Результати зарубіжних документознавчих досліджень
За межами України вивченням теоретичних та практичних питань в галузі документознавства займаються такі установи: у Росії – Російський державний гуманітарний університет у Саратові, Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи, Архангельський обласний центр підвищення кваліфікації спеціалістів культури, Томський державний університет, Самарський державний університет, Санкт-Петербурзький державний політехнічний університет, у Білорусі – Білоруський науково-дослідний центр електронної документації, Білоруський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи, у Польщі – Польська академія знань, у Німеччині – Інститут державного управління і права у Баварії та інші. Нижче коротко охарактеризовано напрямки та результати діяльності деяких з них.
У Російському державному гуманітарному університеті дослідженнями в галузі документознавства займається кафедра документознавства історико-архівного інституту. Основними напрямками вивчення є:
· закономірності документотворення в історичному аспекті і в умовах нових інформаційних технологій;
· історія організації діловодства в дореволюційній Росії і в сучасний період;
· узагальнення і прогнозування розвитку інформаційно-документаційних процесів в установах різних організаційно-правових форм;
· уніфікація форм управлінських документів і стандартизація систем документації;
· вивчення зарубіжного досвіду організації управління інформаційно-документаційними ресурсами;
· проектування раціональних систем діловодства для конкретних організацій.
Наукові роботи, що проводяться кафедрою документознавства РДГУ розвивають традиції дослідження документознавчих проблем, започатковані професором К.Г. Мітяєвим. Особливість наукових робіт кафедри – виконання прикладних розробок сучасних комплексних і локальних проектів з організації і вдосконалення інформаційно-документаційного забезпечення діяльності конкретних установ різних форм власності на базі новітніх інформаційних технологій.
Результати досліджень:
· розроблено курси навчальних дисциплін документознавчого циклу (програми курсів перевидаються систематично);
· видано більше 40 навчальних, практичних, довідкових, навчально-методичних посібників, зокрема підручника К.Г. Мітяєва "История и организация делопроизводства в СССР" (М., 1959), підготовлений колективом авторів підручник "Делопроизводство" (М., 2000), підручник для початкової професійної освіти (М., 2001), підручники Т. В. Кузнєцової "Делопроизводство в бухгалтерии" (М., 1999) і "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)", (М., 2000); М.Н. Костомарова "Международные и общероссийские классификаторы как стандартный язык описания данных" (М., 2000), "Составление и оформление служебных документов" (під ред. Т.В. Кузнєцової) (М., 1999).
Спільно з ВНІІДАД кафедра, починаючи з 1994 року, щорічно проводить Міжнародну науково-практичну конференцію "Документація в інформаційному суспільстві". 1999р. конференція була присвячена проблемі "Електронне діловодство і електронний архів". Викладачі і співробітники кафедри складають авторський колектив періодичних журналів «Секретарское дело» і «Делопроизводство» (видавець – «Бизнес-школа «Интел-Синтез»).
Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи, створений 1966 року, є науковою установою Федерального архівного агентства. ВНДІДАС займається актуальними теоретичними і прикладними проблемами архівознавства і документознавства.
В інституті є науково-дослідні підрозділи з основних напрямів діяльності: відділ архівознавства і відділ документаційного забезпечення управління, відділ економічного і технологічного забезпечення архівної справи (у його складі: лабораторія забезпечення збереження документів, сектор економіки архівної справи, лабораторія автоматизованих архівних технологій).
Інститутом розроблені правила, методики і регламенти роботи державних архівів і архівів організацій. Створений ряд переліків документів, регулюючих відбір документів на архівне зберігання. Найважливіші напрями НДР інституту – вирішення питань теорії і практики експертизи цінності документів і комплектування архівів, створення і розвиток системи науково-довідкового апарату і її теоретико-методичної бази, класифікації архівної інформації. Фахівці інституту успішно займаються рішенням питань економіки архівної справи, забезпечення збереження архівних документів і їх використання.
У сфері документознавства і документаційного забезпечення управління інститутом ведуться теоретичні і прикладні дослідження, пов’язані з розробкою державних стандартів, методичних рекомендацій і інструкцій щодо оформлення документів і ведення діловодства.
Серед досягнень інституту можна виділити Єдину державну систему діловодства, Типову систему документаційного забезпечення, Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації і Стандарт на організаційно-розпорячі документи.
В останні роки проблематика наукових досліджень інституту тісно пов’язана зі змінами, що відбуваються у галузі інформаційних технологій. Значне місце займає праця у галузі вдосконалення документаційного забезпечення управління, забезпечення збереження архівних документів, автоматизованих архівних технологій, електронних документів і архівів.
В інституті діють Галузевий центр науково-технічної інформації, що забезпечує архіви і інші зацікавлені організації інформацією в області документознавства й архівної справи, і Галузевий центр підвищення кваліфікації фахівців у області документознавства й архівної справи. У 2003 р. інституту надано статус базової організації з перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів з архівознавства, документознавства і документаційного забезпечення управління держав-учасників Співдружності Незалежних Держав.
Вивченням актуальних проблем документознавства займається також кафедра історії та документознавства історичного факультету Томського державного університету. Кафедра забезпечує спеціалізацію 07.00.02 – „Вітчизняна історія” і здійснює підготовку студентів за фахом 35.08.00 – „Документознавство й документаційне забезпечення управління”. Тут викладають такі дисципліни: вітчизняну історію, документознавство, технологію і організацію документаційного забезпечення управління (діловодство), теорію і практику архівної справи, основи менеджменту, історію і сучасну організацію державних установ Росії і т.п.
У січні 2006 р. вийшло в світ наукове видання: : Документ в парадигме междисциплинарного подхода: Материалы Второй научно-практической конференции / Под ред. проф. О.А. Харусь. – Томск: Томский государственный университет, 2006. – 400 с. Збірка містить близько 100 доповідей і повідомлень, підготовлених до Другої науково-практичної конференції, що відбулася 27-28 жовтня 2005 р. в Томську, в рамках довгострокового проекту "Документ в змінному світі", що реалізовується кафедрою історії і документознавства історичного факультету ТДУ і Архівним управлінням Адміністрації Томської області.
Вийшов в світ тиражем 2000 екземплярів навчальний посібник з документознавства завідувача кафедрою професора М.С. Ларькова [29]. У посібнику розглядаються теоретичні питання документознавства: походження і суть документа, функції, властивості, ознаки, структура документованої інформації; класифікація документів; способи і засоби документування, матеріальні носії документованої інформації; документна комунікація та ін. Висвітлюються також практичні питання, пов’язані із створенням і функціонуванням документів. Посібник призначений для студентів спеціальностей „Документознавство і документаційне забезпечення управління”, „Бібліотечно-інформаційна діяльність”. Може бути використаний також студентами факультетів державного і муніципального управління, економічних, юридичних, історичних факультетів і навчальних закладів та всіма, хто займається роботою з документами.
Основна функція збереження електронних документів у Білорусі є прерогативою спеціалізованої архівної установи, роль якої зараз виконує Білоруський науково-дослідний центр електронної документації (БілНДЦЕД). Одним з його структурних підрозділів (на правах відділу) є архів електронних документів. З 2001 р. він здійснює прийом документів на державне зберігання, а також на депозитарне (тимчасове) зберігання.
Крім забезпечення збереження електронних документів, що створюються в державних організаціях, важливим напрямом стає створення цифрових копій документів, що вже зберігаються в архівах країни. У 2001 р. БілНДЦЕД завершив розробку "Концепції цифрового копіювання документів Національного архівного фонду Республіки Білорусь". Передбачається, що основну роботу зі створення електронних копій візьмуть на себе архіви, в яких зберігаються оригінали документів, а БілНДЦЕД надаватиме їм методичне сприяння і візьме на себе зберігання еталонних (резервних) екземплярів, а також забезпечення доступу до цих копій на основі інформаційних технологій. Очевидно, що завдання конвертації архівної інформації в електронний вигляд незабаром постане і перед відомчими організаціями, пов’язаними з обробкою великих інформаційних масивів. Координувати і направляти цю роботу - також одне з пріоритетних завдань БілНДЦЕД.
У 2004 році державною установою «Білоруський науково-дослідний центр електронної документації» (БілНДЦЕД) була виконана науково-дослідна робота (НДР) на тему «Типові проектні рішення автоматизованої системи документообігу для державних органів».
Дана розробка проводилася в рамках Державної програми інформатизації Республіки Білорусь на 2003-2005 роки і на перспективу до 2010 року «Електронна Білорусь» відповідно до Заходів щодо оптимізації документообігу і вдосконаленню діловодства з використанням сучасних інформаційних технологій в республіканських органах державного управління, інших державних організаціях, підлеглих Раді Міністрів Республіки Білорусь, облвиконкомах і Мінміськвиконкомі, затвердженими Прем’єр-міністром Республіки Білорусь С.С.Сидорським 10.04. 2004.
Очікуваним ефектом від реалізації впровадження електронного документообігу в державні органи є:
- забезпечення оперативної інформаційної взаємодії органів державної влади: підвищення надійності і термінів доставки документів, зниження термінів обробки документів, підвищення прозорості процесів розгляду документів;
- інтеграція розрізнених інформаційних ресурсів в єдину міжвідомчу систему, підвищення ефективності їх використання при одночасному зниженні витрат на їх супровід;
- створення нової організаційної культури в органах влади, підвищення ефективності і значущості роботи державних службовців;
- оптимізація процесів документаційного забезпечення управління;
- підвищення ефективності і якості ухвалення управлінських рішень.
Під час виконання НДР:
- проведений аналіз стану автоматизації забезпечення документації управління в державних органах;
- складений огляд сучасних автоматизованих систем документаційного забезпечення управління (АСДЗУ) з погляду їх перспективності для автоматизації документообігу державних органів;
- визначений формат взаємодії різнорідних АСДЗУ у вигляді електронного конверта Xml–формату, в який вкладаються електронні документи і їх реквізити;
- розроблений програмний пакет «ШЛЮЗ системи електронного документообігу» (ПП «ШЛЮЗ СЕД»), який може бути використаний як клієнт міжвідомчого електронного документообігу в тих державних органах, які не мають АСДЗУ;
- проведені випробування інформаційної взаємодії державних органів за допомогою системи державної електронної пошти Mailgov.by, за участю АСДЗУ Національного банку і Мінського міськвиконкому.
Одним із підрозділів БілНДЦЕД є унітарне підприємство «Центр спеціалізованих комп’ютерних систем», створений в 2001 році. Основними послугами центру є:
- розробка систем документообігу (які пропонують облік, рух, контроль виконання документів, подання їх на зберігання в відомчий архів) для установ і організацій Республіки Білорусь;
- впровадження і адаптація систем електронного документообігу у відповідності з умовами замовника;
- розробка організаційних документів і номенклатури справ;
- навчання користувачів;
- консультації з питань створення документів управлінського типу, а також законодавства в галузі діловодства і архівної справи.
Серед ключових проектів підприємства: впровадження системи “ДЕЛО” у Фонді соціального захисту населення Міністерства праці і соціального захисту Республіки Білорусь, Білоруському державному університеті, ВАТ “Інститут “Гомельпроект”, СЗАО “Склозавод “Єлізово”, Міністерстві освіти Республіки Білорусь, а також сумісне з державною установою “Білоруський науково-дослідний центр електронної документації” виконання науково-дослідних робіт, передбачених Державною програмою інформатизації Республіки Білорусь на 2003 – 2005 роки і на перспективу до 2010 року “Електронна Білорусь”.
Основними напрямами діяльності Білоруського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи(БілНДІДАС)є:
- розвиток теорії документознавства, архівознавства, археографії і джерелознавства;
- комплексний аналіз документації в органах управління та інших організаціях;
- визначення шляхів скорочення потоків ділових паперів, включаючи створення системи уніфікації документів;
- розробка наукових принципів публікації документів і матеріалів Національного архівного фонду Республіки Білорусь;
- дослідження проблем історії Білорусі, її державності і культури;
- аналіз економіки архівної справи;
- організаційне забезпечення діяльності Археографічної комісії Департаменту з архівів і діловодства Міністерства юстиції Республіки Білорусь;
- видання спільно з Археографічною комісією Департаменту з архівів і діловодства Міністерства юстиції Республіки Білорусь "Беларуськага археаграфічнага штогодніка" ("Білоруського археографічного щорічника")
- організаційне і наукове забезпечення підготовки наукових кадрів вищої кваліфікації зі спеціальностей "Документалістика, документознавство й архівознавство" та "Історіографія, джерелознавство і методи історичного дослідження" через аспірантуру.
Таким чином, документознавство є наукою про документно-комунікаційну діяльність та документ у широкому значенні. Це дисципліна, що вивчає закономірності створення і функціонування документів та документ як джерело інформації й засіб соціальної комунікації, розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем і методи їх діяльності.
Документознавство – відносно молода наука, воно ще остаточно не сформувалося як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ. Документознавство розвинулося внаслідок інтеграції поняттєвого апарату бібліотекознавства, бібліографознавства, книгознавства, архівознавства, інформатики та інших дисциплін.
Коло питань, які вивчаються документознавством, достатньо широке, але головними з них є закономірності та способи створення документів, їх функції, властивості, структура, принципи організації документообігу, становлення і розвиток систем документації, а також комплексів документів, шляхи вдосконалення документацій них процесів у суспільстві.
Актуальними також залишаються проблеми визначення об’єкта, предмета, структури та місця документознавства серед інших дисциплін, визначення статусу документології та уніфікації документознавчої термінології, стосовно яких точаться постійні суперечності між представниками різних вітчизняних та зарубіжних шкіл.
Міжнародні організації документологічного профілю:
Міжнародна федерація з інформації та документації – МФІД;
Міжнародна асоціація видавців – МАВ;
Міжнародна федерація бібліотечних асоціацій та установ – МФБАУ (ІФЛА);
Міжнародна рада архівів – МРА;
Міжнародна організація зі стандартизації – МОС ( ІСО);
Онлайновий комп’ютерний бібліотечний центр – ОКБЦ (ОСLC) та ін.