ЧЕТЫРЕ ПОЛЕЗНЫЕ ПРИВЫЧКИ. КОТОРЫЕ ПОМОГУТ ВАМ ИЗБЕЖАТЬ УСТАЛОСТИ И БЕСПОКОЙСТВА
ХОРОШАЯ ПРИВЫЧКА № 1
На вашем столе не должно находиться ничего, что не связано с решением проблемы, над которой вы работаете в настоящее время.
Роланд Л. Вильяме, президент крупной железнодорожной компании, однажды сказал: «Человек, чей стол завален бумагами, касающимися самых разных дел, обнаруживает, что стоит убрать со стола все лишнее, как работать становится гораздо проще и быстрее. Я называю это «генеральной уборкой» — и она является первым шагом на пути к повышению эффективности работы».
В библиотеке конгресса США на потолке есть надпись. Это слова поэта Александра Поупа: «Порядок — вот первый закон небес».
Порядок должен стать первым законом бизнеса. Но так ли это на самом деле? Нет. Обычно стол бизнесмена всегда завален бумагами, которыми он не пользуется неделями. Издатель одной Нью-орлеанской газеты рассказал мне, что когда секретарша разбирала его стол, то обнаружила на нем бумагу, которая пролежала там два года!
Одного лишь вида стола, заваленного письмами, на которые не был послан ответ, отчетами и предложениями, достаточно, чтобы привести любого человека в смятение, вызвать у него беспокойство и напряженность. Но это еще не самое страшное. Постоянное напоминание о «миллионах дел, которые надо выполнить, и о нехватке времени» может вызвать у вас не только беспокойство, напряженность и усталость, но стать причиной повышения кровяного давления, возникновения сердечных заболеваний и язвы желудка.
Доктор Джон Г. Стоке, профессор медицинского факультета университета Пенсильвании, выступил с докладом перед Национальной медицинской ассоциацией США. Его доклад назывался «Функциональные неврозы как осложнения органических заболеваний». Доктор Стоке перечислил одиннадцать симптомов, на которые следует обращать внимание при анализе состояния разума пациента. Первым в этом списке стояло «ощущение обязательств или долга, бесконечный список дел, которые необходимо выполнить».
Но как такая простая процедура, как уборка стола и принятие решений, может помочь вам избавиться от этого ощущения постоянного давления, чувства «долга», ощущения «бесконечной череды дел, которые необходимо выполнить»? Доктор Вильям Л. Сэдлер, известный психиатр, рассказал о пациенте, который сумел предотвратить нервный срыв только благодаря этому простому средству. Пациент доктора Сэдлера работал менеджером в крупной чикагской фирме. Когда он пришел к врачу, то был очень напряжен, нервничал и беспокоился. Он знал, что находится на грани, но не мог бросить работу. Ему нужна была помощь.
«Когда этот человек рассказывал мне о себе, — пишет доктор Сэдлер, — зазвонил телефон. Мне звонили из больницы. Я не стал откладывать проблему, а сразу же принял решение. По возможности, я стараюсь сразу же решать проблемы, а не откладывать их в долгий ящик. Не успел я повесить трубку, как телефон зазвонил снова. И снова я принял решение буквально сразу же. В третий раз нас прервал коллега, который зашел ко мне, чтобы посоветоваться относительно тяжелобольного пациента. Когда он ушел, я повернулся к своему пациенту и извинился перед ним за то, что ему пришлось ждать. Но, к моему удивлению, он не был раздражен. Выражение его лица стало совершенно другим.
«Не извиняйтесь, доктор! — сказал он. — За последние десять минут я понял, в чем моя проблема. Я вернусь на работу и стану вести себя иначе. Но прежде чем я уйду, не могу ли я взглянуть на ваш рабочий стол?»
Доктор Сэдлер открыл ящики стола. Практически все они были пустыми, в них лежало только самое необходимое.
«Скажите, — спросил пациент, — а где вы храните то, что еще недоделано?»
«У меня нет таких дел», — ответил доктор.
«А письма, на которые надо ответить?»
«Я сразу же отвечаю на них, — сказал доктор. — Мое правило — никогда не откладывать письмо, на которое нужно ответить. Я сразу же диктую секретарше ответ».
Через шесть недель тот же самый пациент пригласил доктора Сэдлера посетить его офис. Он изменился сам — и то же самое произошло с его столом. Он открыл ящики стола и показал, что теперь в них нет ничего незаконченного. «Шесть недель назад, — сказал бывший пациент, — у меня было три стола в двух кабинетах, и все они были завалены бумагами. Я никогда ничего не заканчивал. После разговора с вами я вернулся в офис и разобрал целую уйму деловых бумаг и отчетов. Теперь я работаю за одним столом и решаю проблемы по мере их возникновения. У меня больше нет горы незаконченных дел, которые и были причиной моей напряженности и постоянного беспокойства. Но самым удивительным стало то, что я совершенно поправился. Мне больше не на что жаловаться в смысле здоровья!»
Чарльз Эванс Хьюз, бывший верховный судья США, сказал: «Люди умирают не от перегрузок. Они умирают от бессмысленной суеты и от беспокойства». Да, именно из-за бессмысленной траты энергии и от беспокойства, связанного с тем, что работа кажется этим людям бесконечной и невыполнимой.
ХОРОШАЯ ПРИВЫЧКА № 2
Выполняйте работу в порядке ее важности.
Генри Л. Догерти, основатель крупной национальной компании, сказал, что какую бы зарплату он ни платил, ему так и не удалось найти людей, обладающих двумя замечательными способностями.
Первая — это способность думать. Вторая — способность выполнять дела в порядке их важности.
Чарльз Лакмен, начавший свою карьеру без гроша в кармане, за двенадцать лет ставший президентом компании «Пепсо-дент» с жалованьем в сто тысяч долларов в год и сумевший сколотить миллионное состояние, утверждал, что сумел добиться успеха только благодаря развитию тех способностей, о которых говорил Генри Л. Догерти. Чарльз Лакмен сказал: «Сколько я себя помню, я всегда поднимался в пять часов утра, потому что в это время мне лучше всего думалось. Рано утром я мог тщательно спланировать день, разработать план действий по решению проблем в порядке их значимости».
Фрэнк Беттджер, крупнейший страховой агент Америки, не дожидался пяти утра, чтобы спланировать свой день. Он делал это накануне вечером — ставил перед собой задачу и планировал сумму, которую он должен получить от продажи страховых полисов на следующий день. Если ему не удавалось получить столько, сколько он задумал, то недостача прибавлялась к плану на следующий день и так далее.
По собственному богатому опыту я знаю, что не всегда возможно выполнять дела в порядке их важности, но я также знаю, что даже самый приблизительный план гораздо лучше, чем бесконечная и бессмысленная суета.
Если бы Джордж Бернард Шоу не придерживался твердого правила сначала выполнять более важные дела, он никогда не добился бы успеха и не стал выдающимся писателем, а всю жизнь провел за стойкой банка, работая простым кассиром. У него был план — каждый день писать не меньше пяти страниц, — и он придерживался его девять трудных лет, хотя заработал за это время всего тридцать долларов — около пенса в день. Даже Робинзон Крузо писал себе тщательный распорядок дня, разбивая его по часам.
ХОРОШАЯ ПРИВЫЧКА № 3
Решайте проблему только тогда, когда у вас будет вся необходимая информация для принятия решения.
Один из моих бывших слушателей, Г.П. Хауэлл, рассказал мне, что в бытность его членом совета директоров компании «Ю-Эс Стал» заседания совета были очень продолжительными — обсуждалось множество проблем, но решений принималось очень мало. В результате каждый член совета уходил домой с огромной папкой отчетов и бумаг, которые нужно было изучить.
Наконец мистеру Хауэллу удалось убедить совет директоров обсуждать только одну проблему и принимать по ней решение. Никаких задержек, никакого откладывания в долгий ящик. Решением могло стать получение дополнительной информации; директора могли решить поступить определенным образом или не делать ничего. Но по каждой проблеме должно было быть принято окончательное решение, только после этого можно было переходить к следующей. Мистер Хауэлл сказал, что результаты были ошеломительными, повестка дня практически исчерпала себя. Решения принимались на заседании, и членам совета больше не надо было тащить домой огромные кипы деловых бумаг.
Больше никто не испытывал беспокойства по поводу постоянно нарастающей волны нерешенных проблем.
Это правило полезно не только для членов совета директоров крупной фирмы, но и для нас с вами.
ХОРОШАЯ ПРИВЫЧКА № 4
Научитесь организовывать работу, распределять обязанности и контролировать исполнение.
Многие бизнесмены загоняют себя в могилу тем, что не умеют распределять обязанности и перекладывать ответственность на других. Они стремятся все сделать сами. В результате они тонут в массе деталей, суетятся, беспокоятся и впадают в депрессию. Научиться распределять ответственность нелегко, мне это хорошо известно. Мне самому это было крайне трудно сделать. И мне известны катастрофические последствия того, что ответственность была возложена не на тех людей. Но как бы ни было вам трудно, вы должны научиться делить обязанности, если хотите избежать беспокойства, напряженности и усталости.
Руководители, которые занимаются крупным бизнесом и не умеют организовывать работу, распределять обязанности и контролировать исполнение, как правило, кончают инфарктом лет в пятьдесят-шестьдесят. Постоянная напряженность и беспокойство становятся причиной возникновения сердечных заболеваний. Хотите знать подробности? Загляните в раздел некрологов вашей местной газеты.
Глава 3