ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АУДИТА
Систематическое проведение независимой оценки готовности
фирмы к эффективному функционированию особенно важно
перед приобретением предприятия или его целевом инвестировании. Для этого необходимо проделать обязательные процедуры, гарантирующие потенциальному инвестору эффективность и надежность вложения средств. Как правило, проверяются:
• финансово-экономические показатели (финансовое состояние, прошлая и текущая результативность, потенциал роста, ценовая политика, доля занимаемого рынка и т. д.);
• юридическая «чистота» (оформление прав собственности в соответствии с законодательством и т. п.);
• техническая экспертиза основных средств.
Зарубежный и отечественный опыт приватизации крупных государственных компаний показывает: очень важно проверять качество менеджмента, т. е. эффективность системы управления предприятием, уровень квалификации высшего и среднего управленческого звена, адекватность функционирующей системы управления персоналом стратегии, целям и задачам организации.
Для оценки степени эффективности управления с середины 1990-х гг. в мировой практике стала использоваться методология управленческого аудита.
Управленческий аудит — это диагностическое исследование управленческих технологий с целью определения их фактической эффективности и внесения необходимых корректировок в управленческий процесс на основе методологии аудиторской деятельности и разработанных рабочих заданий.
Американский менеджмент определяет управленческий аудит как «вид консультационных услуг в помощь клиенту для повышения эффективности использования его мощностей и ресурсов и достижения намеченных целей»'.
Управленческий аудит — это диагностический инструмент, обслуживающий информационные потребности процесса совершенствования управления организацией. Выделяют следующие этапы этого процесса:
• оценка текущего состояния эффективности управления;
• оценка результатов эффективности в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективах (статика) и в форме эффективности конкретной деятельности работы по управлению (динамика);
• определение требуемых характеристик деятельности по управлению в организации на ближайшую, среднесрочную и долгосрочную перспективу на основе формирования стандартов, нормативов эффективности системы управления, необходимых результатов эффективности, соответствующих своими характеристиками системе ситуационных условий;
• формирование плана необходимых действий для движения от текущего состояния эффективности к нормативному посредством сравнения фактического состояния исследуемой функции с нормативным, стандартным, утвержденным состоянием. Формирование плана предполагает определение состава мероприятий, позволяющих усилить практику управления организации. Затем разрабатывается детальная стратегия совершенствования управления, интегрирующая в себе различные направления оптимизации, направленная на обеспечение максимальной долгосрочной эффективности организации в целом;
• практическая реализация плана совершенствования управления организацией. Деятельность по практической реализации рекомендаций по результатам аудита может быть названа аудиторской только условно, поскольку в большинстве случаев предполагает потерю независимости и размывание специализации (профессионализма) аудитора в области диагностического исследования, а значит, не будет отвечать требованиям аудиторских стандартов.
Схематически роль управленческого аудита в процессе совершенствования управления представлена на рис. 2.1.
Сущность управленческого аудита в основном совпадает с традиционным финансовым аудитом (отличие лишь в объекте проверки).
Рис. 2.1. Роль методов управленческого аудита в совершенствовании управления:
►- процесс совершенствования и аудита;
использование в процессе совершенствования управленческого аудита
Поэтому управленческий аудит осуществляется с использованием тех же принципов, стандартов и в тех же формах проведения проверки. Однако методология проведения управленческого аудита имеет свою специфику.
В области управленческих технологий нет таких жестких законодательных установок, как в финансах. Критерием эффективности управленческих технологий выступает соответствие характеристик работы организации требованиям конкурентной борьбы.
В ходе оценки системы управления проверяется:
• комплексность процедур по отслеживанию ситуации на рынке, стратегическому целеполаганию и тактическому планированию:
• распределение областей (зон) ответственности среди высшего руководства и функциональных обязанностей между подразделениями;
• информационное взаимодействие между сотрудниками в рамках выполнения основных бизнес-процессов;
• наличие и качество стандартов выполнения работ по производству, поставке и реализации продукции.
Управленческий аудит должен дополняться анализом эффективности управления человеческими ресурсами, в ходе которого оценивается система управления персоналом (СУП), т. е. степень адекватности кадровой политики системе управления, включая механизмы стимулирования персонала, поиска и подбора, развития, корпоративной культуры и т. п. Так возник и начал развиваться сначала в рамках управленческого аудита, а вскоре и самостоятельно аудит персонала (кадровый аудит).
Основная цель управленческого аудита — оценка уровня готовности предприятия и его сотрудников к эффективной работе в условиях рынка. Па основе этой оценки разрабатывается программа проведения изменений, проводится расчет затрат, необходимых для реорганизации системы управления предприятием, привлечения новых или переобучения имеющихся кадров.
При проведении управленческого аудита оцениваются:
• текущая стратегия предприятия, включая положение на рынке, целостность и системность поставленных стратегических целей, понимание их руководителями и сотрудниками, реализация стратегических целей;
• технология бизнес-процесса, т. е. процесса производства и реализации каждого продукта (товара или услуги) предприятия. Оценка технологии включает анализ выполнения основных частей бизнес- процесса: анализ потребительских свойств продукта, его проектирование, приобретение комплектующих, производство, контроль качества, реализация и послепродажное сопровождение, анализ себестоимости продукта, его качества и методики ценообразования;
• технология выполнения ключевых функций управления предприятием в целом, включая функции анализа рынка, стратегического и оперативного планирования, контроля и учета за реализацией планов, распределения финансов и учета движения денежных средств, проведения кадровой политики и т. д.;
• структура управления компанией, т. е. взаимосвязь между процедурами, составляющих бизнес-процессы и ключевые функции управления. В ходе оценки анализируется модель управления, четкость разделения на функциональные и профильные подразделения, структура административного подчинения и функционального взаимодействия, схема информационных потоков, а также их соответствие стратегии и модели управления;
процедуры (бизнес-процессов и ключевых функций), структуры управления, а также их соответствия стратегии и модели управления составляются рекомендации по изменениям в процедурах и структурах для повышения эффективности менеджмента организации Управленческий аудит строится на получении, анализе и синтезе информации о деятельности организации для определения возможностей повышения ее эффективности. Для определения возможностей повышения эффективности организации изучаются применяемые в ней управленческие технологии.
Результаты первого в истории любого предприятия управленческого аудита могут оказать шокирующее воздействие, возможен «эффект вытеснения», когда руководство предприятия отказывается видеть вскрытое реальное состояние управленческих технологий. Подобная ситуация наблюдалась в 1993—1996 гг. при проведении финансового аудита — объем недостатков бухгалтерского учета шокировал. Однако управленческая воля, признание во вскрытых аудитом недостатках возможностей оптимизировать работу предприятия, позволили переломить ситуацию в технологиях бухгалтерского учета. Сейчас эти технологии более или менее налажены и финансовые аудиторы вскрывают частные нарушения. Появление управленческого аудита бросает руководителям предприятий новый вызов. Принять его — значит добиться долгосрочной эффективности предприятия; отказаться поставить предприятие под риск вытеснения с рынков.
Управленческий аудит нацелен на выявление факторов роста текущей и долгосрочной эффективности организации за счет максимизации объемов и рентабельности продаж и минимизации затрат. Одна из задач управленческого аудита определить, почему та или иная организация сама не вскрывает существующие возможности роста эффективности (в том числе преодоление ограничений эффективности) и не реализует их. Предоставляемая по результатам управленческого аудита информация (обычно в форме аудиторского заключения) конфиденциальна и должна быть защищена от несанкционированного доступа. Заключение содержит определения недостатков в управленческих технологиях и выборочные примеры их проявлений. Перед управленческим аудитом не стоит задача раскрытия всех следствий имеющихся недостатков, которые могут быть вызваны совокупностью упущений в управленческих технологиях.
Управленческий аудит — последовательный процесс выявления недостатков — от оказывающих большое влияние на долгосрочную эффективность организации до ошибок в текущих рабочих операциях. Он прекращается при обнаружении такого объема недостатков, без устранения которых нет смысла в дальнейших поисках. Это обусловлено тем, что реализация вскрытых возможностей позволит радикально изменить ситуацию, а дальнейшее совершенствование в любом случае потребует нового исследования. Даже частичная реализация оптимизационных возможностей обеспечит долгосрочную эффективность организации посредством системы самонастройки управленческих технологий под изменяющиеся внешние условия.
Процесс предполагает непрерывный контроль над внедрением стратегии и получение через организованную обратную связь необходимой информации. Процесс контроля через идентификацию и изучение показателей эффективности деятельности предприятия и реакции внешней среды предоставляет полезную информацию для стратегических действий в следующих сферах:
• определение позиции предприятия в сравнении с его конкурентами и лидерами рынка;
• проверка адекватности краткосрочных и долгосрочных целей и задач;
• определение и улучшение стратегии, имеющей наибольшие шансы на успех;
• обеспечение выполнения критичных процессов для успеха компании и ее конкурентоспособности на рынке;
• обеспечение использования технологий, адекватных для поддержания (или достижения) позиции на выбранных рынках;
• оценка таких критических элементов для успеха на рынке, как структура, цены, производительность, номенклатура продукции или услуг;
• оценка возможностей поставщиков;
• идентификация ключевых факторов для достижения лидирующей позиции на рынке.
Для определения индикаторов и установления стандартов производительности рекомендуется принять концепцию разрыва в уровнях производительности, согласно которой желаемый «позиционный» уровень пос тоянно изменяется в зависимости от требований рынка. Отсутствие реакции иа изменения рынка приводит к тому, что компания, обладая в определенный момент времени конкурентным преимуществом, может его утратить. Для проведения оценки внедрения стратегии необходимо определить:
• временные рамки;
• внутренние и внешние источники требуемых данных;
• методы и механизмы получения и оценки этих данных.
Первоначальная оценка производится с использованием внутренней информации как более доступной; на втором этапе учитывается информация, поступающая в компанию извне, в том числе доступные статистические показатели или данные о внешней среде, собранные непосредственно персоналом. Детализация процесса контроля за исполнением стратегических планов должна подразделяться на две составляющих: оценку количественных (монетарных) и качественных показателей деятельности (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Детализация процессов контроля исполнения стратегических планов предприятия
Стратегический подход к управлению отечественными предприятиями весьма перспективен ввиду того, что инструментарий стратегического менеджмента рассчитан на работу в условиях экономической неопределенности и изменчивости внешней среды, что характерно для российской экономики. Более того, в условиях глобализации и прихода на отечественный рынок зарубежных производителей российские предприятия должны использовать не менее эффективные методы управления своей деятельностью, достижения и поддержания устойчивых конкурентных преимуществ.
Перечень недостатков формируется на основе сопоставления фактической ситуации с «идеальной» для выявления максимального числа возможностей совершенствования, хотя достижение идеального состояния на практике нереально. Для стимулирования обсуждения существующей ситуации могут быть выделены как спорные вопросы, так и абстрактные замечания (нереальные для устранения в ближайшей перспективе).
В рамках аудиторского заключения (на основе методологии управленческого аудита) обосновывается внедрение требуемых управленческих технологий. После проверки аудиторская фирма может сопровождать внедрение уточненных или отсутствующих технологий, проводить дальнейшее консультационное обслуживание (уточнение, проработка технологий), обучение персонала организации- клиента и содействовать контролю эффективности нововведений.