Классифицирование отчетов о несоответствии
Практическая работа №по дисциплине
"Аудит качества":
"Составление отчётов о несоответствии"
Выполнил: студент гр. 10-СК
Ахмерова Л.А.
Проверил: Беспалов В.В.
Нижний Новгород
2013 г.
Цель работы
Освоить методику составления отчётов о несоответствии
Сведения из теории
Составление отчета
Ясно, что официальное выполнение отчета является неотъемлемой частью аудита, а полнота и правильность выполнения отчета имеют критически решающее значение для окончательного результата аудитора и для поддержания системы соответствующих правильных записей. Используемые системы отчетов отличаются от фирмы к фирме и подразделяются от простого комплекта отчетов о несоответствиях до полного фактического аудиторского отчета, который может сам по себе описывать обнаруженные несоответствия или дополняться отдельными отчетами о несоответствиях. Независимо от того, какая система используется, главным является то, чтобы содержащаяся информация была фактической, понятной, согласованной со всеми сторонами и четко определяющей любые требуемые последующие действия.
Практические советы:
Всегда лучше стараться выполнить отчет по возможности во время аудита и не переносить его на самый поздний срок. Часто есть соблазн отложить составление отчета «на потом», надеясь, что будет больше времени, но, чаще всего, это не происходит, и последующий отчет может
быть задержан, вследствие чего его эффективность и точность уменьшится. Как бы ни точны и полны были записи, они не заменят своевременного отчета о ситуации, и никогда не стоит полагаться на память. Когда несоответствия выявлены в ходе аудита, важно, чтобы они были вовремя зафиксированы и согласованы со всеми заинтересованными сторонами. Поэтому лучше всего выполнить эти отчеты немедленно или до заключительного совещания. Любой письменный отчет, если это необходимо, может быть отложен, но только в самом крайнем случае. Придерживаясь порядка немедленной отчетности, можно достигнуть адекватности проверки, а быстрота и точность завершения корректирующих действий значительно увеличиваются.
Выполнение отчета
Доложить об обнаруженных фактах
Никаких случайностей
Включить несоответствия
Предоставить отчет
Согласовать корректирующие воздействия и график их внедрения
Согласовать дату для последующей проверки
Обнаруженные во время аудита факты должны быть представлены письменно в объективной форме; они не должны содержать ни мнений, ни инструкций, ни директив. При обнаружении недостатков системы или несоответствия запись должна показывать:
- время и место обнаружения;
- подробности несоответствия или недостатков системы;
- уровень несоответствия: что это - случайный факт или обычная практика?
- ссылку на конкретное положение, требования которого не соблюдаются, и причины противоречия.
При подготовке отчетов следует принимать во внимание следующие аспекты:
- отчеты должны быть фактическими и не должны быть использованы для выражения индивидуального мнения;
- они должны быть оформлены таким образом, чтобы быть понятными теми лицами, для которых они предназначены;
- отчеты должны быть точными, утверждения обоснованными, любые ссылки корректными;
- как сказано ранее, важно чтобы отчеты были завершены либо во время аудита, либо сразу после него для того, чтобы сохранить необходимые точность и степень воздействия;
- подробности, содержащиеся в отчете и особенно любые выявленные несоответствия, должны быть согласованы со всеми заинтересованными сторонами;
- и последнее, но не менее важное - отчеты должны быть четко оформлены. Нет необходимости печатать их, но если они написаны от руки, то должны быть легко читаемыми.
Хороший отчет по аудиту - это добавленная ценность. Он позволят показать влияние несоответствий на такие цели предпринимательской деятельности, как:
- безопасность (потенциальные риски);
- удовлетворенность потребителей;
- качество продукции /услуги (уровень брака и связанные с ним расходы). Например:
- экология - вредные последствия для местных источников водоснабжения;
- затраты, связанные с несоответствием по качеству;
- наличие достоверной информации у персонала (например: отсутствие данных по продажам приводит к негативным последствиям при выпуске новой продукции).
Рассмотрение несоответствий в контексте целей предпринимательской деятельности в целом и их воздействие на участников этой деятельности позволяет идентифицировать фактические и потенциальные последствия проблемы.
Если отчет по аудиту подготовлен по такой методологии, то он отразит все систематически возникающие недостатки проектирования или внедрения системы, методов измерения и исследования, а также постоянного улучшения.
Отчетность
Делайте ваши отчеты вовремя (по крайней мере фиксирование несоответствий)
Пишите отчеты, содержащие факты
Делайте их легкими для понимания
Главное - точность
Согласовывайте отчеты со всеми сторонами
Убедитесь, что они читаемы
Аудиторский отчет
Аудиторский отчет должен содержать определенную информацию об аудите и области проверки. Предлагается следующее содержание отчета:
а) отчеты о несоответствиях
Все, что выявлено в ходе аудита (включая и те, что были закрыты в ходе аудита);
б) заполненныеконтрольные листы
Они содержат различные соответствующие заметки, сделанные аудитором, которые послужат полезным руководством для дальнейшего аудита этого структурного подразделения или области;
в) аудиторские заметки
Включают любые дополнительные замечания, сделанные аудитором;
г) предупреждение
Не забудьте объявить, что аудит есть только «моментальный снимок» системы в данной области, и что о непроверенных подразделениях и функциях нельзя сказать, что они не имеют несоответствий;
д) области, где найдены несоответствия
Такими могут быть статья стандарта, процедуры или даже участок внутри структурного подразделения. Именно для подразделения полезно видеть, где системе требуется внимание;
е) количество найденных несоответствий
Они добавляются в случае, когда представляются отдельно от отчета. Не принято указывать количество для существенных и несущественных несоответствий [ 3, 10, 13 ].
Другая информация может быть добавлена по желанию, этот перечень -только наше предложение. Ваша организация может иметь свою собственную систему выполнения отчета. Если нет, то вышесказанное может быть использовано как полезное руководство.
Отчеты о несоответствиях
Стандарты ISO 9001-2000 требуют, чтобы результаты аудитов были задокументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки. Дополнительно от руководящего состава, ответственного за эту область деятельности, требуется современное управленческие решение о необходимых корректирующих действиях.
Существует потребность в особом методе регистрации каждого случая несоответствия. Пока не существует специальной формы, каждая организация создает подходящую для себя. Но к ней предъявляются определенные требования:
1. Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали аудита.
2. Уникальный номер.
3. Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия.
4. Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее действие, которое надо предпринять, и предполагаемую дату его завершения.
5. Поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы подтвердить, что это действие произведено вовремя и было ли оно эффективным.
6. Поле для руководства организации, чтобы записать их точку зрения на полученные данные, и указание на любые требуемые дальнейшие действия.
Пример отчета о несоответствии приведен в табл. 3. Необходимо отметить:
1. На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет.
2. Отчет аудитора должен содержать три пункта:
а) наблюдение, которое полно и точно детализирует то, что было увидено/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым;
б) ссылка на статью стандарта и/или документы по качеству самой организации;
в) разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка.
3. Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта - самой подходящей.
4. В некоторых случаях соотнесение может быть только с документацией самой организации.
5. Необязательно употребление слова «Несоответствие». Можно использовать другие близкие по смыслу слова (например, «Недостаток», «Невыполнение»), но оно должно использоваться постоянно.
Матричный анализ - это дополнительное средство, которое может помочь аудитору и руководителю аудиторской группы. После завершения аудита структурного подразделения или компании отчеты о несоответствии сводятся в матрицу.
Классифицирование отчетов о несоответствии
Обычные типы, предназначенные для характеристики несоответствий, следующие:
Значительное
а) Невозможность соотнести с любой статьей стандарта/системы, по которой осуществляется аудит.
б) Невозможность осуществить одно из требований стандарта/системы.
Незначительное
а) Единичное отклонение от требований.
Тем не менее бывают случаи, когда достаточное число незначительных несоответствий может рассматриваться как значительное несоответствие.
Большинство органов по сертификации рассматривают три и более незначительных отклонений как значительное отклонение.
Если несоответствие классифицировано как значительное, то необходимо предпринять определенные действия по его устранению по следующей схеме:
Если же несоответствие классифицировано как незначительное, а ожидаемый результат, например, от внутреннего аудита не зависит от степени значимости несоответствий, то усилия следует направлять скорее на устранение систематических недоработок, нежели на отдельные ошибки, не имеющие последствий. В этом случае помогает база данных несоответствий, что способствует их правильной идентификации и принятию надлежащих корректирующих действий.
Задание:
1) При проверке отдела управление качеством аудитор обнаружил, что не ведётся регистрация рассылки учётных экземпляров изменений к стандартам.
2) Аудитор обратил внимание, что процедура передачи деталей из предшествующего цеха в последующий производится рабочими без сопровождения документов о качестве и количестве.
Практическая часть
| Отчет о несоответствии № Дата | Организация | |||||||
| Подразделение: отдел контроля качества | ||||||||
| Процесс: ____________ | ||||||||
| Продукция: _________ | ||||||||
| Обозначение документа и пункта выполняемого требования: ГОСТ Р ИСО 9001-2001,п. ГОСТ Р В 15.002-2000, п. | ||||||||
  Значимость несоответствия значительное незначительное
| ||||||||
| Описание несоответствия При проверке отдела управление качеством аудитор обнаружил, что не ведётся регистрация рассылки учётных экземпляров изменений к стандартам. | ||||||||
| Инициировано: ... Гл.аудитор... …..Ахмерова Л.А........................ ................... .......... (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Ответственный: ... Гл.аудитор... .....Ахмерова Л.А..................... ................... .......... по несоответствию (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Причины несоответствия Отсутствует контроль за ведением регистрации рассылки учётных экземпляров изменений к стандартам. | ||||||||
| Ответственный: ... Гл.аудитор... ....Ахмерова Л.А................... ................... .......... по несоответствию (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Действия по устранению несоответствия | ||||||||
| Коррекция: 1) Зарегистрировать рассылки учетных записей | Срок разработки 2 дня | |||||||
| Срок выполнения 3 дня | ||||||||
| Корректирующие действия: Установить контроль за регистрацией документов | Срок разработки 2 дня | |||||||
| Срок выполнения 2 недели | ||||||||
| Предупреждающие действия: Разработать соответствующую документацию по проведению контроля за регистрацией документов | Срок разработки 4 дней | |||||||
| Срок выполнения 4 недели | ||||||||
| Критерии оценки результативности КД и ПД | Срок оценки: | |||||||
| Ответственный: ... Гл.аудитор... ....Ахмерова Л.А……................ ................... по несоответствию (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Инициировано: ... Гл.аудитор... ......Ахмерова Л.А................... ................... . (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Проверка исполнения | Выпол-нено? (да/нет) | В срок? (да/нет) | Резуль-тативно? (да/нет) | Должность | Ф.И.О. | Подпись | Дата | |
| Коррекция | да | да | да | Гл.аудитор | Ахмерова Л.А | |||
| КД | да | да | да | Гл.аудитор | Ахмерова Л.А | |||
| ПД | да | да | да | Гл.аудитор | Ахмерова Л.А | |||
| Доказательные свидетельства устранения несоответствия: | ||||||||
| Протокол закрыт | Да | Нет | Рук. СК | |||||
| № и дата протокола:- | ||||||||
| Отчет о несоответствии № Дата | Организация | |||||||
| Подразделение: отдел контроля качества | ||||||||
| Процесс: ____________ | ||||||||
| Продукция: _________ | ||||||||
| Обозначение документа и пункта выполняемого требования: ГОСТ Р ИСО 9001-2001,п. ГОСТ Р В 15.002-2000, п. | ||||||||
| Значимость несоответствия значительное незначительное
| ||||||||
| Описание несоответствия При проверке, Аудитор обратил внимание, что процедура передачи деталей из предшествующего цеха в последующий производится рабочими без сопровождения документов о качестве и количестве. | ||||||||
| Инициировано: ... Гл.аудитор... …..Ахмерова Л.А........................ ................... .......... (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Ответственный: ... Гл.аудитор... .....Ахмерова Л.А..................... ................... .......... по несоответствию (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Причины несоответствия Отсутствует контроль за процедурой передачи деталей из предшествующего цеха в последующий | ||||||||
| Ответственный: ... Гл.аудитор... ....Ахмерова Л.А................... ................... .......... по несоответствию (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Действия по устранению несоответствия | ||||||||
| Коррекция: Установить на детали документы о качестве и количестве деталей. | Срок разработки 4 дня | |||||||
| Срок выполнения 5 дня | ||||||||
| Корректирующие действия: 1)Внедрение дополнительной проверки(контроля), 2)К документам прикрепили дополнительный бланк, в каждом цеху введен журнал-отчет о пройденной продукции через цех. | Срок разработки 3 дня | |||||||
| Срок выполнения 3 недели | ||||||||
| Предупреждающие действия: Разработать соответствующую документацию по проведению контроля за наличие документов о качестве и количестве деталей | Срок разработки 2 дня | |||||||
| Срок выполнения 3 недели | ||||||||
| Критерии оценки результативности КД и ПД | Срок оценки: | |||||||
| Ответственный: ... Гл.аудитор... ....Ахмерова Л.А……................ ................... по несоответствию (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Инициировано: ... Гл.аудитор... ......Ахмерова Л.А................... ................... . (должность) (Ф.И.О) (подпись) (дата) | ||||||||
| Проверка исполнения | Выпол-нено? (да/нет) | В срок? (да/нет) | Резуль-тативно? (да/нет) | Должность | Ф.И.О. | Подпись | Дата | |
| Коррекция | да | да | да | Гл.аудитор | Ахмерова Л.А | |||
| КД | да | да | да | Гл.аудитор | Ахмерова Л.А | |||
| ПД | да | да | да | Гл.аудитор | Ахмерова Л.А | |||
| Доказательные свидетельства устранения несоответствия: | ||||||||
| Протокол закрыт | Да | Нет | Рук. СК | |||||
| № и дата протокола:- | ||||||||
Выводы:
В данной работе была освоена методика составления отчётов о несоответствии.
Проведены корректирующие действия по данной проблеме, и составлен отчёт о несоответствии.
Литература:
1) http://www.klubok.net/pageid458.html
Лекционный материал