Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками. Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками должна осуществляться согласно программе по следующим основным направлениям: наличие и правильность оформления
Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками должна осуществляться согласно программе по следующим основным направлениям: наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке товарно-материальных ценностей (работ, услуг); точность по оплате сумм за полученные товарно-материальные ценности (работы, услуги); правильность оценки полученных и отгруженных товарно-материальных ценностей (работ, услуг) при бартерных сделках; достоверность, реальность и правильность учета расчетов с поставщиками и подрядчиками с использованием векселей; полнота оприходования полученных ценностей или учета выполненных работ и услуг.
Основным документом, определяющим правовой режим расчетных взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками по поставкам материальных ресурсов, а также по выполненным работам и оказанным услугам, является договор, заключенный между организацией-заказчиком и поставщиком (подрядчиком). Договоры должны отвечать требованиям норм ГК РФ. Однако на практике формулировки предметов проверяемых договоров часто не отвечают их названиям и нормам в соответствии с ГК РФ. Поэтому аудитор должен тщательно проанализировать содержание этих договоров и определить законность (или незаконность) проведенных по ним операций.
К важнейшим требованиям при осуществлении сделок на поставку товаров, услуг относятся соблюдение форм договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от сроков. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной ГК РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, могут быть признаны ничтожными (недействительными).
При проверке аудитор должен обратить особое внимание на следующие вопросы: имеются ли договоры по проведенным операциям с поставщиками и подрядчиками; правильность оформления договоров; при наличии задолженностей необходимо установить дату возникновения и причину образования просроченной задолженности.
Далее аудитор должен проверить непосредственно расчетные операции с каждым поставщиком, а затем с каждым подрядчиком. Для этого путем проверки записей по журналу-ордеру № 6 и в реестрах операций (приложения к журналу-ордеру № 6) или ведомости (при автоматизации учета) к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также расчетно-платежных документов аудитор должен определить дату возникновения и характер каждой операции, поставок, правильность применения цен для оценки, наценок (скидок), своевременность и полноту оприходования полученных ценностей, обоснованность предъявления претензий, выделения на счете 19 «Налог на добавленную стоимость» НДС.
При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), необходимо проверить, не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути (дебиторская задолженность). Необходимо также установить: проводилась ли инвентаризация расчетов; предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам при нарушении договорных обязательств, а также обоснованность начисленных или полученных сумм штрафных санкций; правильность списания сомнительных долгов.
При необходимости можно провести контрольную инвентаризацию ценностей и расчетов, встречную сверку документов и регистров учета в проверяемой организации и у поставщика, устный опрос специалистов и материально – ответственных лиц по указанным вопросам.
Проверяя операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен установить правильность сумм и составления по ним корреспонденции счетов. Для этого проводят сверку записей счета 60 в журнале-ордере № 6 с другими регистрами.
Итоговые данные журнала-ордера № 6 по оборотам по счету 60 и остаток на этом счете необходимо сверить также с соответствующими данными в Главной книге и в отчете организации.
Необходимо особое внимание обратить на отражение операций на счетах при расчетах с использованием векселей, так как в них обычно кроется множество ошибок, влияющих на себестоимость продукции и финансовые результаты организации, а также на правильность списания (возмещения) НДС по приобретенным ресурсам. Так, например, оприходуя материалы, покупатель выдает поставщику свой вексель и в учете ошибочно относит сумму процента по векселю на издержки производства, а также необоснованно возмещает НДС, хотя оплата материальных ценностей может произойти неденежными средствами (по договору мены):
1. Дт сч. 10, Кт сч. 60-1 – 100 тыс. руб.
2. Дт сч. 19, Кт сч. 60-1 – 18 тыс. руб.
3. Дт сч. 60-1, Кт сч. 60-3 – 118 тыс. руб.
4. Дт сч. 26, Кт сч. 60-3 – 10 тыс. руб.
5. Дт сч. 68, Кт сч. 19 – 18 тыс. руб.
Из данного примера видно, что организация необоснованно отнесла на издержки производства (операция 4) вексельный процент (разницу между номиналом выданного векселя и суммой задолженности поставщику), а также необоснованно списала (возместила) НДС по приобретенным материалам за счет задолженности бюджету по налогу.
Между тем следовало сумму вексельного процента отнести на увеличение стоимости приобретенных материалов (дебет счета 10), а НДС необходимо было возместить только после уплаты стоимости материальных ценностей поставщику денежными средствами. Выдача своего векселя поставщику не является фактом оплаты, а представляет собой всего лишь долговое обязательство покупателя поставщику. Результаты проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками можно отразить в рабочих документах (свидетельствах) (табл.).
Таблица - Полнота оприходования товарно-материальных ценностей (работ, услуг), полученных от поставщиков и подрядчиков (руб.)
| № п/п | Наименование поставщика, подрядчика | Наименование материальных ценностей, работ, услуг | Документ, номер, дата | Фактически поступило МПЗ, произведено работ, оказано услуг (руб.) | Фактически оприходовано | Отклонение, (+,-) | Выводы и предложения аудитора | |
| по счету | сумма, руб. | |||||||
| ООО «Надежда» | Минеральные удобрения | Накладная № 20 от 10.06 | - 520 | Недостача, имеется акт, данные которого отражены на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | ||||
| ООО «Рассвет» И т.д. | Инвентарь и хозпринадлежности | Накладная № 17 от 05.06 | - 50 | Отклонение без оправданий, необходимо учесть разницу |
Если аудитор выявил подобное несоответствие данных учета (см. табл.) с данными, отраженными в документах поставщика, то он обязан, применяя приемы сопоставления, прослеживания, опроса и др., выяснить его причину. Выборочно можно проверить правильность изъятия поставщиками НДС и обоснованность его возмещения проверяемым субъектом. При этом можно использовать форму, представленную в табл.
Таблица - Проверка правильности изъятия поставщиками НДС и обоснованности его выделения и возмещения проверяемым субъектом (руб.)
| № п/п | Наименование поставщика, подрядчика | Сумма задолженности поставщикам, в т.ч. НДС, руб. | Расчетный документ, в котором НДС отдельной строкой (графой) | Платежный документ, в котором НДС отдельной строкой | Фактически возмещена | |||||||
| выделен | не выделен | фактическая сумма, руб. | сумма НДС по ставке, руб. | отклонения (+,-), руб. | выделен | не выделен | сумма НДС к возмещению, руб. | сумма НДС, руб. | отклонения (+,-), руб. | |||
| ОАО «Нептун» | Накладная (счет фактура) №4 от 11.06 | - | - | - | ПП № 4 от 20.06 | - | + 180 | |||||
| ООО «Рассвет» | - | Накладная (счет фактура) №17 от 05.06 | - | ПП №10 от 25.06 | - | - | + 144 |
Данные табл. показывают, что во всех случаях проверяемым экономическим субъектом НДС был возмещен необоснованно, так как в первом случае этот налог не был выделен отдельной строкой в платежном документе, а во втором случае – в расчетном документе. Проверка правильности изъятия суммы НДС поставщиками показывает, что эти суммы соответствуют нормативным ставкам.
Для проверки достоверности, реальности и законности задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками можно использовать специальную таблицу (табл.), данные которой позволят определить возможные ошибки, мошенничество, растраты, искажения данных бухгалтерской отчетности.
Таблица - Достоверность, реальность и законность задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками (руб.)
| № п/п | Наименование поставщика | Наименование договора, дата и номер | Дата возникновения задолженности | Сальдо задолженности на счете 60 | Соответствие сальдо расчетным документам, выпискам, договору, регистрам учета и запросам | Выводы и предложения аудитора | ||
| дебет | кредит | дебет | кредит | |||||
| ОАО «Нептун» | Договор купли-продажи № 4 от 11.06 | 01.07 | - | - | Верно | |||
| ОАО «Березка» И т.д. | Нет договора | 06.06 | - | - | Незаконная предоплата, нет договора |
Данные табл. показывают, что в первом примере кредиторская задолженность проверяемой организации полностью соответствует расчетным документам, договору, регистрам учета и запросам от поставщика. Указанная сумма задолженности является реальной и достоверной. Во втором же случае дебиторская задолженность организации, хотя и соответствует выпискам, регистрам учета и запросам, является необоснованной, так как данная сумма перечислена поставщику путем предварительной оплаты без заключения с ним договора (соглашения).
При проверке расчетов с подрядчиками следует установить, обеспечены ли объекты строительства (ремонта) источниками финансирования. Аудитор должен помнить также то, что основанием для расчетов с подрядчиками являются договоры, проектно-сметная документация на строящиеся объекты, акты выполненных работ, счета-фактуры. Здесь необходимо также обратить внимание: на реальность числящейся кредиторской или дебиторской задолженности на счете 60, ее соответствие данным Главной книги и отчетности; нет ли приписок объемов выполненных работ (для чего можно провести контрольный обмер выполненных работ); на правильность составления бухгалтерских проводок по счетам расчетов; на правильность расчета с поставщиками и подрядчиками (нерезидентами)в иностранной валюте.
В последнем случае аналитический учет ведется по каждому поставщику (подрядчику) раздельно в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ России на дату возникновения обязательств. Основанием отражения операций в установленные сроки (по дате получения груза на таможне, по дате окончания оказания услуг) являются счета с приложенными первичными документами (фактура, акт, таможенная декларация и др.). Курсовая разница между днем оплаты и днем возникновения задолженности (оказания услуг, получения товаров) отражается: положительная – по дебету счета 60 и кредиту счета 91; отрицательная – по дебету счета 91 и кредиту счета 60. Кроме того, в конце месяца все неоплаченные счета поставщиков в иностранной валюте в обязательном порядке пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ и возникшую курсовую разницу списывают (при повышении курса инвалюты) с кредита счета 60 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Особое внимание аудитора должно быть обращено на то, что зачастую предварительную оплату в организациях ошибочно отражают на счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или сокрытый товар списывают на счет 76 субсчет «Расчеты по претензиям». В последнем случае необходимо установить реальность сумм претензии, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара (услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.
По задолженности с каждым поставщиком и подрядчиком необходимо выявить соблюдение срока исковой давности. В случае его пропуска или нереальности она подлежит зачислению на счет 91 «Прочие доходы и расходы». При проведении проверки следует обратить внимание на списание с кредита счета 60 на себестоимость сумм, не относящихся к производственной деятельности организации.