Информационные технологии в управлении финансово-хозяйственной деятельностью предприятий
3.2.1. Общие сведения о методах управления
с использованием современных ИТ
К современным методам управления финансово-хозяйственной деятельности предприятий следует отнести методы контроллинга и финансового менеджмента, включающие методы бюджетирования, управленческого учета, финансового анализа, контроля и регулирования; а также методы согласованного управления в активных экономических системах и управления предпринимательскими рисками на основе статистических методов прогнозирования и анализа [16].
Чаще всего используется регрессионный анализ (экстраполяция).
Наиболее подходит для прогнозирования MS Excel, содержащий ряд родственных статистических функций для экстраполяционного анализа: «ТЕНДЕНЦИЯ», «РОСТ», «ЛИНЕЙН», «ЛГРФПРИБЛ».
Часто для прогнозирования применяется экспоненциальное сглаживание, позволяющее предсказать значение на основе прогноза для предыдущего периода с учетом ошибки в этом прогнозе. Оно может быть использовано для прогнозирования сбыта продукта.
Для автоматизации процесса среднесрочного и долгосрочного планирования на предприятии предназначен программный продукт «Альт-Прогноз». Эта программа позволяет моделировать управленческие решения, связанные с финансовой деятельностью предприятий.
Для реализации этих возможностей важное значение имеет правильно организованный контроллинг. Особенностью, характерной для некоторой, в частности, англо-американской литературы, является рассмотрение контроллинга как элемента функций менеджмента. Следует отметить, что бухгалтерский учет, изучающий количественную сторону финансово-информационных технологий, может в той или иной форме реализовать современные методы управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятий. Результатом реализации будет информационная система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятий.
3.2.2. Методы контроллинга
Контроллинг является одним из современных направлений в развитии теории и практики учета, контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Из-за повышения нестабильности внешней среды система управления предприятием вынуждена переориентироваться с контроля прошлого сос-тояния на анализ будущего, непрерывно отслеживать изменения, происходящие во внешних и внутренних средах предприятия, увеличивать скорость реакции на эти изменения, вырабатывать стройную программу по обеспечению выживаемости предприятия и избежанию кризисных ситуаций.
Усложнение самой систем управления предприятием требует механизма координации внутри этой системы. Значительное увеличение информационных потоков на предприятии при одновременном сокращении существенной, значимой информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления.
Происходящее в результате этого усложнение всего процесса управления предприятием обусловливает необходимость синтеза, интеграции вокруг этой проблемы различных, а не только экономических, областей знания и человеческой деятельности.
В основе контроллинга как новой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятия, торговой фирмы, банка и др.) путем:
ориентации на эффективную работу организации в относительно долговременной перспективе;
разбиения процесса управления на циклы, что обеспечивает оперативность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений;
формирования организационной структуры, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей;
создания информационной системы, адекватной задачам целевого управления.
Контроллинг занимает особое место в управлении предприятием. Находясь на пересечении учета, информационного обеспечения, контроля и координации, он связывает воедино все эти функции, интегрирует и координирует их, причем не подменяет собой управление предприятием, а лишь переводит его на качественно новый уровень. Контроллинг по сути является своеобразным механизмом саморегулирования на предприятии, обеспечивающим обратную связь в контуре управления [16].
Концепция контроллинга, ориентированная на систему управления, непосредственно связана с развитием проектного менеджмента. В ее развитии выделяются два самостоятельных подхода. Первый ориентировался на совершенствование систем планирования и контроля деятельности структурных подразделений предприятия. Второй акцентировал внимание на процессах координации деятельности системы управления предприятием. Основной задачей системы контроллинга является ориентация на процессы принятия решений. Система контроллинга способствует согласованию производственных планов и координации деятельности всех подсистем предприятия. Ориентированная на успех предприятия обработка информации базируется на всестороннем учете взаимосвязанных контролирующих инструментов, обеспечивающих передачу информации на каждый управляющий уровень в соответствии с их информационными потребностями.
Система контроллинга должна обрабатывать информацию таким образом, чтобы органы, принимающие решения, располагали всей информацией, непосредственно относящейся к целевым установкам решений. Система должна не только постоянно учитывать, анализировать и представлять в отчетах информацию об отклонениях от плановых заданий, но и одновременно готовить укрупненную информацию о будущих последствиях решений. Таким образом, текущая и потенциальная информация являются основными переменными в деятельности службы контроллинга.
Собирая и обрабатывая информацию, контроллинг выполняет «функцию сервиса», то есть прорабатывает релевантные данные и направляет их для принятия управленческих решений. Полностью управление невозможно заменить службой контроллинга, так как она только обеспечивает принятие решений и контролирует ранее запланированные. Сущность отчетности выступает стержнем контроллинга. Иными словами, в функции контроллинга входят сбор, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Важными аспектами эффективного функционирования системы контроллинга на предприятии в этом случае становятся поддержание и координация процессов учета, планирования, информационного обеспечения и контроля.
Основные функции контроллинга:
учетная;
планирование;
контроль и регулирование;
информационное и аналитическое сопровождение процессов принятия решений.
Приведенный перечень функций и задач контроллинга позволяет достаточно четко представить себе сферу его применения. Важно понимать, что в каждом конкретном случае объем реализуемых на предприятии функций контроллинга зависит от большого количества факторов. В числе основных можно назвать:
размер предприятия (численность занятых, объем производства);
уровень диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;
сложившийся на рынке уровень конкуренции;
осознание руководством предприятия важности и целесообразности внедрения системы контроллинга;
профессиональную компетенцию управленческого персонала и сотрудников службы контроллинга;
общее экономическое состояние предприятия.
При рассмотрении функций и задач, на решение которых нацелен контроллинг на современных предприятиях, необходимо учитывать то обстоятельство, что функции и задачи контроллинга постоянно дополняются и изменяются по содержанию. По мере развития концепции контроллинга также меняется и весомость отдельных задач хозяйственных единиц. Возникла острая потребность в разработке информационных систем, обеспечивающих менеджеров оперативной достоверной информацией о состоянии предприятия в различных аспектах деятельности.
Важным моментом в решении последней задачи является оптимизация соотношения «затраты – прибыль». Во многом именно на этом методологическом подходе основывается практически вся концепция не только оперативного, но и стратегического контроллинга, основных методов и подходов к организации на предприятии системы управленческого учета и определению ее места по отношению к концепции контроллинга.
Если в крупных организациях целесообразно создавать специализированную службу контроллинга, то небольшим по размеру организациям, как правило, нет смысла иметь в своей структуре такую службу. На малых предприятиях основные функции контроллинга выполняет либо сам руководитель фирмы, либо его заместитель, возможно, главный бухгалтер. Основной службой, выполняющей функции контроллинга, в таком случае становится бухгалтерия. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполняет сам руководитель предприятия. На среднем по размерам предприятии с монопроизводством объем функций и задач учета, планирования и отчета будет, естественно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием.
3.2.3. Методы финансового менеджмента
Существуют три основных этапа финансового менеджмента, которые необходимо выполнять любому предприятию при управлении финансовой деятельностью [16]:
бюджетирование;
накопление систематизированной информации;
проведение финансового анализа и интерпретации его результатов для менеджеров.
После каждого этапа и всего цикла необходимы контроль результатов и их регулирование.
Бюджетирование позволяет анализировать прошлое, спрогнозировать финансовое состояние предприятия на завтра и действовать сегодня, исходя из знания будущего. Бюджет представляет собой план, выраженный в натуральных и денежных единицах. В процессе бюджетирования [16] разрабатываются бюджеты: доходов и расходов; движения денежных средств; по балансовому листу; инвестиций и операционные. К организационным относятся бюджеты: коммерческих расходов и общепроизводственных накладных расходов; продаж и производства; поставок и хранения; управленческих расходов и прямых затрат на оплату труда. Бюджеты доходов, расходов и движения денежных средств сравниваются с бухгалтерскими отчетами о финансовых результатах и движении денежных средств.
Эта информация используется руководством предприятия при определении самых выгодных направлений бизнеса, решении вопроса об инвестициях, расчете точки безубыточности инвестиционного проекта, контроле проектного финансирования по финансовым результатам. При оперативном управлении финансовой деятельностью эта информация позволяет руководству осуществлять управление текущей рентабельностью и ликвидностью, план-фактный контроль бизнесов, комплексную оценку финансовой деятельности предприятия и отдельных подразделений.
На этапе накопления систематизированной информации осуществляется создание и управление базой данных финансовых показателей. Для этих целей появилось много публикаций, описывающих финансовые показатели, и отечественных программ, позволяющих автоматизировать процесс расчета финансовых коэффициентов. При их применении, как правило, пользователю необходимо задавать большое количество показателей. Затем используется процедура их свертки, например, на основе весов.
Методология свертки индивидуальна и должна разрабатываться на самом предприятии. Наиболее целесообразно применение регулярных процедур комплексной оценки, позволяющих построить мультипликатор – агрегированный показатель, выведенный на базе показателей более низкого уровня. Используются два вида мультипликаторов: субъективные и стандартные. Субъективные настраиваются для конкретного предприятия. Стандартные используют трафарет свертки показателей.
Стандартные мультипликаторы не совсем подходят для российских условий, в то время как субъективные мультипликаторы имеют свои преимущества. Они позволяют осуществлять простую и нетрудоемкую грубую настройку мультипликатора и его быструю перенастройку, а также учесть контекст и нюансы финансовой деятельности предприятия, которые не улавливаются стандартными методами финансового анализа. Одним из методов построения субъективных мультипликаторов является отечественный метод комплексной оценки [16].
3.2.4. Методы управленческого учета
Основная функция управленческого учета – предоставление релевантной информации для принятия управленческих решений. Для нормального функционирования на предприятии системы управления финансовой и хозяйственной деятельностью необходимо наладить четкую работу по сбору и обработке учетной информации. Поэтому рассмотрение вопроса создания системы управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия следует напрямую увязывать с применением методов управленческого учета.
Российское законодательство обязывает каждое предприятие вести бухгалтерский учет. Но для принятия управленческих решений существует объективная необходимость организации в рамках системы управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия специального управленческого учета, который может быть либо совмещен с бухгалтерским, либо выделен отдельным блоком.
Основным отличием управленческого учета от финансового является то, что финансовый ориентируется на внешних пользователей информации (на государственные контролирующие органы, налоговую инспекцию, инвесторов, деловых партнеров и т.д.), а управленческий нацелен на внутренних пользователей (руководителей предприятий и его подразделений). Этим обстоятельством обусловлено и различие целей. Так, если финансовый (бухгалтерский) учет служит для информирования внешних пользователей о финансовом состоянии предприятия и расчета налоговых платежей, то целью управленческого учета является обеспечение информационной поддержки принятия управленческих решений.
Различными для этих видов учета являются и основные объекты анализа. В случае финансового учета это предприятие в целом, для управленческого – это подразделения, виды продукции, проекты. Важным требованием к собираемой информации со стороны финансового учета является точное отражение ею прошлых событий, в то время как управленческий учет ориентирован на получение прежде всего релевантных для прогнозирования будущего состояния данных.
Основными проблемами при организации системы управленческого учета на предприятии являются необходимость обеспечения точной информационной связи с «обычным» бухгалтерским (финансовым) учетом и решение вопросов о пересечении сфер интересов соответствующих служб и надежной коммуникации.
Обычно связь между управленческой и финансовой бухгалтериями осуществляется при помощи контрольных счетов, которыми могут быть счета расходов и доходов финансовой бухгалтерии управленческого учета, а взаимодействие между ними осуществляется через счета-экраны. Наиболее приемлемыми являются системы, ориентированные на учет по неполной (усеченной) себестоимости. Именно данные, предоставляемые в рамках этих систем учета, образуют наиболее широкую информационную базу для принятия управленческих решений в управлении финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия.
Более полно эти и другие вопросы управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятий изложены в [16], откуда и позаимствованы в сокращенном виде материалы данного подраздела.