Сколько экземпляров диссертации нужно
Теперь пару слов о том, сколько экземпляров диссертации нужно. Считайте.
несброшюрованный второй экземпляр для микрофильмирования в ВНТИЦентр;
первый экземпляр в Российскую государственную библиотеку;
в библиотеку той организации, где вы защищаетесь;
научному руководителю (или научным руководителям, если их у вас двое);
в ведущую организацию;
оппонентам (здесь возможны варианты, иногда оппоненты любезно возвращают вам диссертацию);
Вам.
Получается 8 экземпляров, если у вас один научный руководитель и 9 - если их у вас двое. Но при современном уровне множительной техники и ее доступности это не сложно. Вспомните о тех безумцах, которые лет 15 назад и раньше, когда печатать можно было только на машинках, а отксерить что-то за деньги было просто невозможно, защищали диссертации.
Имейте в виду также, что если ваша организация в состоянии предоставить вам возможность размножить диссертацию или напечатать автореферат бесплатно, то вам нужно иметь достаточный запас времени. Обычно бесплатное пользование чем-то требует некоторого количества бюрократических процедур - подписать какие-то бумаги, подтверждающие ваше право на бесплатность, - а начальников не всегда можно сразу застать на месте.
Что нужно для представления диссертации в Совет
Для того, чтобы ученый секретарь Диссертационного Совета принял у вас документы к представлению диссертации к защите необходимы следующее:
1. Ваше личное заявление о приеме диссертации к защите этим Советом, написанное от руки.
2. Личный листок по учету кадров, заверенный по месту работы (2 экз.).
3. Нотариально заверенная копия диплома о высшем образовании.
4. Удостоверение о сдаче экзаменов кандидатского минимума.
5. Диссертация.
6. Заключение той организации, где выполнялась работа, о представлении ее к защите.
7. Некоторые канцелярские принадлежности: их я уже не помню, по-моему, две папки-скоросшивателя, два больших конверта (А5) и почтовые открытки с написанными на них адресами. Все это вам лучше уточнить у Секретаря.
8. Автобиография.
9. Данные о ведущей организации, ваших официальных оппонентах и научном руководителе. Что касается ведущей организации, то нужно только ее название. Об оппонентах и научном руководителе нужны следующие сведения:
фамилия, имя, отчество;
ученая степень и звание;
номер и дата выдачи диплома о присвоении ученой степени (я вам советую сразу же еще узнать и название и шифр специальности оппонентов, это понадобится вам при оформлении документов уже после защиты);
паспортные данные: адрес по которому человек; прописан, дата рождения (число, месяц, год), серия и номер паспорта, когда и каким отделением милиции он выдан.
Посмотрите также Перечень документов, представляемых соискателем в Диссертационный Совет. Есть некоторые различия. Я перечисляю те документы, которые с меня действительно потребовали.
И вот наконец Совет принял вашу диссертацию к защите. Узнайте, на какой день может быть назначена ваша защита: иногда может быть очередь из желающих защититься, или Совет не будет заседать некоторое время, например, из-за каникул. "Выбирая" день защиты Вы должны иметь в виду следующее:
автореферат должен быть разослан не позднее чем за месяц до защиты (на момент представления диссертации в Совет его у вас может не быть вообще);
отзывы оппонентов должны быть датированы числом не позднее чем за 2 недели до защиты или быть вообще без даты.
Как разослать автореферат
Теперь вам предстоит заняться рассылкой автореферата. Список рассылки вам даст Секретарь Совета. Вот его примерный вариант, но он мало полезен (в основном, адресами библиотек), так как список индивидуален для каждого Совета, а, кроме того, дополнительный список рассылки у Вас будет свой собственный - Вы его обсудите с научным руководителем, он будет зависеть от темы именно Вашей диссертации. У Секретаря и у научного руководителя можно поинтересоваться сколько экземпляров автореферата надо напечатать (в моем случае было 60, в типографии мне тоже сказали, что в основном все печатают столько).
Что у вас должно быть готово к моменту рассылки автореферата.
во-первых, у вас должно быть необходимое количество экземпляров автореферата, подписанного Секретарем Совета;
во-вторых, у вас должен быть напечатанный список рассылки (не тот образец, который вам дает Секретарь Совета, а ваш: с вашей фамилией и названием вашей диссертации), подписанный Секретарем. С этим списком и авторефератами, вложенными в конверты с написанными на них адресами, вы пойдете в экспедиционный отдел вашей организации. Они проштампуют список рассылки и сами все отошлют, либо список проштампуют, а отсылать будете все сами за свои деньги. Объясняю так подробно по следующей причине. Даже если вам сказали, что экспедиция не рассылает авторефераты из-за отсутствия денег, штамповать список идите туда. На обычной городской почте у меня были проблемы (требовали еще какой-то список, и хотели за каждый конверт безумные деньги).
у вас должен быть экземпляр диссертации, который вы отнесете в библиотеку, как только разошлете автореферат (помните фразу на обратной стороне обложки: "С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке..."). Вместе с диссертацией в библиотеку надо отнести и автореферат.
7 экземпляров автореферата, скрепленных печатью факультета (или института), вы отдаете Секретарю Совета. Количество экземпляров может быть другим, и этот пункт обычно предусмотрен в списке рассылки.
Кое-что об отзывах ведущей организации и официальных оппонентов
Теперь вам предстоит получить отзывы ведущей организации и официальных оппонентов. Если точно соблюдать бюрокротическую процедуру, то вы должны каждому из них принести письмо, подписанное Председателем Диссертационного Совета с просьбой дать отзыв на вашу диссертацию. Но эти письма требуются не всегда, поэтому либо можете их взять у секретаря Совета "на всякий случай" либо поинтересоваться сначала в ведущей организации и оппонентов нужны ли им письма. В моем случае такое письмо потребовалось в ведущей организации.
Отзыв ведущей организации должен быть утвержден руководителем организации (в моем случае это был Директор Института) и скреплен гербовой печатью.
Отзывы оппонентов должны быть подписаны ими и также скреплены гербовой печатью.
Кроме того, часто диссертант сам лично получает отзывы на автореферат.
Во многих местах принято, чтобы за отзывом диссертант приезжал с "рыбой" - черновым вариантом отзыва. Написание "рыб" - а их нужно по крайней мере три - пожалуй самая неприятная часть бумажной работы. После того как вы напишите диссертацию и автореферат, у вас в голове скорее всего "засядут" стандартные, выверенные вами фразы, характеризующие вашу работу, и отвлечься от них будет трудно. А отзывы надо написать так, чтобы в них можно было ничего не править. Скорее всего оппоненты и представители ведущей организации что-то там исправят и добавят, но необязательно. Единственное что мне кажется разумным - писать черновики отзывов вместе с введением в диссертацию, когда "фразы-клише" еще не приелись.