Заполнение номенклатуры дел
Индексы присваиваются всем деЛам, включенным в номенкла-туру дел (графа 1).
В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов, час-тей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов опре-деляется степенью важности документов, входящих в дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголбвки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей со ссылкой на перечни: Перечень типовых документов, образующих-ся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хра-нения. М., 1989*; Перечень документов, образующихся в деятель-ности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. М., 1997**; Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указани-ем сроков хранения. М., 2000***.
В графе 5 «Примечание» могут проставляться отметки 0 заведе-нии дел, дополнительные сведения о сроках хранения дел.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдель-но постоянного и временного сроков хранения.
СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕП
на _______ год
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БАНКА
Наименованис банка
ПОЛОЖЕНИЕ
УТВЕРЖДАЮ Руководитель банка
О службе делопроизводства банка
личная подпись
расшифровка подписи
Общие положения
"...••. 1 '•'
Служба делопроизводства является самостоятельным структур-ным подразделением банка, обеспечивающим централизованное документационное обслуживание банка, и подчиняется руководи-телю банка.
Службу делопроизводства возглавляет заведующий, подчинен-ный нспосредственно руководителю банка. ч. '.
На должность заведующего службой делопроизводства назнача-ется лицо, имеющее высшее или среднеспециальное образование И опыт практической работы по делопроизводственному обслужи-ванию банка.
ЗаведующиЙ службой делопроизводства назначается и освобож-дается от занимаемой должности приказом руководителя банка.
Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуется:
действующим законодательством;
уставом и учредительными документами банка;ч-
приказами, распоряжениями руководства банка;
инструкцисй по делопроизводству банка;
государственными стандартами на документацию;
правилами и положением Федеральной архивной службы Рос-сийской Федерации о ведении делопроизводства и работе архивов;
типовыми нормами времени на работы по документационному обеспечению управления (ДОУ);
инструктивно-методическими документами по ДОУ, имеющи-мися в банке;
настоящим Положением. \
Наименования должностей работников службы делопроизвод-ства устанавливаются в соответствии со схемой должностных окла-дов работников банка.
Работники службы делопроизводства назначаются на должность и освобождаются от должности в установленном порядке.
Служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.
Цели и задачи службы делопроизводства
Основной целыр службы делопроизводства является руковод-ствО, коррдинация, контроль и реализация работ по документаци-Рннрму обеспечению деятельности банка. Исходя из цели, служба делрпроизводства решает следующие задачи:
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка докуменГирования и организации работы с документами в банке;
сокраицение дркументооборота, количества форм документов;
разработка и внедрение в банке нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспече-ния (инструкций, положений, правил и др.).