Новые тенденции в практике письменного делового общения
Вхождение России в систему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной практики делового общения, делового письма мировым стандартам.
Отметим некоторые изменения в русском письменном деловом общении:
1. Сближение с мировой практикой письменного делового общения.
2. Либерализация языка и стиля деловых писем.
3. Усиление личностного начала в официальном письменном общении.
4. Развитие новых направлений делового общения (реклама в деловой речи), появление новых документов.
1. Сближение с мировой практикой делового общения идет через пополнение словаря официально-деловой речи иноязычной терминологией. Это один из каналов активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую письменную официально-деловую речь.
Среди недавно появившихся иноязычных терминов есть термины, называющие новые понятия (презентация – в рекламном письме жанр рекламного текста – письма-презентации; чартер – договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока; резюме – эффективный способ поиска работы), и термины, дублирующие русскоязычные (контракт – договор, соглашение; оферта – коммерческое предложение; прайс – лист - прейскурант). Заимствования 1 типа мотивированы появлением новых реалий жизни, 2 типа – стремлением приблизиться к мировым стандартам официально-деловой терминологии. Именно вторая тенденция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что может привести к чрезмерному насыщению письменной деловой речи заимствованиями.
Под влиянием западной культуры в отечественном деловом этикете отмечается тенденция двухименного официального обозначения (имя и фамилия) официальных лиц, деловых партнеров: Дмитрий Медведев, Владимир Путин, но только в ситуации устного делового общения, т.к. согласно нормам русского речевого этикета во внутренней служебной переписке необходимо соблюдать правила, установленные действующим ГОСТ.
Все-таки основой языковой базы отечественного делового письма должен оставаться русский язык с его богатейшими возможностями и русскими традициями.
Либерализация языка и стиля и усиление личностного начала в письменном деловом общении.
В последние годы в практике русского делового письма наметилась тенденция либерализации языка и стиля деловых писем, усиления личностного начала. Так в коммерческой переписке адресант и адресат не только обмениваются информацией, но и стараются наладить личный контакт, вызвать доверие партнера, продемонстрировать заинтересованность в налаживании и поддержании отношений. Для достижения этих целей используются устойчивые оценочные языковые формулы: безупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (добрые партнерские отношения, гибкая система скидок, успешное плодотворное сотрудничество. Они позволяют повысить эмоциональную привлекательность текста.
Реклама в деловой речи.
Широкое распространение в последнее время получили новые направления делового общения. Появились документы информационно-рекламного характера: рекламное информационное письмо, торговое предложение, рекомендательное письмо, резюме.
Требования к языку и стилю рекламных информационных писем существенно отличаются от требований к языку и стилю строго регламентированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость творческого подхода к составлению текстов рекламных писем, позволяет использовать языковые средства выразительности с целью привлечь внимание к излагаемой информации, расширяет возможности выбора структурной модели текста. Например, приглашение на распродажу по сниженным ценам:
Уважаемый…!
Именно сегодня Вы имеете возможность купить товар по сниженным ценам.
Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в последующие 4 месяца цены возрастут на 1%. Не упустите случая и воспользуйтесь снижением цен. Мы приглашаем вас на привилегированную распродажу. Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на них.
Приходите, мы будем Вас ждать.
В данном тексте используются вопросно-ответный прием повествования, побудительные конструкции, а также прилагательные самый, благоприятный, привилегированный, усиливающие воздействующий эффект письма.
Кроме этого, информационно-рекламные тексты нередко строятся по модели: риторический вопрос – информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Такая модель не только иллюстрирует процесс рассуждения, но и наталкивает на принятие решения. Например:
Что отличает товары фирмы…?
1. качество. Товары, производимые фирмой…, имеют гарантию качества в течение… и отвечают требованиям самых взыскательных покупателей.
2. Ассортимент. Фирма… предлагает самый широкий выбор…
3. Цены. Мы уверены, что реалистичность ценовой политики и скидки постоянным партнерам – ключ к взаимовыгодному сотрудничеству.
Рекламное торговое предложение содержит конкретное коммерческое предложение, излагаемое, как правило, в заключительной части послания.
Информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на жизненные интересы, практические потребности потенциального потребителя, заказчика, партнера.
При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зрения ясности, простоты и тона изложения.
Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленности, недопустимы в текстах рекламных деловых писем, поскольку снижают их воздействующий эффект. Например:
…Гибкая система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона.
Данный фрагмент письма перенасыщен личными местоимениями, а многозначность глагола конкурировать создает двусмысленность высказывания.
В последнее время восстанавливается традиция написания рекомендательных писем. Рекомендательное письмо составляется должностным лицом или человеком, авторитетным в какой-либо области знания, и дает краткую характеристику работника с точки зрения его профессиональной компетенции, творческих и организаторских способностей, трудовой дисциплины, личных качеств, имеющих наибольшее значение для будущей деятельности представляемого. Вывод подтверждает пригодность представляемого к тому или иному виду деятельности. В отечественной практике делового общения с точки зрения языка и стиля письма такого рода все еще походят на служебные анкеты, в то время в зарубежной практике для них характерна тональность разговорного общения.
Резюме
Одним из новых жанров официально-делового стиля канцелярского подстиля, существующим параллельно с автобиографией, можно назвать резюме. Этот документ – один из самых эффективных инструментов поиска работы. Представляет собой краткое изложение наиболее важных для потенциального работодателя фактов биографии претендента на вакантную должность, в основном связанных с его опытом работы. На прочтение резюме затрачивается в среднем не более 1 минуту, поэтому претенденту важно сразу привлечь внимание работодателя, заинтересовать его и побудить назначить собеседование. Резюме – это визитная карточка, которая должна выделять претендента из всего потока людей, ищущих работу.
Резюме имеет несколько стандартных форматов (хронологическое, функциональное и смешанное (хроно-функциональное).
Хронологическое резюме представляет собой список мест работы и перечень профессиональных обязанностей в обратном хронологическом порядке – от настоящего к прошлому. Такой тип резюме больше всего подходит для демонстрации профессионального продвижения в определённой области карьерного роста на одном месте работы. Основное отличие структуры этого резюме заключается в том, что все обязанности и достижения относятся к конкретному месту работы, позиции, компании. Хронологический тип резюме рекомендуется использовать, если:
– накоплен существенный опыт работы;
– прослеживается рост карьеры в определённой профессиональной области;
– направление деятельности не менялось или менялось редко;
– смена рабочих мест происходила не часто;
– не планируется изменения карьеры, перехода в другую профессиональную область.
Функциональное резюме подходит для претендента на вакантную должность, имеющего большие перерывы в работе, небольшой опыт работы или планирующего изменить направление деятельности. В этом формате резюме основное внимание уделяется профессиональным навыкам и достижениям. Здесь главное не прежнее место работы и позиция, а именно функции и круг обязанностей претендента. Информация о компаниях и занимаемых должностях предоставляется довольно кратко. Основным преимуществом функционального резюме является возможность акцентировать внимание на наиболее интересных и важных моментах карьеры претендента, его профессиональных навыках, а не на месте и времени их приобретения. Для того чтобы составить резюме функционального типа, важно переосмыслить весь предыдущий профессиональный опыт и структурировано его изложить. Поскольку этот формат фокусируется на навыках и способностях претендента, нужно чётко представлять себе позицию, которую он хочет занять. Функциональный тип резюме рекомендуется использовать, если:
– принято решение о смене области профессиональной деятельности;
– поиск работы ведётся после длительного перерыва;
– часто менялось место работы или направление деятельности;
– профессиональный опыт отсутствует или незначителен.
Хроно-функциональное резюме более всего подходит для быстро продвигающегося специалиста с хорошим опытом работы. Этот тип резюме отличают следующие факторы:
Из описания достижений должен получиться портрет профессионала, имеющего опыт работы и знающего, чего он хочет добиться. После описания достижений это резюме становится похожим на функциональное, и далее следует сделать акцент на ваших навыках в разных областях. В обратном хронологическом порядке указывается время, места работы, обязанности. Информация об образовании включается по усмотрению претендента.
При составлении резюме любого формата следует учесть следующие принципы:
1. Структурированность. Вся информация должна излагаться в определённой последовательности и вписываться в выбранную форму.
2. Избирательность. Резюме следует определить цель, решить, какая работа более всего удовлетворит ваши потребности. Проанализируйте свой профессиональный опыт и выберите из него только то, что в точности соответствует поставленной цели. Избирательность оградит резюме от лишней информации.
3. Объективность. Описывая свой опыт или навыки, будьте реалистичны и объективны. Вы должны быть готовы обосновать всё, что указали в резюме.
4. Активность. При описании ваших достижений используйте глаголы действия, указывающие на результат, например, «внедрил», «сэкономил», «увеличил», «сократил».
5. Краткость. Объём резюме не должен превышать 1 – 2 страниц, поэтому информацию необходимо излагать кратко, делая акцент на наиболее важных и значимые моментах для работодателя.
Структура резюме
Резюме состоит из 1 – 2 страниц и содержит – вне зависимости от выбранного формата (типа) – определённые блоки.
Контактная информация
– имя и фамилию следует указывать полностью, а отчество можно опустить;
– адрес указывается полностью с индексом;
– № телефона (домашний/ контактный/ рабочий) указывается с кодом города. Однако № рабочего телефона указывается только в том случае, если у претендента (соискателя, кандидата) есть возможность достаточно свободно общаться на рабочем месте;
– e-mail – один из самых удобных способов коммуникации, кроме того, его наличие уже само по себе иллюстрация навыков претендента (соискателя, кандидата) работы с ПК (PC).
Цель
– в формулировке цели содержится краткая информация о вакансии, на получение которой претендует соискатель (кандидат), определяются границы его профессиональных интересов;
– если резюме отправляется на конкретную вакансию, то в качестве цели указывается название или код этой вакансии;
– если у претендента (соискателя, кандидата) несколько разных целей, то составляется два – три варианта резюме: лучше сделать несколько сфокусированных на конкретном аспекте резюме, чем одно общее.
Квалификация
– кратко указывается наиболее значимая для потенциального работодателя информация о профессиональных навыках претендента (соискателя, кандидата), сильных сторонах и достижениях.
Опыт работы
– описывается по следующей схеме: название компании – направление деятельности компании – сроки работы – должность – должностные обязанности – профессиональные навыки и достижения;
– как правило, указывается опыт работы за последние десять лет.
Образование
– даётся информация как о фундаментальном образовании, так и о дополнительном: курсы, семинары, тренинги, стажировки и т.д.
Дополнительные навыки
– уровень владения иностранными языками, ПК (PC), специальными программами (MS Word, 1C, Excel, PowerPoint. Access и др.), наличие водительских прав, опыта вождения.