Организация работы руководящего органа
Название руководящего выборного органа не столь важно, ибо суть его деятельности от этого не меняется, поэтому пусть в нашем случае это будет Совет студенческой организации.
Функции Совета:
- созывает общевузовские собрания, утверждает проекты повестки дня собраний, готовит проекты решений;
- утверждает планы работы студенческой организации, планы подготовки отдельных мероприятий;
- распределяет поручения и задания по выполнению планов работы, подготовки мероприятий, стараясь привлечь как можно больше членов организации;
- ведет делопроизводство в студенческой организации;
- заслушивает отчеты о выполнении поручений и заданий;
- выдвигает разные инициативы и идеи для обсуждения среди членов организации;
- рассматривает предложения, заявления членов организации и принимает решения по существу этих обращений;
- координирует подготовку общевузовских мероприятий;
- принимает в члены организации и исключает из членов организации (если такое право не закреплено только за собранием в уставе (положении) студенческой организации).
Как правило, заседания Совета проводятся один раз в две недели. Однако все зависит от ситуации. Если требуется, то заседания могут проходить и каждый день.
Работой Совета руководит председатель Совета. В функции председателя Совета входит:
- созыв заседания Совета, оповещение членов Совета о дате, времени и месте заседания, о возможной повестке дня заседания;
- организация подготовки заседаний Совета;
- ведение заседаний Совета;
- распределение обязанностей и поручений среди членов Совета и всех членов организации по выполнению утвержденных планов работы, по подготовке мероприятий;
- представление студенческой организации в отношениях с администрацией вуза, с другими общественными организациями вуза, а также с иными организациями, учреждениями, предприятиями;
- контроль исполнения планов работы, поручений, заданий и обязанностей;
- выдвигает инициативы, предложения по деятельности организации, предлагает решения по развитию организации.
Подготовка заседаний Совета состоит из нескольких моментов. Во-первых, председателю Совета необходимо определиться с примерной повесткой дня Совета, что будет рассматриваться на заседании. При этом необходимо собрать пожелания и самих членов Совета. Затем необходимо дать поручения членам Совета по подготовке проектов тех или иных решений по большим вопросам. Например, возникла идея провести студенческий фестиваль. Для того чтобы принять решение о его проведении, целесообразно собрать мнения членов организации, определить примерную программу фестиваля, в какие сроки его лучше проводить, кто будет отвечать за тот или иной пункт программы, как лучше подготовиться к фестивалю и т.п. Все это желательно заранее до заседания выработать в виде проекта решения, который готовится, например, одним или двумя членами Совета по поручению председателя Совета.
Ведет заседания Совета председатель Совета, а в его отсутствие - заместитель председателя. В начале заседания обязательно утверждается повестка дня, чтобы понять, сколько вопросов и какой сложности предстоит обсудить, есть ли уже по тем или иным вопросам проекты решений, сколько времени займет все заседание, может быть, целесообразно часть вопросов перенести на следующий день или на следующее заседание Совета. Каждый член Совета вправе предложить любое количество вопросов в повестку дня.
По каждому вопросу делается небольшое сообщение теми членами Совета или членами организации, которые готовили вопрос или инициировали его рассмотрение на заседании Совета. Далее идет обсуждение вопроса. Желательно, чтобы члены Совета, обсуждая вопрос, не повторяли то, что уже было сказано товарищами, старались высказывать свои мысли кратко и один раз. Вместе с тем обсуждение должно быть достаточно свободным. Каждый член Совета вправе высказать замечание, предложение. В заседании Совета обязательно должен участвовать член организации, если обсуждается вопрос о работе этого человека, его поступке или иной вопрос, затрагивающий интересы лично этого члена организации. В конце обсуждения председатель Совета подводит итоги и ставит вопрос на голосование (если это большой проект, он сначала принимается за основу, а затем обсуждаются поправки). Обязательно ведется протокол заседания Совета.
Распределение обязанностей среди членов Совета должно быть сделано на первом же его заседании после избрания. При этом необходимо учитывать как пожелания самих членов Совета, их увлечения, умения, опыт, так и необходимость выполнения той или работы, без которой Совет просто не сможет функционировать.
В Совете необходимо обязательно кому-то отвечать за организационную работу, связанную с подготовкой собраний, приема в члены организации, ведением контроля над выполнением текущих планов, помощи председателю в подготовке заседаний Совета. Один из членов Совета обязательно должен отвечать за все делопроизводство в организации, вести протоколы заседаний Совета, оформлять и хранить протоколы собраний, вести учет и хранить заявления студентов о приеме в члены организации, вести учет членов и поступающих писем в организацию, иных документов и т.п. Одного из членов Совета можно избрать заместителем председателя Совета, который бы непосредственно помогал председателю в выполнении его функций и замещал его на время длительного отсутствия.
Завершим рассмотрение вопросов организации работы Совета делопроизводством. Делопроизводство - это документооборот в организации, это отражение в документах деятельности организации. Зачем нужно документировать деятельность организации? На этот вопрос можно дать несколько ответов. Во-первых, не надо забывать, что не вы первые, не вы последние, и тот, кто придет после вас в организацию, и будет вести работу через три-четыре года, должен знать, что и как делали их предшественники, что получалось, а что нет и почему. Такой анализ деятельности иногда просто невозможно сделать без соответствующих документов, без протоколов и планов работы. Во-вторых, в деятельности организации могут (и это нормальное явление) возникать спорные моменты, неясности, дискуссии по тому, что и как было решено несколько недель, месяцев назад на собрании, заседании Совета. И здесь документы помогают прояснить ситуацию. В-третьих, участвуя в работе общественной организации, каждый получает навыки, в том числе и такие
необходимые, как умение четко формулировать задачи, предложения в различных документах, отстаивать свое мнение с использованием документов.
В то же время надо отдавать себе отчет в том, что делопроизводство в студенческой организации нельзя приравнивать к делопроизводству в какой-нибудь коммерческой или государственной структуре. Документы - это не цель, а лишь одно из средств обеспечения организованной работы.
Приведем минимальный перечень документов, который должен быть в Совете студенческой организации.
1. Список членов организации с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, домашнего адреса, телефона, обязанностей в организации, увлечений. В сведения о членах организации могут быть включены и другие моменты. Вместо списка в больших организациях можно вести учет членов организации по отдельным карточкам, которые располагаются по алфавиту. Тогда всегда легко изъять карточку при выбытии члена организации из вуза, не путая весь список, или при необходимости быстро найти интересующие сведения о том или ином члене организации.
2. Протоколы собраний студенческой организации. Их удобнее составлять на отдельных листах, а затем сшивать в скоросшивателе.
3. Протоколы заседаний Совета. Их можно вести в обычной общей тетради.
4. Список членов Совета с указанием домашнего адреса, телефона и обязанностей каждого члена Совета.
5. Планы работы (перспективные, текущие, подготовки отдельных мероприятий).
6. Документы, приходящие в организацию и исходящие из организации (письма, заявления, в том числе вступающих в организацию, запросы и т.п.).
7. Положение о студенческой организации.
По вашему желанию этот список документов можно дополнить.
Проведение переговоров