Відображення рівнів структури
Щоб відобразити будь-який рівень структури, треба клацнути на відповідному символі структури. Ці символи уявляють собою кнопки з номерами (1, 2 і т.д.) та кнопки із знаками “+” або “-”.
Якщо клацнути на кнопці <1>, то структура буде максимально стиснута і буде відображуватись тільки її перший рівень. Якщо клацнути на кнопці <2>, то структура розшириться і до неї додасться ще один (другий) рівень і т. д. Число пронумерованих кнопок відповідає кількості рівнів структури. Якщо клацнути на кнопці з певним номером, то будуть відображені деталі для цього конкретного рівня, а також деталі всіх більш низьких рівнів. Щоб відобразити всі рівні, треба клацнути на кнопці з максимальним номером.
Можна також розширити або стиснути деяку частину робочої таблиці, клацнувши на відповідній кнопці “+”або “-”.
Символи структури займають місце на екрані і, якщо треба максимально використовувати простір екрана, можна тимчасово сховати ці символи, не вилучаючи структуру. Існує два способи це зробити:
· активізувати діалогове вікно ”Параметри”, вибрати вкладку “Вид” і зняти прапорець опції “Символи структури”(Outline Symbols);
· використати комбінацію клавіш < Ctrl + 8 >.
Якщо структура більше не потрібна, її можна вилучити. Для цього залучається команда “ДаніðГрупа і структураðВилучити структуру”(Data ð Group and Outline ð Clear Outline). Структура повністю розгорнеться (з’являться всі сховані рядки та стовпчики), а символи структури зникнуть.
Зв’язування та консолідація робочих листків
Зв’язування(linking) — це використання посилань на комірки зовнішніх робочих книг з метою отримання даних для поточного робочого листка. Консолідація(consolidation) — це комбінування або накопичення інформації з двох або більше робочих листків, які можуть знаходитись в кількох робочих книгах.
Зв’язування робочих листків
При зв’язуванні робочі листки стають взаємозалежними. Робоча книга, що містить зв’язані формули (або формули з зовнішніми посиланнями), називається залежною(dependent). А робоча книга, в якій знаходиться інформація, що використовується в формулах із зовнішніми посиланнями, називається вихідною(source). Вихідна робоча книга необов’язково повинна бути відкритою в той час, коли відкрита залежна робоча книга.
Зв’язування доцільно використовувати тоді, коли інформація у вихідних робочих книгах постійно поновлюється. Зв’язування можна також використовувати як спосіб розбивки складної інформаційної моделі на невеликі складові, тобто створюються невеликі інформаційні модулі, що зберігаються в окремих робочих книгах і зв’язані разом за допомогою зовнішніх посилань.
Створення формул із зовнішніми посиланнями. Способи створення формул із зовнішніми посиланнями:
* Набрати вручну посилання на комірку. Ці посилання можуть бути достатньо довгими, так як містять, крім іншого, імена робочих книг та робочих листків. Перевага цього способу — необов’язково відкривати вихідні робочі книги.
* Вказати посилання на комірку. Якщо вихідна робоча книга відкрита, то створити формулу із зовнішніми зв’язками можна скориставшись стандартним методом.
* Залучити команду “Правка ð Спеціальна вставка”(Edit ð Paste Special) і клацнути на кнопці “Вставити зв’язок” (Paste Link). Цей спосіб потребує, щоб вихідна робоча книга була відкритою.
* Скористатись командою “ДаніðКонсолідація”(Data ð Consolidate).
Загальний формат для формул із зовнішнім посиланням має вигляд:
Ім’я_Робочої_книги ] Ім’я_Листка ! Адреса_ комірки
Тобто, адресі комірки передує ім’я робочої книги в квадратних дужках, ім’я робочого листка і знак оклику. Приклад: = [ Бюджет . xls ] Листок1 ! A1.
Якщо ім’я робочої книги або ім’я листка в посиланні містить пропуски, то таке ім’я треба заключити в одинарні лапки. Приклад: