ТЕМА 12 - СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ПРЕДИСЛОВИЕ
До появления компьютеров документы набирались на печатных машинках, для создания нескольких копий использовалась копирка. Результаты работы приходилось рассылать обычной почтой или внутри организации разносить пешком. Согласованные и исправленные документы снова перепечатывались. Так выглядел «бумажный» документооборот.
После появления персональных компьютеров документы стали набирать в текстовом редакторе и сохранять их на локальном диске компьютера или на сетевом ресурсе в виде файлов. Новые версии документа можно было создавать, изменяя или копируя существующие файлы. Также появилась возможность создавать ксерокопии документов. Результаты работы можно было отправлять по электронной почте. Это «частично автоматизированный» документооборот.
В конце 20 века появились специальные программные продукты для работы с электронными версиями бумажных документов. Первые из этих программ выполняли только отдельные функции документооборота, например: только работа с электронными документами, или только регистрация бумажных документов (функции делопроизводителя), или только пересылка документов сотрудникам для работы.
Венцом развития документооборота стали комплексные системы электронного документооборота, которые полностью автоматизировали все этапы работы с документами и подняли на новый качественный уровень процессы управления организацией. Это «полностью автоматизированный» документооборот.
Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM — это один из ярчайших представителей комплексных систем электронного документооборота последнего поколения.
Преимущества использования системы в организации:
С использованием системы DIRECTUM в организации:
1. Уменьшается или совсем исключается внутреннее хождение бумажных документов. Следовательно, не надо распечатывать, снимать копии, относить заинтересованным лицам. Но полностью от бумажного документооборота пока уйти нельзя, т. к. на текущий момент в юридической практике преимущество имеют бумажные документы.
2. Уменьшаются затраты времени на поиск документов.
3. Уменьшаются затраты на расходные материалы.
4. Уменьшается риск потери документов.
5. Появляется возможность управлять движением документов - не только знать, на какой стадии находится документ, но и воздействовать на процесс его движения.
6.Поддерживается высокая исполнительская дисциплина, так как имеется возможность выявлять исполнителей, задерживающих выполнение работы.
7. Появляется возможность анализировать эффективность работы и загруженность персонала.
8. Знания и опыт работы накапливаются и используются в дальнейшей работе (история переписки, обоснования принятия решений, версии документов).
9. Повышается качество управления.
Общие сведения о системе:
В системе DIRECTUM имеются следующие модули.
Модуль «Управление электронными документами» системы DIRECTUM обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio и CorelDraw, аудио и видеоданные, архивы zip).
Модуль «Управление деловыми процессами» системы позволяет автоматизировать процессы создания, обработки и движения документов (docflow). Кроме того, реализованный в системе механизм workflow позволяет автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами: документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.
Модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами и облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которой базируется традиционная российская технология делопроизводства.
Модуль «Управление совещаниями» автоматизирует процессы подготовки совещаний, ознакомления участников совещания с повесткой и контроля исполнения принятых на совещании решений. В модуле поддерживается весь жизненный цикл совещания.
Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» автоматизирует планирование и анализ маркетинговых мероприятий, позволяет фиксировать всю необходимую информацию о текущих и потенциальных клиентах в единой базе, планировать контакты с клиентами. Все вышеперечисленное позволяет увеличить продажи и поднять качество обслуживания клиентов на новый уровень.
Модуль «Управление договорами» автоматизирует этапы согласования, визирования и регистрации входящих и исходящих договоров, обеспечивает конфиденциальность информации, дает возможность выделения ответственного за регистрацию, служит для централизованного хранения информации по договорам.
Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие средства:
• Сервер репликации. Позволяет работать в единой системе удаленным подразделениям;
• Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с использованием Интернет из любой точки мира к документам, задачам, заданиям;
• Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Встроенный язык программирования позволяет выполнить модификации под нужды организации. Самая распространенная модификация — настройка отчетов, сложные типовые маршруты, настройка типов карточек;
• Служба файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Позволяет хранить данные большого объема в единой системе; выполнять архивное хранение документов; настраивать политики хранения, обеспечивающие автоматическое перемещение данных по хранилищам;
• Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, которые позволяют обеспечить доступ к данным системы DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint;
• Программа DIRECTUM OverDoc. Позволяет просматривать, редактировать и подписывать документы ЭЦП вне системы DIRECTUM. Позволяет организовать обмен документами с ЭЦП между разными организациями. Программа распространяется бесплатно;
• Технология быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID. Предназначена для облегчения поиска электронных документов по их бумажным копиям в системе DIRECTUM. В рамках этой технологии для электронных документов генерируется штрих-код, уникально идентифицирующий документ в системе.
В данном учебном пособии рассматриваются модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами», которые являются базовыми для работы в системе DIRECTUM и используются у всех клиентов.
ТЕМА 12 - СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА