Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие имеет
кассу. Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.
Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативным актом ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993г. «Порядок ведения кассовых операций в РФ» (33, с. 7).
В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для осуществления расчётов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Правила работы с наличными деньгами установлены Инструкцией ЦБ РФ
“Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации” от 04.10 93 г. № 18 (35, с.12-14).
Инструкция предписывает:
- хранение всех денежных средств в учреждениях банков РФ;
- расходование наличных денег, получаемых из банков, на цели, указанные в чеке;
- хранение наличных денег в кассе предприятия в пределах лимитов, установленных учреждениями банков.
- порядок приема, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;
- рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке;
- порядок оборудования помещений касс предприятия.
Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несёт полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. Принимая кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций и заключить и ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение Е). Если обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, то договор заключают с ним. Если кассир (главный бухгалтер) подписал договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объёме. Договор составляют в двух экземплярах: один экземпляр остаётся у кассира, второй передают в кадровую службу или бухгалтерию (5, с.9-11).
В кассе можно хранить небольшие денежные суммы, в соответствии с,,Порядком введения кассовых операций в РФ,, Инструкция ЦБ РФ от 04.10.93г. № 18(35, с. 15). Наличные денежные средства предприятия в кассе хранятся в пределах лимита, необходимого для оплаты неотложных платежей.
Лимит устанавливается предприятию банком на основании представленного расчета. Деньги сверх установленного лимита сдаются, а банк зачисляет их на расчетный счет организации.
Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и впоследствии указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.
При оформлении кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учётных регистров:
§ Приходные кассовые ордера - форма КО- 1 (приложение А).
§ Расходные кассовые ордера - форма КО- 2 (приложение А).
§ Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров –
форма КО- 3 (приложение Б)
§ Кассовая книга- форма КО- 4 (приложение В).
§ Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств –
форма КО-5
Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999г.
Прием наличных денег в кассу ведется по приходным кассовым ордерам,
а выдача - по расходным кассовым ордерам, расчётно-платёжными и платёжными ведомостями (приложение И) на выдачу аванса, зарплаты, заявлением о произведённых расходах с приложением чеков на этих документах штампа с реквизитами расходного ордера. К ним прилагаются документы, на основе, которых получены или выданы деньги.
Теперь помимо расходного кассового ордера нужно выдать и кассовый чек. Итак, получив деньги от другой организации, должны обязательно пробить полученную сумму на кассовом аппарате. Чек передайте представителю организации, которая внесла наличные. Такой порядок установлен пунктом 1 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (19, с.70-76).
Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью.
Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномо-
ченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или
лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расход-
ным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных
кассовых ордерах не обязательна(2, с. 74-75).
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые
ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно
чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычисли-
тельной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и огово-
ренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассо-
вым ордерам могут производиться только в день их составления.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособнос-
ти, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по пла-
тежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем
организации и главным бухгалтером. На ОАО ”Нижнеомском маслозаводе”.
при получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: “ По доверенности “. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир веден Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий
по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
а) в платежной (расчетно – платежной ) ведомости против фамилии
лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или
сделать отметку от руки: “ Депонировано “;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать над-
пись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, све-
рить их с общим итогом по платежной ведомости (приложение И) и скрепить надпись своей подписью.
г ) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и пос-
тавить на ведомости штамп: “ Расходный кассовый ордер № _ “.
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в пла-
тежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депони-
рованных по ним сумм.
Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют
один общий расходный кассовый ордер (33, с. 6-7).
В соответствии с Указом Президента РФ “ Об осуществлении комплек-
сных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и обяза-
тельных платежей “ от 23 мая 1994 г. № 1006 (32, с. 24-26) при несоблюдении условий работы с денежной наличностью, а также несоблюдении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности:
- за осуществление расчетов наличными денежными средствами с дру-
гими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных
предельных сумм – штраф в 2 – кратном размере суммы произведенного пла-
тежа;
- за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной
наличности – штраф в 3 – кратном размере неоприходованной суммы;
- за несоблюдением действующего порядка хранения свободных денеж-
ных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установ-
ленных лимитов – штраф в 3- кратном размере выявленной сверхлимитной
кассовой наличности.
На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустив-
ших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50 –
кратном установленном законодательством Российской Федерации минима-
льной месячной оплаты труда.
Указанием Центрального банка РФот 14.11.01 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен новый предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Теперь он составляет 60 000 рублей по одной сделке. Норматив применяется к расчетам наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные товарно-материальные ценности в один день. Причем не имеет значения, как производятся расчеты – по одному или нескольким денежным документам.
Вновь утвержденный лимит значительно превышает действовавший ранее. Прежняя норма была установлена указанием Центрального банка РФ от 07.10.98 № 375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами". Расчеты наличными в один день между юридическими лицами не должны были превышать 10 000 рублей, для предприятий потребкооперации и для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний МВД России при закупке товаров у юридических лиц – 15 000 рублей.
Указанием Центрального банка РФ № 1050-У установлен предельный размер расчетов наличными только для юридических лиц. Таким образом, расчеты с участием физических лиц, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными денежными средствами без ограничения суммы платежа.
Бухгалтер должен помнить, что за расчеты наличными денежными средствами сверх установленных лимитов предусмотрен штраф. Он равен двукратному размеру суммы произведенного платежа. На руководителя предприятия налагается штраф в пятидесятикратном размере МРОТ (п. 9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей"; в редакции от 25.07.2000 № 1358).
Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица (письмо Банка России от 24.11.94 № 14-4/308). То есть штраф налагается только на покупателя.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их докумен-
ты по передаче в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации
приходных и расходных кассовых документов (приложение Б). Расходные
кассовые ордера оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведо-
мостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистриру-
ются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осу-
ществляться с применением средств вычислительной техники (3, с. 344-345).
При этом в машинограмме “ Вкладной лист журнала регистрации при-
ходных и расходных кассовых ордеров”, составляемой за соответствующий
день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денеж-
ных средств по целевому назначению.
Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает дру-
гим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму налич-
ных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным
(старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным
документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произ-
веденным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге уче-
та принятых и выданных кассиром денег.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир
записывает в кассовую книгу (приложение В), которая должна быть прону-
мерована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество лис-
тов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и
главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой
книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий
день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через
копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сда-
ют в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве
отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и
не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исп-
равления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.
При условии обеспечения полной сохранности документов кассовую книгу
можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формиру-
ются в виде машинограммы '' Вкладной лист кассовой книги “ . Одновремен-
но формируется машинограмма “ Отчет кассира “ . Обе названные машиног-
раммы должны составляться к началу следующего рабочего дня , иметь оди-
наковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой
кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется
автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме “ Вкладной лист кассовой книги “ за каждый месяц долж-
но автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за
календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм “ Вкладной лист кассовой книги” и
“ Отчет кассира “ обязан проверить правильность составления указанных доку-
ментов подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расход-
ными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе
кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы
“ Вкладной лист кассовой книги “ в течение года хранятся кассиром отдельно
за каждый месяц. По окончании календарного года ( или по мере необходимос-
ти ) машинораммы “ Вкладной лист кассовой книги “брошюруют в хроноло-
гическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руко-
водителя и главного бухгалтера организации и книгу опечатывают. На ОАО ”Нижнеомском маслозаводе” учёт ведётся вручную, с помощью простых вычислительных машин.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главно-
го бухгалтера организации.
Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохран-
ность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка
и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не
были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных
средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном зако-
нодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время со-