Открытые и закрытые системы
Вопрос 3
С помощью системного подхода обеспечивается всесторонний анализ строения организации. Система – набор взаимосвязанных, взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Внутренние отношения частей являются особенной характеристикой при рассмотрении систем. В каждой системе существует интеграция (чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое) дифференциация. Организации распадаются на отдельные части (составные элементы) и при этом сами являются подсистемами в рамках более крупной системы.
Различают открытые и закрытые системы. Второе понятие – закрытые системы – появилось в физике; оно обозначает систему, являющуюся самосдерживаемой, а основной чертой является существенное игнорирование внешнего воздействия. Идеальной системой закрытого типа была бы такая система, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система применяется мало.
Открытая система – вступает в динамическое взаимодействие с миром, ее окружающим. Организации получают сырье и человеческие ресурсы из человеческого мира, зависят от клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики, заказчики – все является частью внешней среды.
Разделение систем на закрытые и закрытые не является жестким, установленным навсегда. Открытая система может стать закрытой и не отрицается возможность обратной ситуации. Открытые системы тяготеют к дифференциации и усложнению, т.е. рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации элементов и усложнения структуры, расширением границ системы или созданием суперсистемы.
Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход: получают сырье, энергию, информацию, ресурсы, преобразуют их в услуги, прибыль, отходы и пр.
Одна из особенностей открытой системы – признание взаимозависимости между системой и средой. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения; изменения в системе воздействуют на внешнюю среду, и наоборот, изменения во внешней среде влияют на один или несколько элементов системы.
Внешняя среда организации:
1) технологическая система – развитие науки, технологий;
2) экономическая система – уровень жизни, капитал, поставщики, потребители, конъюнктура, цены;
3) политическая система – конституционные основы, формы собственности, особенности законодательства, политическая стабильность;
4) социальная система – социальные нормы, социальные воззрения, этические нормы;
5) ресурсная система – рабочая сила, природные ресурсы, инфраструктура, территориальное положение.
Организация должна отражать состояние внешней среды, т.к. она должна создаваться таким образом, чтобы могла нормально функционировать. Действенная организация не может быть статичной, т.к. постоянно должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. Организация должна оценивать изменения внешней среды и выбирать наилучшую ответную реакцию на них, чтобы способствовать достижению поставленных целей.
Обратная связь очень важна для открытых систем. Организации постоянно получают информацию из внешней среды, что способствует их приспособлению и позволяет предпринимать корректирующие действия по отношению к параметрам системы. Под обратной связью для организации понимается приток информации или денег , позволяющий модифицировать производство или наладить выпуск новой продукции. Необходимо учитывать при укомплектовании организации недостатки и привычки людей.
Для руководителя организации очень важным является фактор выполнения ролей в организации различными людьми, в ней работающими.
Роли в организации:
1) определение основных обязанностей или областей деятельности – межличностные роли (главный руководитель, лидер, связующее звено);
2) определение свободы действий и полномочий – информационные роли (приемник информации, распространитель, представитель);
3) обеспечение информацией и другими инструментарием – роли, связанные с принятием решений (предприниматель, устраняющий нарушения, распределитель ресурсов, ведущий переговоры).
Внутренняя среда организации – это поведение ее членов. Для функционирования всех элементов организации и их разумной координации необходимо непрерывное поступление ресурсов – производственного аппарата, технологий, новых работников, материалов. Эти ресурсы необходимо вовремя заменять элементами равной производительности. Иные внутренние проблемы могут возникнуть из-за недостаточной скоординированности работы отделов внутри организации. Например, работники часто увольняются, а акционеры не торопятся вкладывать деньги в организацию из-за неудовлетворенности условиями труда и вознаграждением за участие в организации, в результате может возникнуть угроза существованию самой организации.
Состав внутренней среды организации:
1) технологии;
2) цели;
3) люди;
4) структуры;
5) технико-технологическая система;
6) капитал;
7) система социальной организации.
Организации свойственен циклический характер функционирования: выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования. Цикличность считается устойчивой и обеспечивающей жизнеспособность организации, если доходы промышленных организаций адекватны расходам на оплату кредитов, труда рабочих и погашения займов.
Организационные системы расположены к распадению на части или сокращению. Закрытая система может сокращаться, т.к. не получает ресурсов из внешней среды. Открытая система пользуется притоком ресурсов из внешней среды, превышающим их отток, поэтому она может избежать ликвидации, реконструировать себя, вырасти (= негативная энтропия). Стабильное положение достигается за счет постоянного обмена ресурсами.
Большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему расширению, т.к. они получают запас прочности, выходящий за пределы простого выживания. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать больше ресурсов, чем требуется для производства продукции.
С ростом организации вышестоящие руководители должны передать полномочия по выработке решения нижестоящим звеньям. Поэтому и изменяется и их роль в организации: вместо выработки решения они руководят процессом выработки решения. При увеличении организации возникает необходимость разделения труда в сфере управления. Руководители высшего звена обладают первичными полномочиями и несут ответственность за определение характера системы управления организацией; прочие руководители подчиняются им и вырабатывают решения.
Открытые системы добиваются согласования двух конфликтных стратегий: действия по подержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что предотвращает резкие изменения, способные разбалансировать систему. Действия по приспособляемости системы способствуют процессу адаптации к динамике внутреннего и внешнего спроса. Стабильные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, не могут долго существовать.
Организационная система может достичь своих целей, используя разные комбинации ресурсов и стратегий, потому-то и важно рассматривать разные способы и формы решения возникающих проблем, а не искать один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.
Вопрос 18
Закон синергии.
Синергия, синергизм – от греч. Synergeia – совместное, содружественное, взаимозависимое действие двух или нескольких сил, агентов, факторов в каком-либо одном направлении. Науку синергетику и ее язык создали физики, исследуя поведение сложных систем в процессе поиска единых универсальных законов. Согласно свойству эмергентности совместное действие нескольких факторов всегда или почти всегда отличается от суммы различных эффектов. Это и есть эффект синергии. Синергизм играет большую роль в живых системах всех видов и уровней организации, часто существуя в скрытом виде. Парадигму синергизма можно охарактеризовать как «холистический дарвинизм», т.к. она исходит из признания того факта, что в процессе развития выгодные результаты, получаемые целостностью организма, отвечают за благополучие ее частей. Учение о синергизме является экономической теорией сложности.
Закон синергии: любая сложная динамическая система стремится получить максимальный эффект за счет своей целостности; стремится максимально использовать возможности кооперирования для достижения эффектов. Эффект синергии – это не только благоприятное сочетание ресурсов, но и согласованное поведение, связи, отношения – весь набор параметров, характеризующих сложную развивающуюся систему.
С точки зрения организации, лучше было бы назвать данный закон кооперации – организации сил, процессов агентов, ресурсов и прочего для совместного выполнения общего дела. Синергизм проявляется в умении оценивать совместные эффекты, связи с новым продуктом или рынком. Функциональная структура любой эффективной организации обуславливает такое взаимодействие ее членов и разнокачественных потенциалов, при котором максимально реализуются положительные комбинированные (синергетические) эффекты и исключаются отрицательные эффекты взаимодействия.
Совместные синергетические эффекты:
1) Синергизм «масштаба»: роль кооперативности (синергии) возрастает с усложнением организации; потенциал синергии больше в разнообразной системе; эффект масштаба состоит в том, что крупное производство имеет более низкие издержки производства единицы продукции, чем несколько мелких, имеющих в сумме тот же объем продаж. Фирма, производящая весь набор товаров, может иметь меньше издержек, чем отдельные конкурирующие компании.
2) Комбинирование труда как объединение разнородных усилий: экономический и производственный принцип с точки зрения синергии выглядит не как разъединение, а как объединение (конвейер).
3) Синергизм продаж: продавцы объединяются и используют для продажи товаров одни и те же каналы распределения, склады, транспорт, персонал.
4) Оперативный синергизм: совместное обучение, крупные закупки оборудования и транспортировка из-за рубежа, распределение накладных расходов и пр. позволяют более эффективно использовать средства и персонал.
5) Инвестиционный синергизм: выявляется при совместном использовании краткосрочных и долгосрочных кредитов, производственных площадей, НИР и пр.
6) Модель «общих товаров»: общие товары производятся благодаря взаимозависимым общим усилиям; конкурс на лучший автомобиль 21 века был выигран японцами благодаря кооперированию различных отраслей вокруг единой цепи.
7) Создание совместной благоприятной среды: в природе сложные кооперативные сети питания и переработки отходов позволяют избежать накопления мусора, регулируя благоприятный состав окружающей среды – вот для чего существует биологическое многообразие. Разнообразие отраслевых производств не одной компактной территории позволяет использовать эффекты кооперации и синергии (отходы одного производства становятся сырьём для другого).
8) Синергизм менеджмента: дефицит компетентных руководителей высшего звена испытывают все растущие компании; улучшение в руководстве дает значительный эффект синергизма, который увеличивается, если у руководства есть опыт решения возникших проблем (положительный синергизм); если же опыта у менеджера в решении данной проблемы нет, то существует угроза отрицательного эффекта. От управления производством зависит, станет ли потенциальный синергизм фирмы действенным.