от получения материальных ценностей по разовым документам для совершения операций, не входящих в круг его обязанностей, нарушением трудовой дисциплины не является, так как возложить полную материальную ответственность на работника в этом случае можно только с его согласия.
Лицо, получившее доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей, независимо от того, получены они по доверенности полностью или частично, представить в бухгалтерию предприятия документы о выполнении поручения и о сдаче на склад или соответствующему лицу полученных ценностей. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации) на следующий день после истечения срока действия доверенности.
Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истёк срок действия, новые доверенности не выдаются.
На нанимателе лежит обязанность ознакомить работника с правилами приемки и отправки грузов, оформления соответствующих документов. Нецелесообразно выдавать ценности под отчёт по разовой доверенности или другим разовым документам лицам моложе 18 лет, хотя законодательством это не запрещено.