Деловое письмо. Виды деловых писем
Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т. д. Таким образом, деловое письмо – письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой или дипломатической деятельности организации.
По содержанию и назначению выделяются следующие виды деловых писем:
1) письмо-сообщение (информационное);
2) сопроводительное письмо;
3) письмо-инструкция;
4) гарантийное письмо;
5) письмо-просьба;
6) письмо-запрос;
7) оферта (письмо-предложение);
8) письмо-напоминание;
9) письмо-приглашение;
10) рекламация (письмо-претензия);
11) письмо-подтверждение;
12) письмо-благодарность;
13) письмо-ответ;
14) письмо-отказ.
Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление: Сообщаем, что ... Извещаем Вас о том, что ... Ставим Вас в известность о том, что ... Считаем необходимым поставить Вас в известность о ... Докладываю о... Довожу до Вашего сведения, что ... Организация извещает о ... Нам приятно сообщить (Вам), что ... Сообщаем к Вашему сведению, что ...
Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии: Гарантируем, что ... Безопасность гарантируется ... Конфиденциальность информации обеспечена ... Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки ... Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)...
Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность... Прошу изыскать для нужд организации... Обращаемся к Вам с просьбой... Прошу Вас направить в мой адрес... Убедительно прошу решить вопрос о... Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора... Приказываю создать комиссию в составе...
Языковые формулы, выражающие предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы ... В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам ... Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок ... региона ... Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес ... Просим Вас принять заказ ... на условиях ... Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам ...
Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение:Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает ... Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны... Организация уведомляет Вас о том, что ... Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что... Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о ... Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с...
Языковые формулы, выражающие отказ от предложения:К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку... Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как ... Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия... Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам... Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с...
Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в дополнение к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.
Наиболее рациональна структура текста письма, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:
Направляем подробное описание автоматических систем управления. Получение просим подтвердить.
В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено).
Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).
Обращение – это апелляция к личности адресата. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин ... (фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Анатолий Иванович!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!
Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.
Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2016» ... Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса ...
Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.