Организация документооборота
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют до-кументооборот банка.
4,1.1. Порядок обработки поступающих документов.
Документы, поступающие в банк, в том числе созданные с по-мощью средств вычислительной техники, проходят первичную об-работку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотре-ние руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются цен-трализованно экспедицией или сотрудниками службы делопроиз-водства. При поступлении документов в нерабочее время они при-нимаются дежурным сотрудником. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правиль-ность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в случаях, когда толь-ко по конверту можно определить адрес отправителя, время от-правки и получения документа, а также при пос'гуплении личных или доплатных документов. На полученном документе проставляет-ся регистрационный штамп.
Документы с грифом «Лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по на-значению. Поступившие телеграммы (телетайпограммы) принима-ются под расписку с проставлением даты и времени приема, а за-тем передаются на рассмотрение руководству банка и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Факсограммы поступают в адрес банка на официальный номер факса банка. При распечатке с факса поступившей информации на обычной бумаге на факсограмме службой делопроизводства про-ставляется регистрационный штамп и время поступления факсо-граммы, поступившая факсограмма передается адресату под рас-писку в день ее приема, срочная — немедленно. В том случае, когда факсограмма распечатана на термобумаге, с нее снимается ксеро-копия, которая заверяется, регистрируется и передается адресату в указанный срок. При поступлении в банк подлинника документа, на основании которого была отправлена факсограмма, за никГсо-храняется регистрационный номер, присвоенный ранее поступив-шей факсограмме.
Поступающие документы с электронной копией должны при-сылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту документа. Электронные сообщения, присылаемые по электрон-ной почте, системе Интернет, другим телекоммуникациям, юри-дической силы не имеют.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязатель-ного рассмотрения руководства и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Пред-варительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их со-держания, на основании установленного в банке распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структур-ным подразделениям или должностным лицам. Документы, адресо-ванные руководству банка или без указания конкретного должност-ного лица и структурного подразделения, предварительно рассмат-риваются в службе делопроизводства.
На рассмотрение руководства передаются документы, получен-ные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности банка, требующие решения руководства. Остальные документы после пред-варительного рассмотрения службой делопроизводства направлй'-ются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осу-ществляться в день их поступления в службу делопроизводства или в первый рабочий день в случаях поступления документов в нера-бочее время. Документы, которые исполняются несколькими струк-турными подразделениями банка, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному ис-полнителю, названному в резолюции первым. Необходимость раз-множения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательно-го исполнения поступившего документа допускается ознакомле-I ние исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством банка.
4.1.2. Порядок обработки отправляемых документов.
Документы, отправляемые банком, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка документов осуществляются централизо-ванно экспедицией или службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, предназ-наченные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными, с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упа-ковкой проверяется правильность оформления документов, нали-чие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные доку-менты подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотруд-ник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
С помощью средств электросвязи осуществляется передача ин-формации в виде телеграмм (телетайпограмм), факсограмм, теле-фонограмм, сообщений по электронной почте.
Телеграммы, составляемые в банке, принимаются сотрудника-ми службы делопроизводства завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными, с отметкой о категории и виде отправления; отправка телеграмм осуществляется в соответ-ствии с правилами предоставления услуг телеграфной связи;
Телетайпограммы, отправляемые банком, передаются на теле-тайп подписанными, датированными и зарегистрированными.
Факсограммы передаются с бумажного носителя (тексты, таб-лицы, графики, рисунки, чертежи и т.д.) службой делопроизвод-ства при наличии заявки от структурного подразделения с указа-нием официального номера факса банка-адресата. На подлиннике передаваемого по ^аксудркумента проставляется регистрацион-ный штамп и вр'ёмя отправки факсограммы; подлинники докумен-тов после отправки обрабатываются в соответствии с установлен ными в банке правилами работы с документами; в отдельных слу-чаях по соглашению между организациями адресату не досылается подлинник документа.
Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам, те-лефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Электронные сообщения передаются по электронной почте, по сети Интернет, другим телекоммуникационным сетям и обрабаты-ваются в соответствии с инструкцией по делопроизводству органи-зации-получателя.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатывать-ся и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабо-чего дня.
4.1.3. Порядок прохождения внутренних документов.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправ-ляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих доку-ментов.
Проекты нормативных документов (постановления, приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции и т.д.) после под-готовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для про-верки соответствия содержания документа дейсгвующему законо-дательству, а затем в службу делопроизводства, которая осуществ-ляет контроль за правильностью их оформления.
Правильно оформленные документы передаются на подпись ру-ководству банка в соответствии с правом подписи документов и распределением должностных обязанностей. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном по-рядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении кото-рых находятся рассматриваемые вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осушествляется через секретарей структурных подразделений или ответственных за делопроизводство, с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Порядок функционирования в банке внутренних документов в электронной форме определяется соответствующими правила-ми, установленньши банком и не противоречашими законода-тельству.
4.2. Правила регистрации ииндексирования документов
4.2.1. Регистрация документов — фиксация флкта создания или поступления документа путем проставления на ием регистрацион-ного номера с последующей записью необходимых сведений о до-кументе в регистрационно-контрольной форме (РКФ).
4.2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, Ьполнения и использования в справочных целях (распорядитель-|ле, кадровые, бухгалтерские, финансовые, пенсионные и др.)1.
Регистрируются документы: поступающие из других организа-1Й и от частных'лиц, создаваемые — внутренние и отправляемые. Ьгистрируются подписанные и оформленные документы, незави-рмо от способа их доставки, передачи или создания. При необхо-шости допускается регистрировать проекты документов.
4.2.3. Регистрационный номер документа состоит из порядково-& номера, который может дополняться буквенным или цифровьш номером структурного подразделения, номером дела по номенкла~ туре дел, кодом документа, корреспондента, исполнителя и др. Порядковая нумерация производится в пределах делопроизводствен-ного года, который соответствует календарному: с 1 января по 31 декабря. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. Регистрационный номер для поступающих документов проставляется втакой последователь-ности: порядковый номер, номер дела по номенклатуре дел. На-пример, регистрационный номер поступившего писъш:
№ 182/06-14 \ "" ' "•'••• '"
где 182 — порядковый номер письма в пределах регистрацион.ного . массива писем; 06-14 — индекс дела по номенклатуре дел. ,
Регистрационный номер отправляемых писем лроставляегоя в обратной последовательности. ,< •
Для внутренних документов применяется порядковая нумера-цйя с проставлением, в случае необходимости буквенным допол-нением, кода документа (Р — распорядительные) или кода лиад, подписавшего документ. • , ;
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номе-ров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа. . •
4.2.4. Документы регистрируются в банке однократио: поступа-ющие — вдень поступления, создаваемые (отправляемые) — в день подписания или утверждения. Данные регистрации переносятся в РКФ. Регистрация документов в банке может осуществляться и тра-диционным способом при помощи журналов и картомек, и с ис-пользованием ПЭВМ, когда карточка введена в память компьюте-ра и из этих карточек формируется автоматизированная картотека.
В банке можег разрабатываться и функционировать утвержденный банком пере-чень групп нерегистрируемых документов службой делопроизводсгва банка. Этот перечень по мере необходимости может изменяться за счег включения (исключе-ния) отдельных групп документов.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зави-симости от названия вида документа, автора и содержания доку-мента. Отдельно регистрируются правовые акты федеральных орга-нов власти, служебная переписка, обращения граждан, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоко-лы заседаний коллегиальных органов, договоры (контракты), бух-галтерские балансы, отчеты в налоговые органы и т.п.
Документы регистрируются в службе делопроизводства, а также в местах их создания, получения и исполнения. Место регистрации документов устанавливается в Инструкции по делопроизводству банка. Например, бухгалтерские балансы и отчеты в налоговые орга-ны — в бухгалтерии (финансовом отделе), спецификации и на-кладные — в отделе продаж, товарно-транспортные накладные и графики отгрузки — в транспортном отделе и т.д.
В службе делопроизводства регистрируются документы вышесто-ящих организаций, распорядительные документы и переписка за подписью руководства банка, протоколы и решения коллегиаль-ных органов.
Сообщения, получаемые по факсимильной связи, регистриру-ются в службе делопроизводства или структурных подразделениях. Поступающему дополнительно документу на бумаге с аналогич-ным текстом присваивается регистрационный номер, соответству-ющий номеру факсимильного сообщения.
4.2.5. Для достижения информационной совместимости регист-рационных данных устанавливается следующий основной состав реквизитов регистрации (приложение 10):
наименование автора или корреспондента (организации, физи-ческого лица); банка (в качестве автора или корреспондента);
наименование вида документа; \
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок испол-1 нения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от ха-рактера документов и задач использования информации может быть дополнен'другими реквизитами:
гриф «Конфиденциально»;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
значимость вопроса, отраженного в документе;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
отметка о ходе исполнения документа;)
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия и т.д.);
способ доставки документов.
4.2.6. Порядок расположения реквизитов в РКФ определяется' банком. Правила заполнения основных реквизитов РКФ приведены
в приложении 10. ^^^^^^^н^^^^^^^^н^^^^ш^нш^шн
4.2.7. Картотеки ^^И^^М^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^Н
Регистрация документов в банке осуществляется посредством регистрационных карточек (иногда регистрационно-контрольных карточек) позволяет вести поиск документов или информации из них при помощи различного рода картотек (ручных и (или) авто-| матизированных).
Рекомендуется в банке вести единую справочную картотеку на все регистрируемые документы. Разделами первой части картотеки на неисполненные документы являются названия корреспондентов или структурных подразделений (исполнителей). Разделы второй части картотеки на исполненные документы соответствуют разде-лам номенклатуры дел. Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки. Н^^Н ^^^^^^^Ш
4.2.8. Учет количества документов. ^^^Р ^^^^^^^в
Учет количества документов в банке за определенный период времени (год, месяц) может проводиться по РКФ в местах регист-рации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству банка для выра-ботки мер по совершенствованию работы с документами и сокра-щению их количества.
За единицу учета принимается сам докуйент, без учета копий, создаваемых при печатании и копировании.
Откопированные экземпляры подсчитываются отдельно в ко-пировально-множительном бюро, службе автоматизированный под-готовки документов (по журналам учета работ, бланкам-заказам, данным счетчиков множительных аппаратов и т.д.). По ним опреде-ляются расход бумаги и затраты времени на операции по экспеди-ционной обработке документов.
Для учета количества документов, подготовленных с помощью ^втоматических печатающих устройств, могут использоваться дан-яые о количестве экземпляров, заданных для печати. Учет количе-Ьтва документов целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные и др. Учет количества документов может проводиться по банку в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие документы или создающиеся (внутренние и отправляемые) в банке подсчитыва ются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в таб-личной форме. По каждой группе учитывается количество доку-ментов и отдельно их тираж, цифры проставляются через•косую черту или в отдельных графах.