ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПАКЕТА EXCEL
Немного теории в помощь
EXCEL является прикладной программой, предназначенной для работы в среде Windows с электронными таблицами. Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. Программные продукты, созданные для управления электронной таблицей, какой является EXCEL, называют табличными процессорами.
Запуск EXCEL аналогичен запуску любого WINDOWS – приложения. Щелкните на кнопке Пуск, в открывшемся Главном меню выберите Программы. В меню программ щелкните по строке Microsoft EXCEL. Появившееся окно по умолчанию называется Книга 1. На рисунке 4 представлен вид стандартного окна EXCEL. Составляющими элементами окна, которые позволяют вводить данные и команды, являются: строка меню, панели инструментов, строка формул, окно рабочей книги, строка состояния.
Рис. 4 Элементы окна Microsoft Excel
Пакет EXCEL позволяет работать с различными типами объектов, основной из них – таблица. Данные, величины и тексты вводятся в таблицы, в них выполняются все вычисления. Исходная таблица представляет собой прямоугольную сетку, состоящую из 256 колонок, условно обозначаемых буквами английского алфавита и 65536 строк, обозначаемых цифрами. Каждое пересечение колонки и строки образует ячейку. Каждая ячейка рабочего поля имеет свое условное обозначение (например, A1, D16 и т.д.). В электронной таблице можно работать как с отдельными ячейками, так и с диапазоном (блоком) ячеек, состоящим из нескольких строк или столбцов. Адрес блока ячеек задается указанием первой и последней его ячеек, между которыми ставится двоеточие.
Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода. Перемещение курсора, как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора. В каждую ячейку возможно ввести данные одного из следующих видов:
- символьные (имеют описательный характер, включают алфавитные, числовые и специальные символы). Пример: «Список сотрудников»;
- числовые(не содержат алфавитные и специальные символы), с ними производятся математические операции. Пример: 100, 12,09;
- формулы (может включать ряд арифметических, логических и прочих действий), в ячейке отражается результат вычислений. Каждая формула должна начинаться со знака равенства (=). Пример: =(A4+B12)/2, в ячейке будет отражен результат вычислений над числами, находящимися в ячейках A4 и B12;
- функции –стандартные формулы (представляют программу с уникальным именем, для которых необходимо задать значения аргументов). Каждая функция состоит из следующих элементов: знак равенства (=), название функции, аргумента, показывающего адреса ячеек тех величин, с которыми будет работать функция. Пример:=СРЗНАЧ (A1:A7);
- даты – дата и время вводятся в ячейки как числа (выравниваются по правому краю) и используются в качестве аргументов для формул. Пример: 22.04.04
При копировании формулы из одного места рабочего листа в другое Ехсеl изменяет в формулах ссылки на ячейки в соответствии с их новыми местами на рабочем листе. Например, в ячейке В1 содержится формула =А1+А2, которая определяет сумму значений ячеек А1 и А2. Если скопировать эту формулу в ячейку В2, Ехсеl автоматически изменит формулу на =А2+А3. Такое изменение связано с относительностью ссылки на адреса ячеек.
Иногда при копировании формул не нужно, чтобы ссылки на ячейки были изменены. Тогда нужно использовать абсолютные ссылки на адреса ячеек.
Абсолютная ссылка — это использующаяся в формуле ссылка на ячейку, не изменяющаяся при копировании в другое место.
Относительная ссылка — это использующаяся в формуле ссылка на ячейку, которая изменяется при копировании формулы.
Чтобы сделать ссылку на ячейку в формуле абсолютной, нужно добавить знак доллара ($) перед буквой и номером, которые составляют адрес ячейки (либо нажать F4 после печати адреса ячейки). Например, формула в ячейке В1 будет выглядеть так:
=$A$1+$A$2
В некоторых формулах используются смешанные ссылки. Например, буква столбца может быть абсолютной ссылкой, а номер строки — относительной.
Для удобного введения, копирования и форматирования данных в EXCEL пользователь может производить маркировку (выделение) области, состоящей из нескольких ячеек. Маркирование производится щелчком мыши и транспортировкой мыши по координатному столбцу или строке, соответственно. Маркирование прямоугольной области выполняется путем транспортировки курсора мыши по диагонали маркируемой области.