Билет № 7.36 Управление контрактами ( К ) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: процесс контрактинга

Организация подготовки контрактов (в принятой на Западе терминологии — кон-трактинг) зависит от структуры системы управления проектами и может быть цент­рализованной или децентрализованной.

Централизованным называется такой контрактинг, когда один отдел ответственен за весь процесс работы с контрактами по всем проектам. Все процедуры при централизованном контрактинге обя­зательны и единообразны для всех проектов. При децентрализо­ванном контрактинге каждый управляющий проектом имеет специалиста, который занимается контрактной деятельностью. В проектной организационной структуре, контрактинг обычно децентрализован и специальный персонал, работающий с контрактами, выделяется для конкретных проектов. В этом этом случае система управления контрактами более гибка и чувствительна к изменениям и потребностям проекта. При матричной структуре организация контрактинга обычно централизована. Существует специальный отдел контрактинга и управляющий проектом взаимодействует с персоналом этого отдела. При этом сокращаются затраты по контрактингу.

Специалисты по контрактам, лучше знакомые с рынком, производят закупки более рационально.

Независимо от принятой системы контрактинга подготовительная работа по заключению контракта предусматривает определенную последовательность действий, которая включает:

- Выбор претендентов; - Подготовка запросов претендентам;

- Рассылка запросов претендентам; - Составление и заключение контрактов.

- Подготовка и передача претендентами предложений заказчику;

Для того чтобы определить необходимого партнера по работе над проектом и подписать с ним соответствующий контракт, необходимо иметь какое-то количество возможных претендентов, желающих стать участниками проекта.

Указанная работа начинается с составления полного перечня возможных контакторов, которым направляется письмо или телефакс, состоящий из двух частей: первая часть содержит информацию о проекте, во второй — запрашивается информация от возможных претендентов. Информация, запрашиваемая у претендентов, включает:

- Сведения о заинтересованности претендента в подготовке предложения; - Данные о техническом персонале и объеме работ; - Опыт работы в области определенной предметом контракта, предварительные планы и так далее.

Ответы потенциальных контракторов анализируются и опреде ­ляются претенденты, которые более всего отвечают предъявлен­ным требованиям заказчика. Как правило, это группа из 6 - 8 потен­циальных контракторов, показатели которых различаются незначи­тельно. Заказчик направляет им запрос на подачу предложений. Одной из главных целей запросов является получение от фирмы конкурентных предложений, из которых в результате анализа выби­раются наилучшие.

Запрос представляет собой набор документов, которые необходимо подготовить претенденту для заключения К. Эти документы включают:

• Письмо — запрос на подачу предложения; • Информацию для претендентов; • Форму предложения; • Форму соглашения; • Спецификации на работы, являющиеся предметом контр.
В письме содержится перечень документов, включенных в за­прос, дата и процедуры представления предложения. В информа­ции для претендентов подробно излагаются правила и процедуры подготовки и подачи предложений. Форма предложения включает в себя все необходимые коммерч. условия. Форма соглашения содержит предлагаемые положения и условия, которые будут использоваться для составления контрактного соглашения между сторонами. Указанные положения и условия определяют права, обязанности, ответственность и обязательства по возмещению ущерба заказчика и контрактора во время выполнения работ по проекту. Спецификации на выполняемые работы включают документы, которые определяют административные и процедурные требования, связанные с выполнением всех работ по К-ту, а также основные стандарты по проектированию, качеству, технике безопасности и т.д. На основании полученных запросов потенциальные контракторы готовят свои предложения для заключения К-тов и передают их заказчику в соответствии с указанным сроком и методом доставки. Предложения включают в себя три раздела:

Раздел 1 “Предложения по выполнению контракта”

• Описание проекта; • Объем представляемых услуг;

• Рабочий план и графики. • Организация проекта.

Раздел 2 "Технические положения" — дается полное описание предлагаемой технологии, четкое определение ответственности за выполнение задач технического характера.

Раздел 3 "Коммерческие предложения" — предварительная оцен­ку стоимости работ, на основании указанного заказчиком метода оплаты в качестве предпочтительного. Это наиболее конфиденци­альная часть предложения. Анализ поданных предложений на заключение К-та осущест­вляется заказчиком проекта и предполагает взвешенную оценку дан­ных, содержащихся в предложениях, путем сравнения проектных целей и затрат, времени и цен, риска и потенциального эффекта. Взаимодействие между заказчиком и контрактором на этой стадии должно быть более тесным, так как в течение этого периода стороны стремятся согласовать и уточнить условия К-та, придать им ясные формулировки. Эти переговоры могут вестись: путем переписки (почтой, телеграфом, телетайпом), путем личных встреч, по телефону. Обычно эти способы сочетаются в различных комбинациях. После всесто­ронней оценки предложений, заказчик выбирает К. и принимает решение о его подписании. Оформление К-тов является завершающим этапом, после начинается процесс его реализации. К. может считаться заключенным в том случае, если он должным образом подписан сторонами с указанием их юр. адресов. К. может быть подписан только лицами, имеющими право подписи таких документов. Если в сделке участвуют три стороны и более, то договорные отношения могут быть оформлены путем подписания всеми участниками единого документа либо путем подписания нескольких двухсторонних К. со ссылкой втексте каждого из них на связанность с другими К. После подписания первого К. может появиться целая серия К., субконтрактов или заказов на закупку.