Оформление текста пояснительной записки
Общие требования
Все листы пояснительной записки должны быть сброшюрованы в папки формата А4 или потребительского формата близкого к формату А4 (210х297 мм), на папках должны быть этикетки (60х100) с указанием аббревиатуры университета, вида документа (пояснительная записка к курсовому проекту), кодов учебной группы и специальности, автора (ов) проекта и года окончания выполнения.
Текст пояснительной записки должен быть выполнен аккуратно литературным и технически грамотным языком на одной стороне листа:
- с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004).
Общий объем пояснительной записки должен соответствовать 20÷40 страницам машинописного текста.
Нумерация листов пояснительной записки должна быть сквозной в пределах всей записки. Первой страницей является титульный лист, на котором номер страницы не проставляется.
Номер страницы, в соответствии с ГОСТ 7.32, проставляется в центре нижней части листа без точки. Абзацы в тексте начинаются отступом 15-17 мм.
Построение текста
Текст пояснительной записки должны быть разделен на разделы, подразделы, а в случае необходимости – пункты, подпункты.
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всей пояснительной записки, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.
«Введение», «Содержание», «Список использованных источников» не нумеруются. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
Если записка не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта в нем должен состоять из раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:
1 Учет производства и реализации готовой продукции на предприятии
1.2 Нумерация пунктов первого раздела записки
1.3
2 Анализ производства и реализации продукции
2.1
2.2 Нумерация пунктов второго раздела записки
2.3
Если записка имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой, например:
3 Анализ выпуска и реализации готовой продукции на примере ООО «Верона»
3.1 Анализ ассортимента и структуры продукции
3.1.1
3.1.2 Нумерация пунктов первого подраздела третьего
3.1.3 раздела записки
3.2 Анализ ритмичности выпущенной продукции
3.2.1
3.2.2 Нумерация пунктов второго подраздела третьего
3.2.3 раздела записки
Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.
Если текст записки подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах записки.
Пункты при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.
Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте записки на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.
Пример
а)______________
б)______________
1)_____________
2)_____________
в)______________
Каждый пункт, подпункт и перечисления записывают с абзацного отступа.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении записки машинописным способом должно быть равно 3-4 интервалам, при выполнении рукописным способом – 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала, при выполнении рукописным способом – 8 мм.
Каждый раздел записки рекомендуется начинать с нового листа (страницы). Не следует помещать заголовки разделов на отдельных листах. Слово «Содержание» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.
Изложение текста
Текст записки должны быть кратким, четким и не допускать различных толкований.
В записке должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.
Если в записке принята специфическая терминология, то в конце ее (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание записки.
В тексте записки не допускается:
- применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на русском языке;
- применять произвольные словообразования;
- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами;
- сокращать обозначения физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.
Если в записке принята особая система сокращения слов или наименований, то должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце записки перед перечнем терминов.
В пояснительной записке следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с требованиями ГОСТ 8.417.
Интервалы чисел записывают со словами «от» «до» (имея ввиду: «от… до… включительно»), если после чисел указана единица величины, или через тире, если эти числа являются безразмерными.
Примеры
1 … от 1 до 5 мм.
2 … от 10 до 100 кг.
3 … от 40 % до 70 %.
4 … от 15º С до 30ºС.
5 … от плюс 10ºС до минус 30ºС.
Если интервал чисел охватывает порядковые номера, то для записи интервала используют тире.
Пример – … рисунки 1-10.
Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах.
Формулы
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные ГОСТ 2.105. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснение каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле.
Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.
Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «х».
Формулы, за исключением помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы в круглых скобках справа, в конце строки.
Одну формулу обозначают- (1).
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например, формула (В.1).
Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например, (3.1).
Порядок изложения в тексте математических уравнений такой же, как и формул.
Примечания
Примечания приводят в пояснительной записке, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала. Примечания не должны содержать требований.
Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире, и примечание пишется тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. При этом после слова «Примечание» не ставят двоеточие. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.
Примеры
Примечание - ____________________
Примечания
1 ____________
2 ____________
Ссылки
На материалы, взятые из литературы и других источников (утверждения, формулы, цитаты и т.п.) должны быть даны ссылки с указанием номера источника по списку использованной литературы. номер ссылки проставляется арабскими цифрами в квадратных или косых скобках.
Ссылаться следует на документ в целом или его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данного документа.
При ссылке на формулу в тексте необходимо указать ее полный номер в скобках, например: «в формуле (1)» или «в формуле (3.1)».
При ссылках на иллюстрации следует писать «в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.
При ссылке на таблицу следует писать слово «Таблица» с указанием ее номера.
При ссылке на приложения в скобках без сокращения пишется слово «Приложение» и его обозначение, например: (Приложение А).
При ссылках на стандарты и технические условия допускается указывать в скобках или через запятую только обозначение документа и его номер без указания наименования.
Повторные ссылки на формулы, таблицы, приложения следует давать с сокращенным словом «смотри», например: (см. рисунок 3.5), (см. Приложение Б).
Размер полей текста
При написании текста пояснительной записки необходимо оставлять поля следующих размеров: для подшивки слева – 30 мм, справа – не менее 10 мм, сверху – не менее 15 мм, снизу - не менее 20 мм.
Иллюстрации
Иллюстрации могут быть представлены в виде графиков, эскизов, чертежей, фотографий, схем, диаграмм и т.д.
Все иллюстрации, помещаемые в тексте записки и приложениях, именуются рисунками.
Рисунки должны располагаться непосредственно после ссылки на них в тексте или на следующей странице.
Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается, например, «Рисунок 1».
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначений приложения. Например, «Рисунок А.3».
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например, Рисунок 1.1.
При ссылках на иллюстрации следует писать «… в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «… в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.
Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом:
Рисунок 1 – Организационная структура предприятия
Таблицы
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. В тексте пояснительной записки следует помещать итоговые и наиболее важные таблицы. Таблицы вспомогательного и справочного характера помещают в приложениях пояснительной записки.
Таблица может иметь заголовок (название), который следует выполнять строчными буквами (кроме первой прописной) и располагать над таблицей слева. Заголовок должен быть точным, кратким и отражать содержание таблицы. В конце заголовков таблиц точки не ставят, заголовки указывают в единственном числе и не подчеркивают.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Если в записке одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», когда она приведена в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
На все таблицы записки должны быть приведены ссылки в тексте, при этом следует писать слово «Таблица» с указанием ее номера.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.
Если строки или графы таблицы выходят за формат листа, таблицу делят на части, которые в зависимости от особенностей таблицы, переносят на другие листы. Допускается помещать часть таблицы на одном листе рядом или одна над другой.
При переносе части таблицы на другой лист заголовок помещают только над первой частью, а головку таблицы повторяют.
Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.
Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.
Разделять заголовки, подзаголовки и графы диагональными линиями не допускается. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы.
Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.
Графу «№ п/п» в таблицу не включают. При необходимости нумерации показателей, параметров и других данных порядковые номера указывают в боковике таблицы, перед их наименованием.
Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части – над каждой ее частью без сокращений.
Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах физических величин, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины (без сокращений). Например, «Размеры в миллиметрах», «Напряжение в вольтах», а в подзаголовках остальных граф приводить наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических величин (без сокращений).
Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных физических единицах, то их указывают в подзаголовке каждой графы.
Приложение А