Обеспечивающая подсистема СУО
Компонентами обеспечивающей подсистемы являются: методическое обеспечение; ресурсное обеспечение; информационное обеспечение; правовое обеспечение. Ниже приводится краткое содержание этих компонентов.
Прежде всего рассмотрим такой компонент обеспечивающей подсистемы СУО, как методическое обеспечение.
Все теоретические, методические и практические вопросы по разработке, функционированию и развитию системы менеджмента должны быть обоснованы и изложены в соответствующих нормативно-методических документах межгосударственного (международного), национального, республиканского, регионального либо фирменного уровня. В межгосударственных документах должны регламентироваться все общие вопросы сохранения планеты Земля, мира, экологии, безопасности товаров и услуг, прав человека, стандартизации и др. Национальные нормативно-методические документы должны дальше развивать вопросы, которые регламентируются в межгосударственных документах, и т. д. Но документы нижестоящего уровня ни в коей мере не должны противоречить документам вышестоящего уровня.
Общие вопросы управления экономикой (в широком смысле этого слова), не гармонизированные в рамках мирового сообщества, каждой стране приходится решать самостоятельно, что не только влечет дополнительные затраты, но и не обеспечивает высокого качества решения и затрудняет интеграцию между странами. Если на национальном уровне не регламентирован какой-либо вопрос управления глобальной системой, то каждый регион самостоятельно, по-своему и с большими затратами решает эту проблему, и так до уровня фирмы.
Отсутствие или низкое качество международных правовых норм в сферах собственности, налоговой системы, финансов, организационно-правовых форм и в других сферах сдерживает создание и развитие совместных предприятий, международную интеграцию и взаимовыгодное развитие стран.
Некоторые нормативно-методические документы, разрабатываемые международными организациями, должны быть аутентичными (прямого применения, перевод без искажения содержания) и обязательными для всех уровней иерархии, в том числе для фирмы, независимо от формы собственности. Например, международная система мер и весов, система измерений, система охраны окружающей природной среды, система управления качеством на основе международных стандартов ИСО 9000 : 2000, система безопасности и международной сертификации товаров и услуг, основы валютной системы, терминология и операции в области финансов и другие системы управления должны быть едиными для всех стран и соответственно для всех фирм.
Создание системы нормативно-методических документов, правил, терминологии, норм международного характера значительно упростит построение каждой фирмой системы менеджмента, повысит эффективность использования природных ресурсов, труда и капитала как главных факторов обеспечения благосостояния, повышения качества жизни.
Следующим компонентом обеспечивающей подсистемы СУО является ресурсное обеспечение.
Цели ресурсного обеспечения производственного менеджмента:
своевременное обеспечение фирмы необходимыми видами ресурсов требуемого качества и количества;
улучшение использования ресурсов.
Различаются следующие виды ресурсов:
ресурсы внешней среды;
трудовые ресурсы;
материальные ресурсы (сырье, материалы, комплектующие изделия, топливно-энергетические ресурсы и др.);
основные производственные фонды;
финансовые ресурсы — собственный капитал, заемный капитал, нематериальные активы и пр.;
информационные ресурсы;
организационные ресурсы;
совокупные ресурсы — сумма предыдущих видов ресурсов в денежном выражении.
Наличие и состав ресурсов определяются объемом конкретного вида ресурса, его структурой по номенклатуре и ассортименту, качеством и сроками поставок.
Процесс движения ресурсов включает:
формирование ресурсов, т. е. их привлечение для выполнения маркетинговых исследований, работ по стратегическому менеджменту и т. д.;
использование ресурсов по одному из перечисленных направлений;
восстановление ресурсов;
утилизацию или списание ресурсов.
Методами обеспечения ресурсами являются:
через товарно-сырьевые биржи;
прямые связи, аукционы, конкурсы;
собственное производство;
спонсорство и др.
Перейдем к третьему компоненту обеспечивающей системы СУО. Им является информационное обеспечение, одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация». Поэтому сначала рассмотрим это понятие по книге Мескона и др. «Основы менеджмента».
Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, общий коммуникативный смысл может быть утрачен.
Руководитель 50–90 % всего времени тратит на коммуникации с целью реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет собой одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента.
Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
Канал — средство передачи информации.
Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Вот эти этапы.
Зарождение идеи.
Кодирование и выбор канала.
Передача.
Декодирование.
Нами предлагается следующая классификация информации:
по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, управляемой и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
по форме передачи — вербальная (словесная) и невербальная информация;
по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);
по способу передачи — спутниковая/электронная, телефонная, письменная и др.;
по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
по стадиям жизненного цикла объекта — по стадиям стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовки производства и т. д. до списания;
по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании.
Основные требования к качеству информации:
своевременность;
достоверность (с определенной вероятностью);
достаточность;
надежность (с определенной степенью риска);
комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям, стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т. д.);
адресность;
правовая корректность;
многократность использования;
высокая скорость сбора, обработки и передачи;
возможность кодирования;
актуальность.
Четвертым компонентом обеспечивающей подсистемы СУО является правовое обеспечение, которое основано на законодательных и нормативных актах по различным вопросам разработки, функционирования и развития системы, принятых на федеральном (государственном) и региональном уровнях. К этим документам относятся действующие федеральные законы, постановления правительства и федеральных органов управления, государственные стандарты.
Правовое обеспечение системы менеджмента осуществляется по следующим направлениям:
правовые вопросы функционирования экономики страны (по приватизации, развитию предпринимательства, налоговой системе, финансовой и кредиторской политике, внешнеэкономической деятельности и др.);
законы и нормативные акты по системам:
стандартизации;
метрологии;
сертификации товаров и услуг;
защиты прав потребителей;
антимонопольной политики;
управления качеством товаров;
безопасности и охраны труда и др.;
законы и нормативные акты по регулированию безопасности и взаимозаменяемости товаров, ресурсосбережению, развитию производства, социальному развитию коллективов, охране окружающей природной среды;
правовое регулирование образования и функционирования фирмы.
Без качественного правового обеспечения системы менеджмента фирмы по перечисленным направлениям вообще невозможно обеспечить ее стабильное и эффективное функционирование, так как каждая фирма является подсистемой системы более высокого уровня — региона, отрасли, страны, а совместные предприятия — мирового сообщества. Если каждая фирма будет функционировать по своим правовым нормам, то невозможно скоординировать их действия и создать из них систему более высокого уровня, будет просто набор невзаимосвязанных фирм. Поэтому правовое обеспечение системы менеджмента фирмы по всем четырем направлениям является актуальной проблемой.