Выполнение сортировки по одному столбцу
1. выделить одну из ячеек в нужном столбце списка
2. выбрать вкладку «Данные»
3. сортировка «А ® Я» или «Я ® А»
Выполнение сортировки по нескольким столбцам
1. выделить одну из ячеек в списка, желательно который сортируется первым
2. в окне «Сортировать по» выбрать название столбца
3. кнопка «добавить уровень» - выбрать название столбца
4. определить порядок сортировки
5. ОК
Кнопка «Параметры» дает возможность настаивать параметры сортировки:
флажок «Учитывать регистр» или выбрать сортировку по столбцам
Порядок сортировки можно задать свой – опция «Настраиваемый список», список должен быть создан, например состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький».
Данные для сортировки в столбце должны быть одного типа. Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки в виде текста. Если это не будет сделано, числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате.
Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться пробелами перед ними. Удалите начальные пробелы из данных до начала сортировки.
Если столбец данных должен содержать только числа, а часть числовых данных имеет формат текста, то при сортировке отрицательные числа будут расположены ниже положительных.
При работе с датами все данные должны иметь тип «дата и время» и одинаковое представление.
При сортировке по дням недели следует использовать настраиваемый список. «сортировка – настраиваемый список»
Если диапазон ячеек или столбец списка был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с применением цвета ячеек или цвета шрифта, можно также производить сортировку по цветам. Можно также производить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
1. выделить одну из ячеек в столбце списка
2. выбрать вкладку «Данные»
3. команда «Сортировка»
4. определить название столбца, цвет ячейки, порядок – определить цвет
5. ОК
6. если надо сортировать по нескольким цветам, то следует добавить уровень и определить новый цвет.
Если следует отсортировать все данные включая заголовки, в окне диалога «Сортировка» снять флажок «Мои данные содержат заголовки».
Фильтрация данных
Фильтрация данных – отображение на экране данных, отобранных по одному или нескольким критериям (правилам), например показать все записи списка, в котором значение в столбце «цена» больше 100.
Для выполнения фильтрации используется автофильтр, вкладка «Данные» - кнопка «Фильтр», в правой стороне названия столбца появится знак «фильтр», которое открывает окно диалога. С помощью этого окна можно выполнить фильтрацию:
· указать значение поля для поиска точного соответствия
· выбрать числовой или текстовый фильтр
· выбрать настраиваемый (пользовательский) фильтр, позволяет использовать логические функции «И» и «ИЛИ»
привести примеры
для текстовых данных – найти все слова, в которых второй символ 6 - ?6*
Расширенный фильтр
Чтобы выполнить отбор диапазона ячеек с помощью сложных условий (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в список результатов запроса. Например, следующее условие отбирает только записи, значение поля «Сумма заказа» которого больше 30000: Сумма заказа > 30000.) отбора, используют диалоговое окно Расширенный фильтр. Команда Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.
Условия отбора вводятся в отдельный диапазон условий листа над диапазоном ячеек или таблицей, которые требуется отфильтровать. В Microsoft Office Excel в качестве источника расширенных условий отбора используется отдельный диапазон условий в диалоговом окне Расширенный фильтр.
Следует вставить не менее трех пустых строк над диапазоном, который будет использоваться как диапазон условий отбора. Диапазон условий отбора должен включать заголовки столбцов. Убедитесь, что между значениями условий и этим диапазоном имеется по крайней мере одна пустая строка.
Следует ввести в строки под заголовками столбцов условия отбора.
Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель в положение Фильтровать список на месте.
Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель в положение Скопировать результат в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон и затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.
Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.
отбор текстовых значений в ячейку ввести =''=ввод'',
где ввод — искомый текст или значение. При отборе текстовых данных не учитывается регистр букв. Если необходимо учитывать регистр, следует использовать функцию СОВПАД.
Для поиска строк, отвечающих нескольким условиям отбора для одного столбца, введите эти условия одно под другим в отдельные строки диапазона условий отбора.
Логическое выражение: (Продавец = "Белов" ИЛИ Продавец = "Батурин")
Для поиска строк, отвечающих нескольким условиям отбора для нескольких столбцов, введите все условия в одну строку диапазона условий отбора.
Логическое выражение: (Тип = "Фрукты" И Продажи > 1 000)
Для поиска строк, отвечающих нескольким условиям отбора в нескольких столбцах, где любые условия могут быть истинными, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора.
Логическое выражение: (Тип = "Фрукты" ИЛИ Продавец = "Батурин")
Для поиска строк, отвечающих нескольким наборам условий, каждый из которых содержит условия для нескольких столбцов, введите каждый набор условий в отдельную строку.
Логическое выражение:
( (Продавец = "Белов" И Продажи >3 000) ИЛИ (Продавец = "Батурин" И Продажи >1 500) )
По горизонтали условия в столбцах объединяются как «И»
По вертикали условия в строках объединяются как «ИЛИ»
В качестве условий сравнения можно использовать следующие подстановочные знаки:
| Используйте | Чтобы найти |
| ? - вопросительный знак | Любой знак (один) Пример: условию «бар?н» соответствуют результаты «барин» и «барон» |
| * (звездочка) | Любое количество знаков Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток» |
Составление отчетов
Как правило, для обмена информацией следует подвести итоги по некоторым показателям, которые включают общий обзор, тенденцию или прогноз на фоне общей картины данных.
В процессе подготовки отчетов, как правило, требуется подводить итоги. Для этого следует на рабочем листе определить место куда будут занесены промежуточные итоги и общий итог.
Промежуточные итоги
При помощи команды Промежуточные итоги в группе Структура на вкладке Данные можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги в списке данных. Список должен быть отсортирован по одному или нескольким полям. Промежуточные итоги подводятся по взаимосвязанным данным.
Промежуточные итоги подсчитываются с помощью одной из итоговой функции, а именно: сумма, количество, среднее, максимум, минимум, произведение и т.д.
Для подведения «Промежуточных итогов» следует:
1. Убедится, что первая строка каждого столбца содержит название, а сами столбцы — однотипные данные, пустые строки или пустые столбцы в диапазоне отсутствуют.
2. Выделите ячейку в диапазоне.
3. выполнить команду «Промежуточные итоги» - группа «Структура» - вкладка «Данные»
4. в окне диалога выбрать столбец при изменении которого, будут подводиться итоги, выбрать итоговую функцию, и название столбца по которому будут подведены итоги
флажок «Итоги под данными» - размещает итог под данными, если снять – над данными
флажок «Заменить итоги» - заменяет итог при перерасчете, для создания вложенных итогов – флажок снимают
пример – файл Списки – лист Полный ассортимент