Глава 7. Витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії
1. Відповідно до статті 46 Законунотаріус має право витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Такі відомості та (або) документи повинні бути подані в строк, визначений нотаріусом. Цей строк не може перевищувати одного місяця.
2. Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії або відмови у її вчиненні.
3. Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, та документи або копії (витяги) з них, необхідні для вчинення нотаріальної дії, обов'язково долучаються до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса. У разі коли державну реєстрацію права власності на нерухоме майно відповідно до закону проведено без видачі документа, що посвідчує таке право, нотаріальна дія щодо такого майна вчиняється на підставі інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, отриманої шляхом безпосереднього доступу до нього. Така інформація долучається до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса.
{Пункт 3 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012, № 235/5 від 27.01.2016}
4. Оригінали документів (наприклад, відповідні свідоцтва про факт державної реєстрації актів цивільного стану - про народження, шлюб, смерть, установчі документи (статути, положення, засновницькі договори тощо)) повертаються особам, що їх подали, а у нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії) або витяги з таких документів.
{Абзац перший пункту 4 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
Копії (фотокопії) або витяги необхідних документів подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом.
{Абзац другий пункту 4 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
5. Документи, за якими встановлено особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, чи уповноваженого представника, повертаються особам, що їх подали. У реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записуються назва документа, серія, номер, дата його видачі і найменування установи, яка його видала. При посвідченні правочинів, видачі свідоцтв чи оформленні інших документів, примірники яких залишаються у справах нотаріуса, витяг з документа, за яким встановлено особу громадянина, у якому відображено усі заповнені сторінки, що стосуються реквізитів поданого документа, його дійсності та мають значення для вчинюваної нотаріальної дії, долучається до справ нотаріуса.
{Пункт 5 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
6. Документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках, податку з доходів громадян та інших обов’язкових платежів, повертаються з відповідною відміткою про вчинену нотаріальну дію особам, які здійснили таку оплату або уповноваженим представникам цих осіб. Копія (фотокопія) платіжного документа долучається до примірника документа, що залишається у справах нотаріуса.
{Пункт 6 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
7. У справах нотаріуса залишаються копії (фотокопії) поданих для вчинення нотаріальних дій:
{Абзац перший пункту 7 глави 7 розділу І із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016}
документів, які посвідчують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частину, інше нерухоме майно, - якщо посвідчуються договори про заставу (іпотеку), оренду чи найм (позичку) житла, відчуження власником (власниками) частини належного йому (їм) майна, а також якщо співвласники у спільній частковій власності мають один спільний документ, що посвідчує право власності на згадане майно, і один із них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договорів про визначення чи зміну розміру часток у спільній частковій власності, а також договорів про порядок володіння та користування майном;
{Абзац другий пункту 7 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016}
{Абзац третій пункту 7 глави 7 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016}
сертифікатів про право на земельну частку (пай) - при видачі свідоцтва про право на спадщину;
свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів, технічних паспортів на транспортні засоби, інші самохідні машини і механізми - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право на спадщину.
На копіях (фотокопіях) зазначених документів проставляється відмітка "згідно з оригіналом" з проставленням дати та підпису нотаріуса.
{Пункт 7 глави 7 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
8. При посвідченні правочинів майнового характеру нотаріусом у текстах правочинів зазначаються: для фізичних осіб - реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті) за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків; для юридичних осіб - код платника податків згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або податковий номер. На підтвердження наявності номера (коду) нотаріусу подається відповідна довідка чи витяг або фотокопія сторінки паспорта з даними про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру, фотокопія якої (якого) долучається до примірника правочину, який залишається у справах нотаріуса.
{Абзац перший пункту 8 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 888/5 від 15.05.2013}
Якщо особа через свої релігійні переконання у встановленому законодавством порядку відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, нотаріус перевіряє цей факт за відміткою у її паспорті.
{Абзац другий пункту 8 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012}
У випадку засвідчення справжності підпису на заяві, примірник якої залишається у справах нотаріуса, копія документа, зазначеного в першому та другому абзацах цього пункту, долучається до примірника цієї заяви.
9. На копіях (фотокопіях) зазначених у пунктах 4 – 8 цієї глави документів проставляється відмітка „Згідно з оригіналом” з проставленням дати, підпису нотаріуса.