Отклонения в состояниях сотрудников
Командировки
Документом Командировки регистрируются командировки сотрудников.
Вкладка рабочего стола «Кадровая работа» → «Командировки»
В документе указывается:
· место назначения (город и учреждение) и цель командировки;
· список сотрудников;
· периоды командировки;
· отмечается, известна ли точная дата возврата сотрудника на работу (галочка в колонке Напомнитьснята) или ещё только предполагается (галочка в колонке Напомнить установлена).
· если на время отсутствия (возможно, длительного) сотрудника необходимо принять на работу замещающего сотрудника, тогда следует установить галочку в колонке Освобождать ставку.
Рис. 138
По кнопке «Печать» можно вывести следующие печатные формы: «Приказ о командировании для всех», «Приказ о командировании индивидуально», унифицированные формы Т-9 и Т-9а.
В журнале документов о командировании включена кнопка «Журнал ТК-1», по ее нажатию можно сформировать отчет по унифицированной форме №ТК-1 (гос), утвержденной Постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107. Данный отчет надлежит формировать за период, то есть за весь рабочий год. В таком случае нумерация будет сквозной, и вывести на печать можно часть таблицы.
Чтобы в командировочном удостоверении и служебном задании программа выводила на подпись не руководителя Управления, а начальника отдела государственной службы и кадров, нужно сделать следующее:
1. В справочнике «Организация» на вкладке «Ответственные лица» создать роль «Руководитель кадровой службы» и заполнить требуемую информацию.
Рис. 139
2. Пункт меню «Настройки» - «Настройка дополнительных параметров» - «Печатные формы». Поставить отметку «Командировки подписывает руководитель ОГСК».
Рис. 140
Неявки
Вкладка рабочего стола «Кадровая работа» → «Неявки»
Документом Неявкирегистрируются причины отсутствия сотрудников на рабочем месте: простои, прогулы, дополнительные выходные дни, время исполнения государственных или общественных обязанностей и т.п. Для отражения информации о больничных нужно воспользоваться документом Больничные листы (пункт меню Кадровый учет - Больничные листы)
Рис. 141
В документе заполняются:
Первой строкой: сотрудник, дата не выхода на работу, причина невыхода. Если во время отсутствия работника, его должность кто-то замещал, то отметить флаг «Освобождать/занимать ставку».
Второй строкой: сотрудник, дата возврата на работу, проставляется состояние «Работает» (или иное состояние, если его статус сменился). Если во время отсутствия работника, его должность была освобождена, то отметить флаг «Освобождать/занимать ставку». Так же можно ввести эту информацию новым документом.
Возврат на работу
Вкладка рабочего стола «Отпуска» → «Возврат на работу»
Данный документ используется для отражения информации об отзыве или выходе сотрудника из отпуска или командировки.
Рис. 142
В табличной части документа указывается:
· Сотрудник;
· Дата выхода на работу;
· Подразделение, должность сотрудника – проставляются автоматически по данным сотрудника;
· График работы – если сотруднику устанавливают неполное рабочее время;
· Количество занимаемых ставок – указывается количество занимаемых ставок. Автоматически проставляется то количество ставок, которые занимал сотрудник до отпуска/командировки;
· Отметка «Занимать ставку» - если сотрудник освобождал ставку, то нужно поставить эту отметку.
По кнопке Печать выводятся печатные формы: «Выход из отпуска по уходу за ребенком», «Отзыв из ежегодного отпуска», «Установление неполного рабочего времени во время отпуска по уходу за ребенком», «Установление неполного рабочего времени», «Установление режима гибкого графика», «Установление сокращенной продолжительности рабочего времени».
Больничный лист
Вкладка рабочего стола «Кадровая работа» → «Больничные листы»
Рис. 143
При помощи данного документа в программе отражается информация о больничных листах и факт нахождения сотрудника на больничном.
В документе заполняются данные:
· Сотрудник;
· Входящие серия и номер;
· Причина нетрудоспособности;
· Дата начала нетрудоспособности;
· Дата окончания.
В документе автоматически рассчитываются общая сумма дней отсутствия, стаж лет и месяцев сотрудника и процент оплаты.
После проведения документа эта информация отразится в табеле учета рабочего времени. В отчете «Состояние сотрудников» так же отразится эта информация.
В случае если нужно ввести несколько больничных листов по одному сотруднику, когда один является продолжением другого, нужно поставить отметку «Продолжение листка» и по кнопке выбора выбрать предыдущий лист нетрудоспособности.
Болезнь во время отпуска
Иногда, во время нахождения работника в отпуске, он уходит на больничный. Возникает вопрос: как правильно отразить это в программе 1С:Предприятие?
Рис. 144
Возможны два случая:
1. Даты начала и окончания больничного попали на отпуск. Тогда по завершении периода больничного программа считает, что сотрудник продолжил находиться в отпуске. По окончании отпуска можно завести приказ либо о продлении, либо о перенесении отпуска.
2. Дата окончания больничного больше даты окончания отпуска. В этом случае по окончании периода больничного листа программа считает, что сотрудник вышел на работу. И нужно завести приказ о перенесении отпуска.
Планирование отпусков
Для более удобного учета отпусков в учреждении нужно заполнить «График отпусков».
График отпусков
Вкладка рабочего стола «Отпуска» → «Заполнение графика отпусков»
Данный документ обычно заполняют и утверждают в начале года на весь год. Далее в течение рабочего года в этот документ можно заходить и редактировать данные.
Рис. 145
В табличной части документа заполняются:
· Сотрудники – заполняются при помощи клавиш Добавить, Заполнить и Подбор;
· Подразделение и должность работника - заполняются автоматически;
· Рабочий период. Если у сотрудника есть остатки отпусков за несколько периодов, то формируется несколько строк с информацией по разным периодам;
· Количество положенных дней за данный период;
· Запланировано (всего) – количество дней отпуска, которые сотрудник намерен потратить в этом году;
· Дата, Дней – проставляется информация о запланированных отпусках на этот год. Если сотрудник намерен разбить свой отпуск за данный период времени на несколько частей (например, три), то нужно будет скопировать (продублировать) данную строку несколько раз (в нашем случае нужно получить три строки с информацией об отпусках) и указать продолжительность каждого из отпусков (см. Рис. 146);
· Фактически (всего) – отражается сумма дней фактически прошедших отпусков;
· Дата, Дней – отражаются дата и количество дней, которые сотрудник был в фактическом отпуске. Если сотрудник был отозван или весь отпуск был перенесен на другой срок, то эти графы остаются пустыми;
· Дата перенесения отпуска, Дней перенесения – указываются количество дней переноса и дата, на которую переносят отпуск. Когда заполняются эти графы, в табличной части документа создается дополнительная строка по сотруднику. Автоматически заполняются дата и количество дней запланированного отпуска;
· Основание перенесения – заполняется основание перенесения отпуска.
Рис. 146
Если по сотруднику отпуск переносится на другое время и при этом разбивается на две части, нужно поступить так (см. Рис. 147):
1. Перенести весь отпуск на другую дату (в первой строке записываем дату переноса – первой части, количество дней);
2. Перенести оставшуюся часть отпуска, на вторую дату (во второй строке отражается информация, как о фактически использованном отпуске - 14 дней, так и дата переноса оставшейся части отпуска).
Рис. 147
В графе Примечание можно сделать пометки по данному сотруднику.
Для удобства пользователя существуют кнопки Заполнить (табличную часть документа можно заполнить списком сотрудников из определенного подразделения, с определенной должностью) и Подбор (из справочника сотрудники можно произвольным образом выбрать работников для документа). Данную табличную часть лучше заполнять при помощи этих вспомогательных кнопок. В этом случае, в табличной части заполняются данные по всем остаткам отпусков сотрудника.
Прямо из формы документа можно сформировать отчет «График отпусков». В нем можно наглядно увидеть какой сотрудник, в какое время идет в отпуск и сколько человек одновременно будет отсутствовать на работе на определенную дату (см. Рис. 148).
Так же можно вывести на печать форму «График отпусков», по кнопке Печать в нижней части формы.
Рис. 148
Отпуска
Вкладка рабочего стола «Отпуска»
С помощью данного документа регистрируется фактический уход работников в отпуск. Ссылки на документы отпуска разделены по видам статей Федерального закона № 79-ФЗ и Трудового кодекса. В документ можно попасть по пяти ссылкам:
· Отпуска ежегодные;
· Отпуска учебные;
· Отпуска без сохранения з/п;
· Отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком;
· Отпуска иные.
Если в базе заполнен график отпусков, то документ удобно заполнить на основании графика отпусков (кнопка «Заполнить» - «По графику отпусков»). Программа предлагает выбрать временной период. Таким образом, есть возможность заполнить документ списком сотрудников, идущих в отпуск в определенном месяце, квартале, неделе.
Также документ можно заполнить произвольно добавленным списком сотрудников, по кнопке «Добавить» или «Заполнить» - «Списком сотрудников».
Рис. 149
В документе на вкладке «Основные» заполняются:
· Сотрудники;
· Вид отпуска, выбирается по кнопке выбора из справочника «Виды ежегодных отпусков»;
· Даты начала и окончания отпуска, автоматически рассчитывается количество дней отпуска исходя из производственного календаря, заполненного на год. Так же есть возможность поставить Дату начала отпуска и Количество дней, и программа сама рассчитает дату окончания отпуска;
· Рабочий год программа устанавливает автоматически. Он редактируется вручную;
· Основание заполняется в соответствии со статьей, в него нужно только вписать нужные данные.
При заведении в табличной части документа нескольких строк по работнику, программа автоматически выдает даты начала последующего отпуска, исходя из ранее заведенных строчек.
Если сотрудник уходит в учебный отпуск, то программа автоматически предлагает заполнить два окна «Номер курса» и «Учебное заведение».
Рис. 150
Устанавливается пометка «Освобождать ставку», в случае если сотрудник уходит в продолжительный отпуск и на время его отсутствия на его должность примут другого работника. Например: отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком.
Устанавливается пометка «Напомнить», в случае если пользователь хочет увидеть напоминание об этом в обработке «Намеченные кадровые события». В этом случае работника нужно будет вернуть на работу документом «Возврат на работу». В противном случае программа автоматически «возвращает» сотрудника на работу по окончании отпуска.
Установив отметку «Уволить по окончании отпуска», работник будет считаться уволенным с даты следующей за последней датой отпуска. В печатной форме отобразится соответствующая запись.
На вкладке «Дополнительные» возможно отобразить факт выплаты
На основании документа можно ввести документы: «Возврат на работу».
По кнопке Печать выводятся на печать следующие печатные формы: «Отпуска», «Дополнительные отпуска», «Отпуска другие» (неоплачиваемые виды отпусков), «Учебные отпуска».
Проверить фактический график отпусков сотрудников учреждения, а так же получить сравнительный анализ запланированных и фактических отпусков можно в отчете по отпускам (пункт меню «Кадровый учет» - «Отчеты» - «Отчет по отпускам»). При проведении документов программа проверяет, были ли работники, указанные в документе, были приняты на работу и не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.
Важно!
1. Если у одного сотрудника намечается несколько видов отпусков подряд, то нужно завести по нему несколько строчек. Не должно быть временных разрывов между этими отпусками.
2. Для работников, работающих в учреждении, в том числе по внутреннему совместительству, отпуска регистрируются отдельно для каждого места работы.
Остатки отпусков
Программа автоматически рассчитывает остатки отпусков по сотрудникам на заданную дату.
Вкладка рабочего стола «Отпуска» → «Остатки отпусков»
Рис. 151
Для ввода и редактирования остатка отпусков прошлых лет:
1. Выделить строку сотрудника;
2. Нажать кнопку «Редактировать остаток отпуска».
Рис. 152
Здесь можно указать остаток дней на определенную дату или расписать детально по кнопке «Детальный ввод остатков». В табличной части указываются остатки в разрезе рабочих лет. Введенные остатки будут учитываться для всех отпусков.
По кнопке «Справка по отпуску» программа формирует отчет с информацией о том, как начислялись и тратились отпуска по данному сотруднику.
Рис. 153
По кнопке «Изменить количество дней отпуска в год» можно задать конкретному сотруднику полагающиеся ему виды отпусков (сюда вписываются только те отпуска, которые не заданы в штатном расписании или у должности сотрудника).
Рис. 154
Отчетность по отпускам
Пользователю необходимо иметь возможность формировать отчет по тому, кто сходил в ежегодный отпуск, а кто нет. В случае возникновения несоответствия с графиком отпусков, требуется выводить список тех, кому полагается выплата материальной помощи.
Пункт меню «Кадровый учет» - «Отчеты» - «Отчет по отпускам».
Отстранение от должности
В программе реализована возможность отстранить сотрудника от должности в соответствии со статьями 32 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и со статьей 6 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".
Пункт меню «Кадровый учет» - «Отстранение от замещаемой должности» - «Отстранение от должности» (Вкладка рабочего стола «Служебный контракт»)
Табличную часть документа можно заполнить вручную, при помощи кнопки «Добавить». Для удобства созданы кнопки «Заполнить» и «Подбор».
Рис. 155
В табличной части документа указывается следующая информация:
· Сотрудник – указывается работник;
· С… - дата, с которой начинает действовать отстранение;
· По – число, по которое будет отсутствовать работник (заполняется в случае отстранения на время исполнения государственных или общественных обязанностей);
· Статья – выбирается статья из справочника «Статьи отстранения». В статьях стоит отметка, является ли это отстранением или сотрудника освобождают от исполнения обязанностей (Рис. 156);
· Денежное содержание – указывается в случае назначения сотруднику денежного содержания на время отстранения от должности;
· Основание – основание отстранения, заполняется автоматически за счет выбора статьи, редактируется.
Рис. 156
По нажатию кнопки Печать выходить печатная форма приказа «Об отстранении от должности».
Пункт меню «Кадровый учет» - «Отстранение от замещаемой должности» - «Допуск после отстранение от должности» (Вкладка рабочего стола «Служебный контракт»)
Этот документ можно ввести как на основании приказа об Отстранении, так и самостоятельно. При помощи него регистрируется восстановление в должности и допуск после отстранения.
Рис. 157
Табличную часть документа можно заполнить вручную, при помощи кнопки «Добавить». Для удобства созданы кнопки «Заполнить» и «Подбор».
В табличной части документа указываются дата с которой сотрудник восстановлен или допущен и основание приказа.
По кнопке Печать можно вывести печатные формы «О восстановлении в должности» и «О допуске к исполнению должностных обязанностей».
Неполное рабочее время
В программе реализована возможность в соответствии со статьями 92, 93, 102 и 256 Трудового кодекса Российской Федерации установить работникам сокращенную продолжительность рабочего времени, режим гибкого рабочего времени, неполного рабочего времени и считать приступившим к исполнению должностных обязанностей во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию.
Данные печатные формы можно распечатать из документов «Кадровое перемещение» и «Возврат на работу». Но перед тем, как провести приказ, обязательно нужно назначить сотруднику новый график работы (в соответствующей графе).
Рассмотрим пример. Сотрудница Цветаева М.И. находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Нужно зарегистрировать факт того, что сотрудница приступила к исполнению обязанностей во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию.
Для этого регистрируется факт выхода сотрудницы из декрета документом «Возврат на работу»:
Рис. 158
При помощи документа «Кадровое перемещение» регистрируется факт изменения графика рабочего времени:
Рис. 159
Теперь в табеле учета рабочего времени по данному сотруднику будет проставляться правильное рабочее время. По кнопке Печать можно вывести следующие формы: «Установление не полного рабочего времени во время отпуска по уходу за ребенком», «Установление неполного рабочего времени», «Установление режима гибкого графика», «Установление сокращенной продолжительности рабочего времени».
Как создать новый график работы можно прочитать в разделе «Производственный календарь и графики работы», стр. 20.
Примечание: Есть возможность установить неполное рабочее время одним документом: Возврат на работу. В нем можно указать новые должность, подразделение, рабочий график и количество занимаемых ставок:
Рис. 160