Исходные положения по документам из группы документов по личному составу предприятия
Документ 8. Приказ по личному составу, выписка из него
Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессии – записками. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.
Особенности приказа по личному составу:
1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).
2. Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.
3. Заглавие - "По личному составу".
4. Констатирующей части в приказе может не быть.
5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью.
По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.
6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т.д.).
7. В пункте приказа (приказе) о приеме на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).
Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.
8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода - его длительность. В основании дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе указывают вид отпуска, общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дата увольнения, в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации - ссылка на докладную записку руководителя подразделения.
9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами к тексту приказа. По личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу.
Нумеруются приказы в течение календарного года.
Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
Приказы оформляются на бланках формата А4.
Срок хранения приказов 75 лет.
Состав реквизитов приказа по личному составу:
Ø наименование министерства или ведомства (если есть);
Ø название организации;
Ø ПРИКАЗ- название вида документа;
Ø место издания (город);
Ø дата, номер;
Ø заголовок;
Ø текст (может делиться на пункты).
Первый вариант - пункты могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (пишутся крупными буквами, от левого поля, с открытой пунктуацией), затем с красной строки - фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа; текст может быть в формализованном виде.
Второй вариант - оформление текста: распорядительные пункты начинаются фамилией, именем, отчеством сотрудника, затем глагол - перевести, принять, уволить и далее текст пункта:
Ø основания к пунктам;
Ø подпись;
Ø визы согласования заинтересованных лиц;
Ø подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
Ø отметка о направлении в дело.
Часто ИЗ ПРИКАЗА делаются выписки.